Tout savoir sur la première assemblée générale de son entreprise

L'Assemblée Générale est une formalité obligatoire pour toutes les sociétés. Il y a des règles et des étapes à respecter pour que l'assemblée générale soit réussie et tenue conformément aux dispositions légales et statutaires. Les dispositions diffèrent selon la forme juridique de la société et il est indispensable de se référer aux statuts de la société pour vérifier l'existence de règles particulières dérogeant au Code de commerce.

Après la lecture de la 1^ère partie de notre article vous saurez quand, où, pour qui, et pourquoi tenir une assemblé générale annuelle.

La date de l’assemblée générale

L'approbation des comptes d'une société doit intervenir en assemblée générale au plus tard dans les six mois de la clôture de l'exercice.

Par exemple, pour une clôture des comptes le 31 décembre 2013, l'assemblée générale doit se tenir avant le 30 juin 2014.

Le président du tribunal de commerce, sur demande des dirigeants, peut prolonger ce délai.

Si vous ne tenez pas l'AG dans les six mois de la clôture de l'exercice et que vous ne présentez pas non plus de requête en prolongation,  vous pouvez être sanctionné pénalement.

Le lieu de l’assemblée générale

En général, le lieu de tenue de l’AG est prévu dans les statuts de société. Si tel n’est pas le cas,  ce lieu est librement choisi par le dirigeant.

L’objet de l’assemblée générale annuelle

L'assemblée générale annuelle permet aux dirigeants de faire approuver les comptes annuels et le rapport de gestion. Elle permet aussi aux associés ou aux actionnaires de donner leur avis sur la gestion de la société et faire entendre leurs voix en cas de mécontentement.

Ainsi, l'AG délibère non seulement sur l'approbation des comptes, mais aussi sur l'affectation du résultat et la distribution de dividendes, la nomination ou le remplacement d’un des dirigeants, les conventions réglementées conclues entre la société et l’un de ses dirigeants, la nomination éventuelle d’un commissaire aux comptes ou encore l'autorisation préalable de l’assemblée pour certaines opérations importantes prévues par les statuts, comme une demande de prêt par exemple.

Les personnes devant être présentes lors de l’assemblée générale

Les associés ou actionnaires doivent être présents, mais ils peuvent se faire représenter afin de faire valoir leurs droits.

Peuvent aussi être présents les dirigeants non associés, le commissaire aux comptes s’il existe ou encore l’huissier désigné pour constater la délibération.

La possibilité d’un vote par correspondance pour les personnes ne pouvant être présentes à l’assemblée générale

Les associés ou actionnaires ont le droit de se faire représenter en AG par un mandataire désigné par lui et chargé de voter en son nom, s'ils ne peuvent être présents à l'assemblée générale. Cette possibilité doit être mentionnée dans les statuts et dans la lettre de convocation à l'AG.

Les documents à présenter lors de la convocation à l’assemblée générale (AG)

A la clôture de l'exercice, le dirigeant doit arrêter les comptes et produire un certain nombre de documents :

• le bilan
• le compte de résultat
• l'inventaire
• l'annexe ( *ces 4 documents forment les comptes annuels)
• ainsi que le rapport de gestion qui décrit la situation de la société au cours de l'exercice écoulé, son évolution, les événements importants s’étant manifestés entre la date de clôture de l'exercice et la date à laquelle le rapport est dressé, le montant des dividendes versés au cours des trois derniers exercices s’ils existent.

Il prépare un dossier, en plus des pièces précédemment visées, en vue de la convocation de l'assemblée : l'ordre du jour, le texte des résolutions et le rapport du commissaire aux comptes si nécessaire.

Le dirigeant est notamment tenu, un mois avant la convocation de l'assemblée, de mettre à sa disposition, au siège social, les comptes annuels et le rapport de gestion.

Ils doivent être transmis aux actionnaires, au CAC et au comité d'entreprise, s'il en existe un.

Le mode de convocation des actionnaires ou associés à l’assemblée générale

L’avis de convocation à l'AG doit parvenir aux associés ou aux actionnaires, au moins quinze jours avant la date de la réunion, par lettre recommandée. Cet avis doit mentionner l’ordre du jour et la date de réunion.

Attention toutefois au délai de 15 jours, qui est le minimum légal ! Les statuts peuvent prévoir un délai supérieur qu'il faut alors impérativement respecter.

L'ordre du jour doit être suffisamment détaillé pour que les associés puissent poser des questions par écrit auxquelles les dirigeants répondront au cours de l'AG.

Le non-respect de ces formalités de convocation peut entrainer la nullité de l’assemblée.

Le procès verbal devant être dressé à l’issue de l’assemblée générale (PV d'AG)

Un procès verbal (*PV) doit être dressé après chaque AG.

Ce PV doit contenir a minima :

• la date et le lieu de la réunion
• les nom, prénom et qualité du dirigeant
• les nom et prénoms des associés ou actionnaires présents ou représentés (avec le nombre de parts ou d'actions détenues par chacun)
• les documents et rapports soumis à l'assemblée
• un résumé des débats et des réponses apportées aux questions écrites
• le texte des résolutions et le résultat des votes
• la feuille de présence (elle n’est pas obligatoire, mais conseillé !)

Les comptes annuels, le rapport de gestion et le rapport du commissaire aux comptes doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit l'approbation des comptes annuels par l'AG ordinaire. Cette démarche n’entraîne aucun frais.

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