Comment rédiger un contrat de sponsoring ? 5 conseils à suivre

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Une association ou institution sans moyens financiers souhaite réaliser un événement dédié à son activité (Ex : concert gratuit pour des enfants défavorisés). Au même moment, vous souhaitez promouvoir votre marque auprès d’un public déterminé. Ces 2 intérêts peuvent se rencontrer et se réaliser par un contrat de sponsoring.


Le sponsoring
est un contrat par lequel une entreprise finance une activité culturelle, sportive, artistique ou scientifique en échange d’une promotion et d’une publicité de sa marque. Pour pouvoir conclure un contrat de sponsoring, il vous faudra répondre à un certain formalisme quant à sa rédaction.

Si vous êtes le sponsor, il sera de votre intérêt de choisir un partenariat visant à faire la publicité de votre marque et, par ailleurs, être attentif aux effets d’un contrat de sponsoring sur la perception de votre marque par le public.

Pour ceux qui vont bénéficier de l’aide du sponsor, la rédaction du dossier de sponsoring est l’étape la plus importante. Ce dernier doit être le plus clair et synthétique possible. En effet, le dossier fournit les informations essentielles du projet et doit donc donner envie au partenaire de soutenir le projet. Il faut savoir que des entreprises reçoivent des centaines de demandes par mois. Cette fiche pratique vous communiquera les conseils à suivre pour soigner la rédaction d’un contrat de sponsoring et en premier lieu du dossier de sponsoring.

 

1) Bien présenter son dossier de sponsoring

Tout d’abord, le dossier doit contenir un minimum de pages (au minimum 5 pages sans compter les annexes). Si le dossier est volumineux en nombre de pages, il est conseillé de rédiger un sommaire ou un résumé du projet en première page (le pitch).

Pour être attractif, votre dossier doit donc être : clair, succinct, attractif, complet.
En remplissant ces critères, votre dossier aura de plus grandes chances d’être parcouru.

ATTENTION : il est inutile de trop en faire ! Une présentation simple, concise et reflétant un certain professionnalisme est la bienvenue.

La couverture du dossier doit reprendre le titre du projet/action envisagée. Vous pouvez éventuellement joindre un sous-titre explicatif (logo, nom et coordonnées de l’entreprise porteuse du projet).

 

2) Structurer stratégiquement son dossier de sponsoring

Le dossier doit se composer de plusieurs parties ; nous en recommandons 5 :

Présentation du responsable : mentionner toutes les informations qui pourraient apporter une certaine crédibilité à la qualité (projet antérieurs, etc.) et à la fiabilité de l’entreprise porteuse du projet (expérience, etc.).

Présentation du projet : vous devez mentionnez son origine, son intérêt (pour quelle raison soutenir un tel projet ?), mais également son objectif, sa description ainsi que toutes ses informations pratiques (lieu, date et durée de l’événement).

Public et campagne de promotion : précisez quel type de campagne de communication vous entendez mener (tracts, affiches, spots télévisés) ainsi que des volumes relatifs à cet effort promotionnel (nombre d’exemplaires, etc.) et la cible visée.

Budget

Recettes : subsides, aide en nature obtenue, recette propres, mécénat recherché (le mécénat est un soutien financier ou matériel apporté par une entreprise ou un particulier à une action ou activité d’intérêt général).

Dépenses : salaires, frais fixes, autres frais liés à l’événement.

ATTENTION : la part du mécénat recherché ne doit pas excéder 10 à 20% du budget total si vous voulez avoir des chances de succès.

Opportunités de partenariats : Cette partie doit être claire, inventive et attrayante puisqu’elle joue un rôle clé pour les entreprises partenaires. La rubrique doit faire mention des propositions qui peuvent être adaptées après discussion (proposition de formules modulables en fonction de l’interlocuteur). Votre idéal est évidemment un accord avec un partenaire unique et à long terme. Mais il faut également envisager des suggestions pour des co-sponsors, des sponsors ponctuels ou par projet, ou encore des sponsors en services ou en nature.

Ainsi, pour bien rédiger cette partie, il vous faudra définir les montants recherchés en sponsoring et énumérer les différentes possibilités de retombées à offrir. Vous pouvez adapter vos propositions en fonction des souhaits du sponsor.

 

3) Choisir stratégiquement le type de partenariat

Partenaire majeur/exclusif/structurel : Ce type de partenariat est conséquent puisqu’il envisage une prise en charge de la totalité du montant recherché (ou d’un montant considérable). Vous associerez votre partenaire à l’ensemble des activités et vous pourrez éventuellement l’inviter à participer aux décisions de votre société (membre du conseil d’administration, etc) ou association.

Partenaire ponctuel/de projet, sponsor : Le budget varie selon la nature de chaque projet que vous entendez soutenir. Les retombées de votre sponsoring seront moindres ou liées uniquement au projet.

Partenaire en service/nature : On peut citer pour exemple le sponsoring d’une chaîne d’hôtels visant uniquement à héberger des athlètes lors d’événements sportifs. Les retombées varient en fonction de la valeur du partenariat.

 
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4) Envisager les retombées de son contrat de sponsoring

Visibilité
- Logo/espace réservé au sponsor sur tous les documents promotionnels (ex : une affiche, un site internet, un journal ou autre publication).
- Logo sur annonces publicitaires (Web, radio, ou TV).
- Mention de l’entreprise lors de la campagne de presse.
- Présence sur les lieux l’événements (panneaux, stand, etc.).
- Présence à l’inauguration (par une prise de parole notamment).

Relations Publiques
- Invitations à un événement officiel
- Visites guidées, nocturnes, ou encore mise à disposition de salles de réception pour les partenaires du sponsor.

Communication interne
- Implication de membres du personnel de l’entreprise dans l’organisation du projet.
- Participation à l’activité sponsorisée.
- Gratuité d’entrée pour le personnel.
- Articles et photos publiés au sein de l’entreprise.

Communication externe
- Cadeau d’entreprise.
- Catalogue, ouvrage d’art ou objet de merchandising à titre gratuit ou à des prix réduits.
- Places, entrées ou programmes offerts.
- Autorisation pour le sponsor d’utiliser dans sa campagne de communication le logo « culturel ».

La forme la plus connue et la plus visible de sponsoring est le sponsoring sportif.

Mais la pratique montre que les effets d’image liés au sponsoring musical sont les plus valorisants pour les marques. S’associer à un événement musical est donc la bonne chose à faire lorsqu’on veut atteindre un large public.

 

5) Le contrat de sponsoring et ses clauses

Avec le dossier de sponsoring, il va bien sûr falloir établir un contrat de sonsoring en bonne et due forme.

Le dossier de sponsoring et la forme particulière d’aide que le sponsor avec qui est signé le contrat va fournir seront l’annexe principal du contrat.

Comme tout contrat, un contrat de sponsoring commence par les raisons sociales, adresses du siège social, n° de Siret, capital social, Noms, Prénoms du représentant légal des 2 signataires qui se dénomment par la suite, Bénéficiaire et Sponsor.

Ensuite vient naturellement l’objet du contrat qui présente les grandes lignes de l’accord (détaillé en annexe dans le dossier).

Puis, le plus important du contrat de sponsoring, la contribution du sponsor au bénéficiaire.

Cette partie précise le ou les type(s) de sponsoring dont il est question, à savoir aide financière, technologique, logistique ou de compétences mises à disposition.

Chaque aide fournie sera détaillée. Par exemple, une aide financière détaillera la somme en toutes lettres, ainsi que les échéances de paiement.

Ensuite, il faut indiquer les obligations du bénéficiaire en ce qui concerne la diffusion de l’image du sponsor, l’accès de ce derniers aux manifestations/évènements, la mise à disposition d’espaces, etc..

En général, cette partie contient aussi un paragraphe sur l’obligation de confidentialité afin que rien ne soit diffusé à des tiers.

Les autres parties du contrat de sponsoring détaillent les assurances relatives au partenariat, la durée de celui-ci (et les éventuelles conditions de reconduction) et les conditions de résiliation, annulation et bien sûr, le processus à suivre en cas de litige.

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Topics: Commercialisation, contrats commerciaux

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