Rédaction des conditions générales d’achat (CGA) : ce qu’il faut savoir

Les conditions générales d’achat – CGA encadrent les relations commerciales entre une entreprise acheteuse et l'ensemble de ses fournisseurs. Elles posent les droits et les obligations des contractants. Pour sécuriser l’activité de la société, elles doivent préciser des mentions indispensables. Cet article récapitule les mentions clés à ne pas omettre lors de la rédaction de vos CGA. 

Les conditions générales d’achat

Les conditions générales d’achat ou « CGA » définissent toutes les règles d’achat que l’entreprise met en place vis-à-vis de ses fournisseurs.

Sans prévaloir sur les conditions de vente du fournisseur, elles posent ce qui est essentiel pour l’acheteur. Elles permettent de sécuriser l’activité de l’entreprise acheteuse. Elles mettent au clair la relation commerciale entre professionnels. Signées ou approuvées par les deux parties, elles ont valeur de contrat. 

Pour quelles activités ?

Les CGA sont utilisées majoritairement en cas d’achats stratégiques. Elles sont rédigées par :

• Les entreprises qui achètent des produits manufacturés, des matières premières, des produits agricoles ;
• Les entreprises réalisant des investissements importants comme de l’achat immobilier ou des équipements industriels.

Selon le type d’activité, il est essentiel de connaître ses besoins et d’identifier s’il est nécessaire ou non de rédiger des conditions générales d’achat.

CGA, CGV et CGU

Dans la relation commerciale, les Conditions générales d’achat côtoient les conditions générales de vente – CGV – et les conditions générales d’utilisation – CGU.

Les conditions générales de vente régissent les conditions de vente et de distribution d’un produit, côté vendeur. Elles doivent être obligatoirement communiquées à l’acheteur. Elles comportent quelques mentions obligatoires :

• Conditions de vente ;
• Barème des prix unitaires ;
• Réduction de prix ;
• Conditions de règlement.

Les CGV peuvent se trouver confrontées aux CGA. Facultatives, les conditions générales d’utilisation – CGU – encadrent l’utilisation d’un service : elles sont établies par le fournisseur et s’adressent à l’utilisateur. Elles sont souvent accessibles depuis le site internet du vendeur. Elles déterminent la responsabilité de chacun. Comme les CGA, elles préviennent les litiges.

Clauses et mentions obligatoires dans les CGA

Bien que personnalisées et adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise, la rédaction des CGA entre dans un cadre légal précis. Contrairement aux conditions générales de vente (CGV) les CGA n’ont pas à être communiquées aux autres entreprises en général, notamment aux fournisseurs.

Cependant, pour qu'elles aient une valeur contractuelle, le fournisseur doit être expressément averti de l'existence de CGA. En pratique, elles sont présentes au dos des bons de commande. De plus, les CGA doivent préciser le nom de l’entreprise représentée. Elles doivent être signées par les deux parties.

Généralement, les mentions et clauses sont les suivantes :

• Description du document, objet, relation éventuelle avec les conditions de vente ;
• Modalités financières, modalités de paiement, conditions de paiement et factures ;
• Délais et pénalités en cas de dépassement ;
• Livraison et réception, logistique : certificats de conformité, bordereau d’expédition, transport, emballage ;
• Contrôle qualité ;
• Transfert de propriété ;
• Garanties et risques ;
• Confidentialité et secret professionnel ;
• Droit de propriété industrielle et intellectuelle ;
• Dommages et assurances ;
• Litiges et juridiction compétente.
  
  

En cas de conflit, CGV contre CGA

Théoriquement, en cas de conflit entre CGV et CGA, les conditions générales de vente – les conditions auxquelles un possesseur d’un bien est prêt à s’en déposséder – prévalent aux CGA, parfois imposé abusivement. La loi Hamon de 2014 définit les CGV comme le « socle unique des relations commerciales ». Les CGV et non les CGA doivent bien être la base de la négociation commerciale.

Attention, s’il y a eu signature de la part du vendeur, ou validation, ou encore exécution de la commande, cela signifie qu’il adhère aux conditions de l’acheteur, et cela sous-entend qu’il en avait la connaissance. Certaines CGA le précisent expressément.

Pour valoir au mieux en cas de conflit, les CGA doivent être adaptées aux possibilités du fournisseur, contre le risque d’être abusives ou déséquilibrées. 

En cas de contradiction des CGV et CGA sur une clause spécifique, il est généralement estimé qu’elles ne font pas partie du contrat, dans la mesure où elles n’ont pas « été touchées » par l’accord global.

Les conditions générales d’achat doivent correspondre au mieux à l’activité et à la stratégie de l’entreprise. Elle doit pouvoir anticiper sur d’éventuels conflits. Avant de rédiger les conditions générales d’achat, il faut avoir pris en considération chacune des étapes de l’activité de l’entreprise, ainsi que leurs enjeux et leurs risques. Pour ne rien omettre, il est conseillé de faire appel à un professionnel du droit. Pour en savoir plus sur la prestation Captain Contrat, cliquez ci-dessous.