Rédaction de vos CGA (conditions générales d'achat) en ligne

Les conditions générales d’achats permettent de définir les règles lors des achats auprès des fournisseurs. Elles mettent au clair la relation commerciale entre professionnels, et, une fois signées ou approuvées par les deux parties, elles ont valeur de contrat.

Il s’agit, en général, des clauses figurant sur (ou au dos) des bons de commandes. Elles fixent les droits et obligations des cocontractants, notamment le respect des délais de livraison, la garantie contractuelle, les délais de paiement et les pénalités en cas de défaillance du fournisseur.

Il n’existe aucune obligation de rédiger ces CGA. C’est à chaque professionnel de déterminer la nécessité et l’intérêt pour lui de disposer de CGA.

Malgré leur caractère facultatif, les CGA sont tout de même dotées d’une importance particulière pour l’acheteur, notamment au vu de l’exigence de sécurisation de son activité.

En effet, elles constituent tout d’abord un moyen simple et efficace pour l’acheteur d’exprimer tout ce qui lui paraît important, elles lui permettent essentiellement d’encadrer sa relation commerciale en informant le vendeur ou le prestataire et en lui permettant de recevoir et accepter la commande en toute connaissance de cause.

Les CGA sont une sécurisation de l’activité de l’entreprise acheteuse. De plus, elles sont également un bon moyen d’anticiper et d’éviter les contestations.

Selon le type d’activité, il est essentiel de connaître ses besoins et d’identifier s’il est nécessaire ou non de rédiger des conditions générales d’achat spécifiques.

Bien que personnalisées et adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise, la rédaction des CGA entre dans un cadre légal précis.

Pour avoir la même valeur qu’un contrat et être applicables sans contestation, les CGA doivent préciser le nom de l’entreprise représentée et elles doivent être signées par les deux parties.

Parmi les clauses essentielles des CGA, on a:

• La description du document, définition des termes, objet, relation éventuelle avec les conditions de vente et le contrat si il y a ;

• Les modalités financières, modalités de paiement, conditions de paiement et factures ;

• Les délais et pénalités en cas de dépassement ;

• Les détails concernant la livraison et réception, logistique : certificats de conformité, bordereau d’expédition, transport, emballage etc. ;

• Les détails ou métriques des contrôles de qualité et conformité ;

• Les modalités du transfert de propriété ;

• Tout ce qui concerne la confidentialité et secret professionnel ;

• Les spécificités du Droit de propriété industrielle et intellectuelle ;

• Les dommages et assurances ;

• Les clauses précisant la conduite à tenir en cas de litiges ;

• Les juridictions compétentes. 

Les CGA doivent correspondre au mieux à l’activité et à la stratégie de l’entreprise. Chaque situation étant particulière, il est indispensable d’adapter les CGA à l’activité propre à l’entreprise, et au contexte.

De plus, dans un souci de protection de l’acheteur en cas de conflit entre les conditions générales de vente et les conditions générales d’achats, les CGA doivent être adaptées aux possibilités du fournisseur, afin de ne pas être considérées comme abusives ou déséquilibrées. Elles ne sauraient donc être systématiques.

Les conditions générales de vente (CGV) sont des informations fournies par un fournisseur à son client sur les conditions légales de vente de ses produits ou services en l'absence d’accord spécifique.

Sans mention expresse, l'achat d'un bien ou d'un service à ce fournisseur constitue une acceptation implicite de ces conditions. Les conditions générales de vente sont le pendant des CGA côté client.

Contrairement aux conditions générales de vente, les CGA n’ont pas à être communiquées aux autres entreprises en général, notamment aux fournisseurs. Il est toutefois important de tenir informer le fournisseur avec lequel on signe un contrat d’achat, c’est là le seul moyen d’assurer que les CGA ont bien un intérêt, et que le fournisseur en aura pris connaissance.

Par ailleurs, le législateur n’a pas accordé de valeur spécifique aux CGA contrairement aux CGV. 

En cas de conflit entre conditions générales de vente et conditions générales d’achat, ce sont les conditions générales de vente qui prévalent aux CGA. En effet, en vertu de la loi Hamon de 2014, les CGV constituent le « socle unique des relations commerciales »

Cependant, cela ne signifie pas que les CGA sont inutiles, car s’il y a eu signature du vendeur, validation, ou exécution de la commande, cela signifie que ce dernier adhère aux conditions de l’acheteur, et cela sous-entend qu’il en avait la connaissance. Certaines CGA le précisent expressément.

De plus, même si les CGA ne prévalent pas automatiquement, dès lors qu’il ne s’agit pas d’un abus de position dominante de la part de l’acheteur ou d’un abus de la position de dépendance économique dans laquelle il tient le vendeur ou le prestataire, les CGA peuvent faire l’objet d’un accord particulier.

En cas de contradiction des CGV et CGA sur une clause spécifique, il est généralement estimé qu’elles ne font pas parties du contrat, car elles ne découlent pas de l’accord global.

En droit français, deux clauses contraires s’annulent mais il faut faire attention au cas de fournisseurs sous une juridiction étrangère.

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