Approbation et dépôt des comptes annuels : la procédure à suivre

L’approbation des comptes annuels d’une société est une étape obligatoire qui fait partie de la vie juridique de toute entreprise. Elle doit avoir lieu une fois par an et permet aux associés de se prononcer sur la gestion de la société et de valider les comptes sociaux. Pour les sociétés unipersonnelles dont le gérant est l'associé unique (EURL, SASU), le dépôt des comptes vaut approbation. Alors comment procéder à l'approbation des comptes ? Quelles sont les étapes à suivre ? Le point avec cet article.

Les comptes annuels : qu'est-ce que c'est ?

Toute société commerciale est tenue d'établir sa comptabilité. Ainsi, elle doit tenir et rédiger l’ensemble de ses comptes annuels.

Les comptes annuels sont les suivants : 

• Le bilan : les éléments constituant l'actif et le passif de la société. C'est l'image patrimoniale de la société à un instant T ;
• Le compte de résultat : les produits et les charges de la société ;
• Les annexes : les documents permettant une meilleure compréhension des deux précédents.
  
  

Est-ce obligatoire de faire approuver ses comptes ?

Une obligation entraînant des sanctions

L'approbation des comptes annuels est une obligation et suppose le respect d'un formalisme rigoureux. En cas d’inexécution de cette obligation, les représentants légaux peuvent être condamnés à une amende de 9.000 euros pour défaut d'établissement des comptes et leur responsabilité civile peut être engagée en cas de préjudice.

Pourquoi cette obligation ?

L’approbation des comptes est obligatoire dans un souci de transparence économique. C’est aussi une manière pour les associés de contrôler et d’approuver la gestion de la société par les dirigeants.

L'approbation des comptes est obligatoire seulement pour les sociétés commerciales (SAS, SASU, SARL, EURL, SA,…). Les sociétés civiles comme la SCI par exemple, ne sont pas concernées.

La procédure d'approbation et de dépôt des comptes annuels : les étapes à suivre

La convocation de l’assemblée générale (AG)

Le mode et le délai de convocation de l'AG peuvent varier en fonction de ce qui est prévu dans les statuts. De manière générale, il faut convoquer l'AG, par lettre recommandée ou remise en main propre, au moins 15 jours avant la date de l'AG.

De plus, il est nécessaire de joindre à la convocation les comptes annuels, le rapport de gestion, le texte des résolutions et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.

La tenue de l'assemblée générale

L'AG doit avoir lieu, chaque année, dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice social. Dans les faits, les sociétés clôturent leurs comptes sociaux au 31 décembre et doivent donc réunir leur AG au plus tard au le 30 juin de l'année suivante.

A l'occasion de l’AG annuelle d’approbation des comptes, les associés échangent sur la gestion de la société. Plus précisément, ils approuvent ou refusent d'approuver les comptes annuels de l'exercice précédent, votent l’affectation du résultat, les éventuelles distributions de dividendes, etc.

La bonne réalisation de cette AG permet au dirigeant de se mettre en conformité et d’éviter toute sanction applicable pour manquement à ses obligations. 

La rédaction des documents

L’approbation des comptes sociaux suppose ensuite la rédaction de documents obligatoires permettant le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce.

En particulier, un procès-verbal constatant les décisions et résolutions votées par l'AG doit être établi. Il constitue l’unique instrument de preuve de l'approbation des comptes annuels ou de leur refus.

En outre, le dirigeant doit produire un rapport de gestion, une proposition d'affectation du résultat, l’arrêté des comptes, la feuille de présence et les éventuelles annexes. 

Le dépôt des comptes annuels

Pour qu’un dépôt des comptes soit valable, deux documents sont nécessaires et ne doivent pas être oubliés :

• les comptes sociaux annuels ;
• le procès-verbal de l’AG.

Ces documents doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce dans un délai d'1 mois suivant la tenue de l'AG. Ce délai est porté à 2 mois en cas de dépôt par voie électronique.

En cas d'inexécution de votre obligation de dépôt des comptes, vous vous exposez à une amende de 1.500 euros et de 3.000 euros en cas de récidive.

C’est au moment du dépôt des comptes que vous pouvez demander à ce que vos comptes ne soient pas rendus publics ; c'est ce que l'on appelle l'option de confidentialité. Il faut toutefois remplir certaines conditions de chiffre d'affaires et d'effectif, lesquels varient en fonction de votre structure juridique, pour y avoir droit. 

Combien ça coûte ?

Le coût du dépôt des comptes annuels est avant tout un coût juridique.

Il faut compter entre 300€ et 800€ pour la rédaction des documents juridiques d’approbation des comptes par un expert comptable ou un avocat. Il faut ensuite rajouter les frais de greffe liés au dépôt des comptes, soit 49€  environ. 

Société unipersonnelle (EURL/SASU) : quelle est la procédure ?

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