Index égalité homme femme : calcul et fonctionnement 

En France, les écarts de rémunération entre hommes et femmes à poste et expérience égales s’élèvent à 9% environ. Si l’on prend en compte le travail partiel, qui concerne majoritairement les femmes, ces écarts s’élèvent à 25,7%. 

Près de 50 ans après la loi du 22 décembre 1972 qui a posé le principe “à travail égal, salaire égal”, force est de constater que ces sujets sont toujours tristement d’actualité. 

C’est pour cette raison qu’un nouvel outil a vu le jour : l’index égalité homme-femme. Mis en place depuis 2019 pour les entreprises dont l’effectif est compris entre 250 et 1000 salariés, il s’applique désormais aux entreprises d’au moins 50 salariés. Ces dernières ont l’obligation depuis le 1er mars 2020 de calculer et publier cet indice. Devant être publié chaque année au plus tard le 1er mars, elles ont donc  jusqu’au 1er mars 2021 pour le publier sur l'année de référence 2020. 

L’objectif de ce dispositif est simple : mettre en évidence les écarts de rémunération existants, pour mieux y remédier. Et permettre ainsi d’aboutir à une véritable égalité entre les femmes et les hommes dans le monde du travail. 

Mais comment les entreprises doivent-elles calculer cet index ? Quels sont les éléments à prendre en compte ? Et à quels risques s’exposent-elles en cas de contrôle ?  

1/ Qu’est-ce que l’index égalité homme-femme ? 

Créé par la loi du 5 septembre 2018 pour la Liberté de choisir son avenir professionnel, l’index égalité homme-femme est un outil visant à évaluer dans les entreprises les différences de rémunération entre hommes et femmes, et à les corriger le cas échéant. Il s’agit de passer d’une obligation de moyen à une obligation de résultat en matière d’égalité salariale.

L’index égalité homme-femme attribue à chaque entreprise une note globale sur 100, qui se base sur cinq critères différents : 

• l’écart de rémunération entre les femmes et les hommes (40 points) ; 
• l’écart de répartition des augmentations individuelles (35 points) ;
• le nombre de salariées augmentées au retour de leur congé maternité (15 points) ;
• l’écart de répartition des promotions, uniquement dans les entreprises de plus de 250 salarié (15 points) ;
• la présence d’au moins 4 femmes parmi les 10 plus hautes rémunérations de l’entreprise (10 points). 

La note minimale à atteindre est de 75/100 : en dessous de ce seuil, les entreprises disposent d’un délai de 3 ans pour résorber les écarts. 

Chaque année, les entreprises ont l’obligation de calculer cet index et de le publier sur leur site Internet. Elles doivent également le communiquer, avec le détail des différents indicateurs, à leur Comité social et économique (CSE), et à la Direccte. 

2/ Quelles sont les entreprises concernées ? 

A compter du 1er mars 2020, toutes les entreprises qui comptent 50 salariés et plus sont concernées par cette mesure, ce qui exclut de facto les TPE. 

Un calendrier progressif a été prévu par le Ministère du Travail pour le calcul et la publication de l’index : 

• les entreprises d’au moins 1000 salariés sont concernées depuis le 1er mars 2019 ;
• celles d’au moins 250 salariés sont concernées depuis le 1er septembre 2019 ; 
• celles de 50 salariés au moins sont concernées depuis le 1er mars 2020. 

3/ Comment calculer cet index ? 

L’index égalité homme-femme doit être calculé en prenant en compte les 4 indicateurs cités ci-dessus (et les 5 indicateurs si l’entreprise compte au moins 250 salariés). 

Une fois calculé, l’index doit être publié au plus tard le 1er mars qui suit la période de référence. Il s’agit donc d’une obligation annuelle. 

L’obligation de publicité concerne uniquement la note globale de l’index (sur 100). Cette publicité doit être réalisée sur le site Internet de l’entreprise, et être accessible à tous (le Ministère du Travail a précisé qu’une publication sur l’Intranet de l’entreprise ne suffit pas). 

Par ailleurs, le détail du calcul des différents indicateurs doit être communiqué au Comité social et économique (CSE) et à la DIRECCTE. Un formulaire de déclaration a été prévu à cet effet. 

4/ Que faire si l’index est inférieur à 75/100 ? Quelles mesures pour augmenter sa note ? 

Si l’index de l'égalité professionnelle est inférieur à 75 points, l’entreprise doit rapidement mettre en place des mesures de correction, de manière à obtenir une note égale ou supérieure à 75/100 lors du prochain calcul. Elle dispose pour cela d’un délai de trois ans. Faute d’amélioration dans les trois années qui suivent, l’entreprise encourt une pénalité égale à 1% de la masse salariale annuelle.  

Les mesures correctives mises en place dans le cadre de l’index égalité homme-femme doivent être définies lors de la négociation annuelle obligatoire sur l’égalité professionnelle ou, à défaut, par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du CSE.

Mais de quelles mesures s’agit-il ? 

Il est par exemple recommandé aux entreprises de mettre en place un suivi systématique des congés maternité. En effet, si une seule salariée ne perçoit pas d'augmentation à son retour de congé maternité alors que des augmentations (générales et/ou individuelles) ont eu lieu pendant cette période, aucun point ne sera accordé à l'entreprise pour ce critère. 

L’instauration d’un outil de mesure des écarts salariaux permettra également à l’entreprise d’identifier la source de ces écarts et d’y remédier (par exemple en allouant une enveloppe de rattrapage). 

Enfin, concernant les indicateurs relatifs aux taux des augmentations et des promotions, les entreprises peuvent mettre en place un outil de suivi, ainsi que des actions de sensibilisation aux biais de genre. 

5/ Quels sont les risques de sanction en cas de contrôle ? 

En cas de non-respect de l’obligation de publication de l’index, les entreprises s’exposent à une pénalité financière. Au préalable, une mise en demeure de procéder à la publication de l'index dans un délai minimum d’un mois devra avoir été envoyée à l’entreprise par la Direccte. La pénalité financière encourue par les entreprises représente 1 % maximum de la masse salariale brute du mois qui suit la mise en demeure. Elle est due pour chaque mois qui suit le terme de la mise en demeure, jusqu’à réception de l’index.

Cette pénalité financière s’applique également lorsque : 

• l’entreprise n’est pas couverte par un accord collectif relatif à l’égalité professionnelle (ou, à défaut, par un plan d’action unilatéral) ;
• l’entreprise n’a pas mis en place de mesures correctives alors que son index est inférieur à 75 points.

Attention, il ne faut pas confondre la pénalité pour défaut de publication de l’index avec la pénalité financière applicable aux entreprises dont l’index est inférieur à 75 points pendant trois années consécutives. Cette dernière ne commencera à s’appliquer qu’à partir du 1^er mars 2022 pour les plus grosses entreprises. Distinctes l’une de l’autre, ces pénalités sont cumulatives. 

6/ Quels sont les éléments à ne pas négliger dans le calcul de cet index ? 

Afin d’être en règle, il est important que les entreprises procèdent à des calculs précis et ne négligent aucun élément. 

Ainsi, les indicateurs doivent être calculés au niveau de l’entreprise (et non de l’établissement s’il y en existe plusieurs). Tous les salariés doivent être pris en compte, y compris les salariés en CDD. Seuls les salariés suivants devront être exclus de l’effectif servant de base au calcul de l’index : 

• les apprentis et les titulaires d’un contrat de professionnalisation ;
• les salariés mis à disposition ; 
• les salariés expatriés ;
• les salariés en CDD ou CDI absents pendant au moins 6 mois durant la période de référence. 

Concernant les éléments de rémunération, ils devront être appréciés en brut sur l’année. Dans le cas d’un contrat à temps partiel ou à durée déterminée, l’entreprise devra reconstituer le salaire en équivalent temps plein sur la période de référence. Le salaire de base doit servir d’assiette pour le calcul des indicateurs, ainsi que tous les avantages, en espèces ou en nature, payés par l’employeur. Sont exclus de l’assiette les éléments suivants :

• les primes étrangères à la personne du salarié ; 
• les primes d’ancienneté ;
• les indemnités de rupture du contrat de travail (rupture conventionnelle, licenciement, fin de CDD…) ;
• les heures supplémentaires et complémentaires ; 
• la participation et l’intéressement.

Enfin, concernant l’indicateur lié aux écarts de rémunération (noté sur 40 points), l’employeur peut choisir de se baser sur une moyenne par tranche d’âge ou par catégories de « postes équivalents ». S’agissant de cette dernière catégorie, l’employeur peut répartir les salariés par niveau ou coefficient hiérarchique (après consultation du CSE), ou bien répartir les salariés entre les quatre catégories socioprofessionnelles (ouvriers, employés, agents de maîtrise et techniciens, ingénieurs et cadres). Dans ce dernier cas, l’avis du CSE n’est pas obligatoire. 

A savoir : pour aider les entreprises de 50 à 250 salariés à calculer leur index, des référents régionaux ont été désignés au sein des Direccte. Enfin, un simulateur a été mis en ligne à destination des entreprises de plus de 250 salariés. 

Vous l’aurez compris, le calcul de l’index égalité homme-femme n’est pas aisé et vient s’ajouter à une série d’obligations pesant déjà quotidiennement sur les dirigeants d’entreprises. Les contrôles risquent de s’intensifier et les sanctions en cas de non-publication peuvent être lourdes. 

Dans ce cadre, le recours à un avocat peut vous permettre de mettre en place votre index égalité homme-femme en toute sérénité. Ce professionnel pourra établir un diagnostic précis des écarts de rémunération dans votre entreprise, et vous évitera tout risque d’erreur de calcul.