Loi Travail : dématérialisation du bulletin de paie en 2017

Depuis quelques années, la loi permet aux employeurs de délivrer à leurs salariés les fiches de paie sous forme électronique.

La principale raison qui sous-tendait cette décision était de permettre aux entreprises de faire d’importantes économies en ce qui concerne la délivrance des fiches de paie et d'en fluidifier la transmission.

Mais dans la pratique, les entreprises n’affichent pas trop d’engouement par rapport à cette disposition. Elles continuent, pour diverses raisons, à opter pour le bulletin de paie en papier.

C’est donc pour encourager les entreprises à délivrer des bulletins de paie dématérialisés que la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 dite «loi de travail» a inséré dans le code de travail de nouvelles dispositions destinées à faciliter la mise en place desdits bulletins.

Rappel de la situation antérieure

C’est la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures qui a consacré la dématérialisation du bulletin de paie en modifiant l’article L 3243-2 du Code du Travail.

En effet, ledit article indiquait que «lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes [salariées, NDLR] mentionnées à l’article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie.»

La loi du 12 mai 2009 a inséré à la suite de cette disposition qu’«avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données».

Il ressortait donc des dispositions de cet article que l’employeur a l’obligation de fournir un bulletin de paie à son salarié. Et hormis la forme papier habituelle de ce bulletin, il peut en fournir sous forme électronique, mais seulement si le salarié donnait son accord. Mais à présent les dispositions ont changé.

La situation depuis le décret du 16 décembre 2016

Les modalités de délivrance d’un bulletin de paie dématérialisé a changé depuis le 1er janvier dernier.

La loi travail — loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels — a assoupli les règles concernant l’accord du salarié, en modifiant les dispositions de l’article L 3243-2 du code de travail.

En effet, cette loi supprime les dispositions complétées par la loi du 12 mai 2009 et précise que «Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique».

Cela signifie donc que l’accord du salarié n’est plus requis pour la délivrance du bulletin dématérialisé. L’employeur est libre de recourir ou non à cette forme quand il veut. Toutefois, le salarié peut s’opposer à ce mode de transmission.

Le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 — relative à dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité — précise que lorsqu’un employeur désire mettre en place le bulletin de paie électronique, il doit informer son salarié de son droit à s’opposer à la délivrance d’un tel bulletin. Cette information se fait par tout moyen conférant date certaine, un mois avant l’émission du premier bulletin dématérialisé, ou pendant l’embauche du salarié.

L’opposition du salarié peut se faire à tout moment, avant ou après l’émission de son premier bulletin de paie sous format électronique. La notification d’opposition se fait à l’employeur par tout moyen conférant une date certaine. Après cette notification, sa demande doit prendre effet au plus tard les trois mois suivants. Cela signifie qu’un salarié qui a déjà reçu son bulletin de paie sous la forme électronique peut, à tout instant, demander de recevoir à nouveau ses bulletins sous le format papier.

Disponibilité du bulletin de paie

La loi prévoit que lorsque le bulletin de paie est émis sous forme électronique, l’employeur est contraint de déterminer les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité dudit bulletin. Deux possibilités sont offertes par le décret du 16 décembre 2016.

Soit la conservation ou la disponibilité est garantie pendant 50 ans, soit elle l’est jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans. Dans le cas où le service de mise à disposition du bulletin de paie doit fermer pour n’importe quelle raison que ce soit, la loi prévoit qu’il informe les utilisateurs au moins trois mois avant la date de fermeture afin qu’ils puissent récupérer tous les bulletins de paie stockés. Par ailleurs, le décret précise que «les utilisateurs sont mis en mesure de récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé».Retenons qu’avec les nouvelles dispositions qui ont été créées par la Loi du Travail et le décret du 16 décembre 2016, les employeurs seront donc plus en mesure de mettre en place des bulletins dématérialisés étant donné qu’ils n’ont plus forcément besoin de demander l’avis de leurs salariés. Cependant, la possibilité que ces lois donnent aux salariés de s’opposer à cette dématérialisation de leurs bulletins de paie, ne va pas certainement pas permettre aux employeurs de faire ce choix. Étant donné qu’ils peuvent toujours être contrés par les salariés.