Comment bien encadrer vos relations commerciales ?

Mais alors, pourquoi est-il important d'encadrer vos relations commerciales ? Quels sont les principaux contrats commerciaux dont vous pourriez avoir besoin ? Quelles sont les spécificités liées aux relations commerciales ? Pourquoi est-il important de se faire accompagner par un avocat ?

I/ L’importance d’encadrer vos relations commerciales

Se lancer dans l’aventure entrepreneuriale peut être une chose effrayante lorsque l’on se rend compte des innombrables documents auxquels on doit faire face : devis, factures, contrats … Ces documents commerciaux sont pourtant indispensables à l’encadrement de vos relations professionnelles. 

Le devis

Le devis est un document très courant que vous allez devoir rédiger et remettre à votre client avant de lui vendre un produit ou de réaliser une prestation de service. Ce dernier doit en effet avoir l’opportunité d’être informé du prix de la prestation afin de pouvoir comparer les différentes offres et faire son choix de manière éclairée.

S’il est toujours vivement recommandé de fournir un devis écrit, sachez toutefois qu’il ne s’agit pas d’un document obligatoire sauf dans certains cas particuliers. Par exemple, lorsque le prix de la vente dépasse 1.500 euros lorsque le client est un particulier ou si la prestation concerne des travaux ou dépannages, un déménagement ou encore la location d’une voiture.

Ainsi, il s’agit en réalité d’une offre de contrat puisque la remise d’un devis matérialise le début de la relation commerciale et permet de s’assurer qu’il existe bien un accord entre le professionnel et le client. Le devis accepté a force contractuelle. Le devis ne prend pas pour autant la forme  « réelle » d’un contrat en ce qu’il ne précise pas les termes et conditions spécifiques de réalisation de la prestation, qui seront à définir via des conditions générales ou par contrat. Le devis doit toutefois contenir des informations et mentions particulières comme le prix, la quantité, le délai de livraison, le nom du client ou encore la date de livraison.
Bon à savoir : toutefois, le devis ayant valeur d’une offre de contrat, il ne sera pas possible pour le professionnel de modifier le prix après son émission. Le client est quant à lui réputé être engagé dès signature du devis accompagné de la mention « bon pour accord » et ne sera par la suite plus en mesure de contester les conditions pratiquées.

Les factures

Les factures sont des documents commerciaux détaillés des prestations ou des marchandises qui ont été vendues par votre entreprise. Elles constituent donc des moyens de preuve et des justificatifs précieux et ceci pour différentes raisons :

• juridiquement : la facture permet de prouver qu’une opération a effectivement été réalisée et donc que vous êtes détenteur d’une créance sur votre client ;
• commercialement : la facture constate les conditions de négociation de la vente et donc le prix à payer ;
• comptablement : il s’agit d’un justificatif comptable nécessaire pour établir les comptes annuels ;
• fiscalement : indispensable si vous voulez exercer les droits liés à la TV. 

Notez qu’il est obligatoire d’éditer une facture pour toute prestation de services ou de vente de marchandises entre professionnels ou encore en cas d’une vente à distance si l’acquéreur est un particulier, ou en tout état de cause si le client le demande.

Une facture doit contenir des mentions générales comme la date d’émission de la facture, l’identité de l’acheteur et celle du vendeur et des mentions spécifiques en fonction de votre statut (micro entrepreneur, sous-traitant dans le BTP, artisans …). Il est en principe obligatoire de transmettre la facture au plus tard le jour de la livraison ou exécution de la prestation.

Enfin, pensez à bien numéroter vos factures mais également à bien les conserver ! Le Code du commerce vous impose de conserver vos documents comptables pour une durée de 10 ans et ceci à partir de la dernière opération comptable. Le non-respect de cette obligation peut faire l’objet de sanction : si vous ne conservez pas une facture justifiant d’une vente par exemple, vous encourez une pénalité pouvant s’élever jusqu’à 50% des montants facturés.

Les contrats commerciaux

Les contrats sont des instruments indispensables dans le cadre de tout développement d’entreprise puisque c’est au sein de ces contrats que vous allez pouvoir déterminer et encadrer vos différentes relations d’affaires. En effet, les contrats assurent le bon fonctionnement de votre entreprise et garantissent une sécurité juridique.

C’est pourquoi il est important d’être très vigilant dans leur rédaction en précisant bien l’objet de la relation commerciale ainsi que les différentes modalités d’exécution liées notamment au prix, à la durée d’exécution et aux règlements des litiges.

Ainsi, je vous recommande fortement de vous faire assister d’un avocat spécialisé en droit commercial pour éviter des oublis qui pourraient vous être préjudiciables. 

2/ Les principaux contrats commerciaux

En principe, un contrat est présumé être commercial dès lors qu’il a pour objet un acte de commerce ou alors qu’il est réalisé par un commerçant dans le cadre de son commerce. Il existe une très grande variété de contrats commerciaux et chacun d‘entre eux présentent des caractéristiques précises. Les actes conclus entre un commerçant et un particulier sont quant à eux qualifiés d’actes mixtes.

Les conditions générales de vente (CGV)

Les conditions générales de vente fixent les conditions de vente d'un bien ou d’un service pratiqué par un commerçant, et encadrent donc ses relations commerciales. Obligatoires dans le cadre de relations entre professionnels et consommateurs (BtoC) , elles restent facultatives dans le cadre de relations entre professionnels (BtoB) . Toutefois, elles demeurent finalement nécessaires  en ce qu’elles doivent obligatoirement être communiquées à tout cocontractant professionnel qui en fait la demande. Les CGV , tant à destination des professionnels que des consommateurs, requièrent un certain nombre de mentions obligatoires, définies respectivement dans le Code de commerce et le Code de la consommation.

Le contrat de vente 

Sans doute le plus connu de tous, le contrat de vente est un contrat au sein duquel un vendeur va s’engager auprès d’un acheteur à lui céder une chose précise en échange du paiement d’un prix déterminé.

Comme tout contrat, le contrat de vente devra contenir un certain nombre de mentions et clauses pour être valable et avoir une force contraignante : identité des parties, objet du contrat, modalités de paiement, obligations du vendeur et de l’acheteur, etc. 

Le contrat de prestation de services 

Le contrat de prestation de services est une convention utilisée dans le cadre de la fourniture de services, comme une prestation intellectuelle ou technique, offerte par le prestataire à son client en l’échange du paiement d’un prix.

Il ne s’agit dans ce cas pas du transfert de propriété d’un bien matériel, mais de la réalisation d’une prestation, d’un travail auprès d’un client. Le transfert de droits de propriété intellectuelle issus ou relatifs à la prestation peut en revanche être prévu.

Un service consiste à mettre à disposition une capacité technique, intellectuelle ou un travail, directement utile pour le client, sans transformation de matière.

Une prestation de service peut aussi se définir par le fait que le prestataire ne fournit pas de bien tangible à son client.

La séparation est parfois difficile à faire. C'est le cas par exemple dans le secteur du bâtiment : le professionnel du bâtiment vend à la fois des matériaux de construction et fournit une main-d'œuvre pour la réalisation des travaux. 

Ce contrat fait naître des obligations réciproques pour le prestataire et son client. 

Le client est quant à lui tenu de payer le prix de la prestation ou encore de mettre à disposition du prestataire tous les moyens utiles permettant la meilleure réalisation de la prestation possible.  

Le contrat de partenariat 

Le terme partenariat signifie que les deux parties (qui restent tout à fait autonomes) vont mettre en commun leurs ressources dans le but d’atteindre un objectif commun. 

Ce modèle de collaboration peut être très avantageux lorsque par exemple une entreprise manque d’une force commerciale spécifique (par exemple pour atteindre un type de clientèle précis).

Ce terme est par exemple utilisé dans le cadre de sponsoring et s’assimile à un contrat de prestation de service car il ne dispose pas d’un fondement juridique particulier.

Des clauses et mentions devront être détaillées dans le contrat de partenariat : objet du contrat, durée du partenariat, accord sur les résultats attendus, les contreparties pour les parties, les obligations des parties et modalités de paiement. 

Le contrat de sous-traitance 

Ce contrat est par exemple couramment utilisé dans le secteur du BTP. 

La rédaction du contrat de sous-traitance peut s’avérer très complexe. Il est fortement recommandé de se faire accompagner par un professionnel du droit. En effet, devront être anticipées les éventuelles défaillances de la part du sous-traitant, répartir les garanties, déterminer le niveau de responsabilité de chacun, et éviter tout risque de requalification en travail dissimulé ou prêt de main-d'œuvre… 

Le contrat d’apporteur d’affaires  

Le contrat d’apporteur d’affaires est un accord par lequel une personne, appelée apporteur d’affaires, du fait par exemple de son activité ou de son portefeuille de relation, convient avec entreprise, de mettre cette dernière en relation avec des clients potentiels. 

L’apporteur d’affaires joue le rôle d’intermédiaire entre un tiers et la société, qui lui reversera une commission sur les ventes effectuées par la société. Son rôle est de mettre en relation deux parties susceptibles de contracter entre elles. 

Le contrat d’apporteur d’affaires devra clairement faire apparaître :  

• l’identité des parties ; 
• l’objet du contrat (la mise en relation) ;
• l’étendue de l’intervention de l’apporteur d’affaires ;
• le montant des commissions et le moment de leur versement entre les mains de l’apporteur d’affaires ;
• la durée du contrat ;
• etc. 

   

Le contrat d’agent commercial 

Le contrat d’agent commercial est un contrat par lequel une entreprise va mandater un indépendant, l’agent commercial, pour la représenter et vendre ses produits et services. On retrouve beaucoup ce contrat dans le secteur de l’immobilier notamment.

Le contrat liant l’apporteur d’affaires à son client est une contrat de mandat. 

L’agent commercial peut exercer sous forme de société (SASU, EURL) ou en tant qu’entrepreneur individuel (entreprise individuelle, micro entreprise). 

Le contrat devra préciser la durée de la mission, les modalités de rémunération de l’agent commercial, les moyens qui pourront être utilisés lors des négociations ainsi que la forme juridique de l’apporteur d’affaires, le service attendu, etc. 

A noter qu’au terme du contrat, la clientèle est acquise à la société. Le principe est alors, selon certaines conditions, que l’agent commercial a droit en contrepartie à une indemnité compensatrice.

Le contrat de distribution 

Ce contrat lie un fabricant, fournisseur ou prestataire à une entreprise susceptible de commercialiser ses produits ou services. Le type de contrat de distribution varie généralement selon le niveau d’exclusivité. 

Il vous faudra choisir le bon contrat parmi : 

• le contrat de concession exclusive ; 
• le contrat de distribution sélective ; 
• le contrat de distributeur agréé.

La rédaction d’un contrat de distribution doit être minutieuse. Le contrat devra notamment contenir une clause d’exclusivité territoriale, une clause de rendement, la clause de non-concurrence, la responsabilité des parties, la date de fin du contrat. 

Le droit de la distribution est une matière à part entière avec ses propres spécificités et soumise à de nombreuses évolutions législatives. 

N’hésitez pas à vous faire accompagner par un avocat spécialisé.  

Prenez le temps de choisir le contrat commercial qui vous convient. 

3/ Les relations commerciales entre professionnels : quelles spécificités ?

Les relations entre les professionnels sont empreintes de spécificités qu’il faut bien maîtriser. En effet, les règles encadrant les relations entre professionnels, qui sont considérés comme étant des personnes « averties », habituées aux usages et coutumes du commerce, sont plus souples que celles encadrant les relations entre professionnels et consommateurs (soumises au droit de la consommation).

Toutefois, les professionnels ne sont pas exempts d’agir loyalement envers leurs cocontractants professionnels et avertis. 

Le droit de rétractation  

On pense parfois à tort que le droit de rétractation n’appartient qu’aux consommateurs. Or, depuis l’entrée en vigueur de la loi Hamon, il est désormais possible pour les petites entreprises de bénéficier d’un droit de rétractation, droit qui est toutefois soumis à trois conditions précises :

• Le contrat doit avoir été conclu hors établissement. Cette règle concerne :
• La conclusion d’un contrat en dehors du lieu où le professionnel exerce habituellement son activité. Il peut s’agir par exemple du domicile du client. 
• Le contrat qui a été conclu dans un lieu où le professionnel à l’habitude d’exercer son activité dès lors que la conclusion a été faite immédiatement après que le client ait été sollicité par le professionnel, dans un lieu qui n’est pas celui où ce dernier a l’habitude d’exercer son activité professionnelle et où les parties étaient, physiquement et simultanément, présentes. 
• Lors d’une excursion organisée qui a pour objectif de vendre des biens ou des services au client, dans le cadre d’un voyage organisé par exemple. 

Il existe toutefois une limite liée aux contrats conclus à distance.

• L’objet du contrat n’entre pas dans le champ d’activité principale du professionnel 

Notez que les activités secondaires ne sont en principe pas prises en compte par les juges pour déterminer si le contrat entre dans le champ de son activité principale. Les professionnels devraient donc bénéficier plus largement du droit de rétractation.

• Le nombre de salarié est inférieur ou égal à cinq

Ce droit de rétractation ne cible donc que les petites entreprises.  

Si les conditions sont remplies alors l’entreprise a la possibilité de se rétracter dans les 14 jours qui suivent la conclusion du contrat dans le cadre d’une prestation de service, ou s’il s’agit de la vente d’un bien, à partir de la réception de celui-ci. Enfin notez que, dans l’hypothèse où le vendeur manque d’informer son client de la possibilité qu’il a de se rétracter, alors le point de départ du délai de rétractation peut être différé (dans la limite de 12 mois) jusqu’à cette information.

La rupture brutale des relations commerciales établies

En cas de litige avec un autre professionnel, il est important de savoir réagir. Avant toute chose, sachez qu’il est tout à fait possible de rompre une relation d’affaires mais cette rupture doit se faire loyalement c’est-à-dire par le biais d’un écrit et en respectant un préavis suffisant.

Ainsi, dans l’hypothèse où l’un de vos clients rompt brutalement ou alors vous menace de rompre la relation commerciale que vous entretenez, comment devez-vous réagir ?

Vous allez devoir prouver deux éléments : tout d’abord l’existence d’une relation commerciale établie et ensuite que la rupture de cette relation a été faite de façon brutale.

L’existence d’une relation commerciale établie 

La preuve du caractère commercial de la relation ne pose pas de difficulté dans les faits.  Aujourd’hui, le champ d’application est extrêmement large et peut toucher tout type de relation d’affaires : vente de marchandises, fourniture de prestations de services, relation extracontractuelle, précontractuelle, contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, contrat écrit, contrat verbal, etc. C’est dans la preuve du caractère établi que réside la difficulté. Vous devez être en mesure de répondre à la question suivante : la relation entretenue avec votre partenaire d’affaires était-elle établie ? 

La loi ne donne pas de définition du caractère établi. Il faut se référer à la jurisprudence qui qualifie d'établie la relation présentant une certaine stabilité, régularité, intensité et exclusive de toute précarité. Cela passe par la preuve par exemple de l’existence d’un contrat, d’une ancienneté de la relation, d’une régularité de chiffre d’affaires ou de son caractère significatif… 

Le caractère brutal de la rupture 

Le caractère brutal peut être caractérisé par une rupture partielle ou totale. 

En effet, la rupture peut être totale, c’est la cessation pure et simple de la relation commerciale caractérisée par la résiliation du contrat. 

Mais dans certains cas, cette rupture sera plus subtile, on parle de rupture partielle. C’est le cas si vous observez par exemple une baisse significative et progressive du chiffre d’affaires ou une modification des conditions commerciales antérieures. Cette rupture, qui doit porter atteinte à l’économie du contrat, est beaucoup plus subtile à relever et peut se faire sur plusieurs années.

Une rupture sera donc brutale si elle est soudaine, imprévisible et violente. Il y a deux hypothèses permettant de caractériser cette brutalité :

• l’absence d’écrit ;
• un préavis insuffisant.

Il faut donc analyser en détail le préavis, sa forme, sa durée et ses conditions afin de déterminer si la rupture est effectivement illicite. En effet, le préavis a pour objectif de donner une information claire et non équivoque au partenaire de la volonté qu’il a de mettre fin à la relation d’affaires.

Mais alors, comment savoir si la durée du préavis est suffisante ? Il faut pour cela respecter une durée de préavis minimale qui sera déterminée notamment au regard de la jurisprudence. Il n’existe en effet pas de cadre légal permettant précisément de déterminer la durée de préavis applicable. Ainsi, on va tenir compte de nombreux critères pour vérifier si oui ou non le délai donné est suffisant :

• la durée de la relation commerciale (son ancienneté) ;
• l’importance du chiffre d’affaires ; 
• le secteur concerné ;
• la bonne foi du client ;
• les usages dans le commerce ; 
• le niveau de dépendance économique.

C’est donc une analyse qui doit se faire au cas par cas : plus la relation a été longue et importante, plus le préavis doit l’être également. Il existe une limite puisque que la responsabilité de l’auteur de la rupture ne pourra être engagée dès lors qu’il a donné un préavis de 18 mois. 

Dans le cas où aucun préavis n’a été donné ou que celui-ci est insuffisant, vous allez pouvoir engager la responsabilité de son auteur et demander réparation du préjudice. Attention, il existe deux hypothèses où l’absence de préavis est légalement justifiée : dans le cas où vous manquez à vos engagements ou alors en cas de force majeure

4/ Pourquoi se faire accompagner par un avocat pour encadrer vos relations commerciales ? 

Il est très important de prendre le temps en amont de bien encadrer ces relations qui peuvent être amenées à durer plusieurs années. Certaines pourront même participer à valoriser votre entreprise : certains accords négociés avec des fournisseurs, distributeurs à des tarifs avantageux peuvent être source de valeur en cas de vente de votre commerce dans le cadre de la reprise de contrats par exemple. 

En outre, avant de signer un contrat, pensez à le faire lire par votre avocat qui pourra vous aider à détecter un éventuel déséquilibre.

Enfin, l’avocat pourra vous accompagner et vous représenter dans le cadre de contentieux avec l’un de vos cocontractants.  

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