Rédaction des conditions générales d’achat (CGA) : ce qu’il faut savoir

Les conditions générales d’achat – CGA peuvent être rédigées par les entreprises afin d'encadrer leur relation commerciale avec  l’ensemble de leurs fournisseurs. Elles posent les droits et les obligations des contractants, et pour mieux assurer la sécurité de l’activité de l’entreprise, elle doit contenir quelques clauses et mentions essentielles. Cet article récapitule l'ensemble des mentions à ne pas oublier dans la rédaction de vos CGA. 

1. Les conditions générales d’achat

Les conditions générales d’achat ou « CGA » sont comme les conditions générales de vente – CGV -, mais côté client : elles définissent toutes les règles d’achat que l’entreprise met en place vis-à-vis de ses fournisseurs, dans leur globalité. Sans prévaloir sur les conditions de vente du fournisseur, et à valeur informative, elles posent ce qui est essentiel pour l’acheteur et permettent de sécuriser l’activité de l’entreprise acheteuse. Elles mettent au clair la relation commerciale entre professionnels, et, signées ou approuvées par les deux parties, elles ont valeur de contrat.

Pour quelles activités ?

Les CGA sont utilisées majoritairement en cas d’achats stratégiques : les achats sont un point sensible de l’activité de l’entreprise. Elles sont en générale rédigées par les entreprises qui achètent des produits manufacturés, des matières premières, et des produits agricoles, ou encore qui font des investissements importants comme de l’achat immobilier ou des équipements industriels.

L’avantage des conditions d’achat est d’encadrer un besoin très spécifique, pour mieux protéger  et sécuriser l’activité de l’entreprise. Ainsi, suivant le type d’activité, il est essentiel de connaître ses besoins et d’identifier s’il est nécessaire ou non de rédiger des conditions générales d’achat.

CGA , CGV et CGU

Dans la relation commerciale, les Conditions générales d’achat côtoient les conditions générales de vente – CGV – et les conditions générales d’utilisation – CGU.

Les conditions générales de vente régissent les conditions de vente et de distribution d’un produit, côté vendeur. Elles doivent être obligatoirement communiquées à l’acheteur, et comportent quelques mentions obligatoires :

• Conditions de vente,
• barème des prix unitaires,
• réduction de prix,
• conditions de règlement.

Les CGV peuvent se trouver confrontées aux CGA.

Facultatives, les conditions générales d’utilisation – CGU – encadrent l’utilisation d’un service : elles sont établies par le fournisseur et s’adressent à l’utilisateur. On les trouve le plus souvent sur Internet, où elles font l’objet de pages dédiées internes aux sites. Elles déterminent la responsabilité de chacun. Comme les CGA, elles préviennent les litiges.

2. Clauses et mentions obligatoires dans les CGA

Bien que personnalisées et adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise, la rédaction des CGA entre dans un cadre légal précis.

Contrairement aux conditions générales de vente – CGV -, les CGA n’ont pas à être communiquées aux autres entreprises en général, notamment aux fournisseurs. Il est toutefois important – de tenir informer le fournisseur avec lequel on signe un contrat d’achat, c’est là le seul moyen d’assurer que nos CGA ont bien un intérêt, et que le fournisseur en aura pris connaissance. Souvent, elles sont précisées au dos des bons de commande.

Pour valoir comme contrat, les CGA doivent préciser le nom de l’entreprise représentée et elles doivent être signées par les deux parties.

Généralement, les mentions et clauses sont les suivantes :

• Description du document, objet, relation éventuelle avec les conditions de vente,
• Modalités financières, modalités de paiement, conditions de paiement et factures,
• Délais et pénalités en cas de dépassement,
• Livraison et réception, logistique : certificats de conformité, bordereau d’expédition, transport, emballage...
• Contrôle qualité,
• Transfert de propriété,
• Garanties et risques,
• Confidentialité et secret professionnel,
• Droit de propriété industrielle et intellectuelle,
• Dommages et assurances,
• Litiges et juridiction compétentes
  
  

En cas de conflit, CGV contre CGA

Théoriquement, en cas de conflit entre CGV et CGA, les conditions générales de vente – les conditions auxquelles un possesseur d’un bien est prêt à s’en déposséder - prévalent aux CGA, parfois imposé abusivement. La loi Hamon de 2014 définit les CGV comme le « socle unique des relations commerciales » : les CGV et non les CGA doivent bien être la base de la négociation commerciale.

Cela n’induit pas cependant que les CGA ne servent à rien : s’il y a eu signature de la part du vendeur, ou validation, ou encore exécution de la commande, cela signifie qu’il adhère aux conditions de l’acheteur, et cela sous-entend qu’il en avait la connaissance. Certaines CGA le précisent expressément. Bon à savoir : les CGA ne sont applicables que si elles sont été contractualisées.

Pour valoir au mieux en cas de conflit, les CGA doivent être adaptées aux possibilités du fournisseur, contre le risque d’être abusive ou déséquilibrées. Elles ne sauraient être systématiques.

En cas de contradiction des CGV et CGA sur une clause spécifique, il est généralement estimé qu’elles ne font pas parties du contrat, dans la mesure où elles n’ont pas « été touchées » par l’accord global. En droit français, deux clauses contraires s’annulent : attention si vos fournisseurs tombent sous une juridiction étrangère.

Les conditions générales d’achat doivent correspondre au mieux à l’activité et à la stratégie de l’entreprise. Elle doit pouvoir anticiper sur d’éventuels conflits. Avant de rédiger les conditions générales d’achat, il faut avoir pris en considération chacune des étapes de l’activité de l’entreprise, ainsi que leurs enjeux et leurs risques. Pour ne rien omettre, pour une rédaction de qualité, personnalisée et sur-mesure, il est conseillé de faire appel à un expert de la rédaction juridique. Pour en savoir plus sur la prestation Captain Contrat, cliquez ci-dessous.