Procédez à votre approbation des comptes en ligne

Chaque société doit effectuer une approbation des comptes. En d’autres termes, les dirigeants doivent soumettre les comptes de la société à l’approbation des associés (dans les sociétés où le capital est formé de parts sociales) ou des actionnaires (dans les sociétés par actions).

De quels comptes annuels parle-t-on ? Ce sont les suivants :

• Le bilan (éléments actifs et passifs de la société qui montre la situation patrimoniale d’une société) ;

• Le compte de résultat (les produits et les charges de la société) ;

• Les annexes (documents permettant une meilleur compréhension des deux précédents).

Une assemblée générale ordinaire doit donc être réunie dans un délai de six mois suivant la clôture de l’exercice pour l’année. Cette assemblée doit alors approuver ou désapprouver les comptes.

Généralement, l’activité des sociétés s’achève le 31 décembre et l’approbation des comptes doit être effectuée, par conséquent, au plus tard le 30 juin de l’année suivante.

Cela dit, ajoutons qu’il est possible de soumettre une requête justifiée auprès du président du tribunal de commerce, afin de déroger au délai de 6 mois, et ce même si l’assemblée a déjà été convoquée (du moment qu’elle ne s’est pas tenue). Si les comptes ont été approuvés, ils doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce.  

L’approbation des comptes est effectivement une procédure obligatoire pour toutes les sociétés, qu’il s’agisse de celles à parts sociales (SARL, EURL) ou de celles à actions (SASU, SAS).

En effet, les autres moyens de protéger leur divulgation (que ce soit dans le domaine de la propriété intellectuelle ou dans celui de la déontologie professionnelle) restent de loin imparfaits et bien moins efficaces que le contrat de confidentialité.

Quand il est question de la procédure d’approbation des comptes, la différence majeure a lieu entre les SAS et les SARL.

Dans le cas des SAS, ce sont les statuts qui fixent les conditions d’approbation des comptes. Ils précisent les modalités de la consultation (par correspondance, assemblée générale, etc.) et les conditions de majorité et de quorum pour l’adoption des résolutions de l’approbation des comptes. Si les statuts ne le précise pas, les résolutions sont adoptées à la majorité simple. 

Dans le cadre des SARL, aucun quorum n’est exigé lors de la première convocation : les associés présents pourront donc approuver ou désapprouver les comptes (à la majorité absolue, c'est-à-dire 50 % des votants).

Si cette majorité n’est pas atteinte, c’est alors à la majorité relative que la décision doit être prise. Néanmoins, les différents statuts peuvent également prévoir différentes modalités de vote (par exemple la nécessité d’une majorité de ceux qui ont droit de vote pour toutes les décisions, y compris celle d’approuver les comptes de la société).     

Généralement, les associés doivent être convoqués, par lettre recommandée, 15 jours avant la tenue de l’assemblée.

Néanmoins, en fonction des statuts, ce délai peut être supérieur. Il revient au gérant de la société de convoquer les associés.

Au moment de la date de clôture de l’exercice comptable, la société a 6 mois maximum pour approuver ses comptes annuels. Les statuts prévoient le plus souvent un exercice comptable dont la date d’ouverture est fixée au 1er janvier et la date de clôture au 31 décembre. Ainsi à la fin de chaque exercice fiscal, il est fortement recommandé de respecter ce délai légal de 6 mois.

Si l’Assemblée Générale n’a pas pu se réunir dans le délai imparti, il est possible d’en obtenir une prorogation en adressant une requête au Président du Tribunal de commerce. Il est conseillé de faire cette demande de prorogation avant l’expiration du délai de 6 mois.

Lors de l’assemblée générale ordinaire, les associés décident d’approuver ou non les comptes de la société, certes, mais c’est aussi le moment de délibérer sur de nombreux autres sujets, comme le renouvellement du mandat du gérant actuel ou la nomination d’un autre ; la distribution des dividendes ; l’approbation d’un prêt bancaire important, etc.

Autrement dit, l’assemblée générale ordinaire est aussi l’occasion de délibérer sur la gestion de la société, en général.

Le procès-verbal d’approbation est le papier officiel qui permet de restituer les décisions prises en assemblée générale ordinaire. C’est en quelque sorte la preuve que ces décisions ont été prises.

Il doit contenir la date et le lieu de la réunion, les noms et les prénoms des participants (président et associés ou actionnaires), les documents et rapports soumis aux membres de l’assemblée et un résumé des débats et des décisions qui ont été prises (avec le résultat des votes).

Si les comptes sont approuvés lors de l’assemblée générale ordinaire, ils doivent être déposés, avec le rapport de gestion et le rapport du commissaire aux comptes (si un tel a été fait), au greffe du tribunal de commerce, et ce dans un délai d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée générale ordinaire. 

Lorsque les comptes ne sont pas approuvés, cela traduit souvent la volonté des associés de retirer la confiance qu’ils ont pu avoir envers le gérant. En effet, celui-ci risque de ne pas voir son mandat renouvelé, et c’est souvent ce qui arrive.

Qui plus est, c’est en fonction des raisons évoquées du refus (sachant que cette décision n’a pas forcément à être justifiée) que les risques se définissent (s’il s’agit d’une fraude par exemple, des poursuites pénales peuvent avoir lieu : emprisonnement jusqu’à 6 mois et 9000 € d’amende maximum).

Au cas où les associés décident de ne pas approuver les comptes sans demander de modifications, il n’est pas nécessaire d’organiser une nouvelle assemblée générale : les comptes annuels ne seront pas déposés au greffe, seul le procès-verbal attestant du refus d’approbation le sera.

En cas de litige, il revient au commissaire aux comptes (CAC) de prouver l’approbation des comptes. Il est, par définition, un comptable neutre pouvant être nommé par les actionnaires et les associés pour une durée de six exercices. Justement en raison de son caractère présumé neutre, il est censé prouver l’approbation des comptes en cas de litige.

Avant toute chose, faites bien attention à l’échéancier à respecter : l’assemblée générale ordinaire, qui doit approuver les comptes de la société, doit se tenir dans un délai de six mois après la clôture de l’exercice de la société.

Vérifiez bien les délais propres à chaque type de société (SAS, SARL, etc.) concernant la convocation des associés ou des actionnaires à l’assemblée générale ordinaire (généralement, ils doivent être convoqués 15 jours avant la tenue de l’assemblée, par lettre recommandée).

Vous devez assembler tous les documents nécessaires qui doivent être livrés (avant la réunion) aux associés et aux actionnaires afin qu’ils puissent délibérer et approuver, ou pas, les comptes. Il s’agit de l'inventaire, des comptes annuels de bilan et du rapport de gestion.

Enfin, une fois que les comptes sont approuvés à l’issue de l’assemblée générale ordinaire, veillez à les déposer (avec le rapport de gestion et le rapport du commissaire aux comptes, si un tel est fait) au greffe du tribunal de commerce, et ce dans un délai d’un mois.

1. Je remplis le questionnaire Approbation des comptes 

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3. Une fois éclairé sur mes questions et en possession des documents, l’équipe Captain Contrat s’occupe de toutes les formalités administratives et le dépôt au greffe et sa validation sont effectués !