1. Qu'est-ce que l'approbation des comptes ?
Chaque société doit effectuer une approbation des comptes. En d’autres termes, les dirigeants doivent soumettre les comptes de la société à l’approbation des associés (dans les sociétés où le capital est formé de parts sociales) ou des actionnaires (dans les sociétés par actions).
De quels comptes annuels parle-t-on ? Ce sont les suivants :
- Le bilan (éléments actifs et passifs de la société qui montre la situation patrimoniale d’une société)
- Le compte de résultat (les produits et les charges de la société)
- Les annexes (documents permettant une meilleur compréhension des deux précédents)
Une assemblée générale ordinaire doit donc être réunie dans un délai de six mois suivant la clôture de l’exercice pour l’année. Cette assemblée doit alors approuver ou désapprouver les comptes.
Généralement, l’activité des sociétés s’achève le 31 décembre et l’approbation des comptes doit être effectuée, par conséquent, au plus tard le 30 juin de l’année suivante.
Cela dit, ajoutons qu’il est possible de soumettre une requête justifiée auprès du président du tribunal de commerce, afin de déroger au délai de 6 mois, et ce même si l’assemblée a déjà été convoquée (du moment qu’elle ne s’est pas tenue). Si les comptes ont été approuvés, ils doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce.
2. L'approbation des comptes est-elle obligatoire ?
L’approbation des comptes est effectivement une procédure obligatoire pour toutes les sociétés, qu’il s’agisse de celles à parts sociales (SARL) ou de celles à actions (SA, SAS).
3. La procédure d'approbation des comptes est-elle la même pour toutes les sociétés ?
Quand il est question de la procédure d’approbation des comptes, la différence majeure a lieu entre les SAS et les SARL
Dans le cas des SAS, ce sont les statuts qui fixent les conditions d’approbation des comptes. Ils précisent les modalités de la consultation (par correspondance, assemblée générale, etc.) et les conditions de majorité et de quorum pour l’adoption des résolutions de l’approbation des comptes. Si les statuts ne le précise pas, les résolutions sont adoptées à la majorité simple.
Dans le cadre des SARL, aucun quorum n’est exigé lors de la première convocation : les associés présents pourront donc approuver ou désapprouver les comptes (à la majorité absolue, c'est-à-dire 50 % des votants).
Si cette majorité n’est pas atteinte, c’est alors à la majorité relative que la décision doit être prise. Néanmoins, les différents statuts peuvent également prévoir différentes modalités de vote (par exemple la nécessité d’une majorité de ceux qui ont droit de vote pour toutes les décisions, y compris celle d’approuver les comptes de la société).
4. Quand doit-on convoquer les associés à l'assemblée et qui doit le faire ?
Généralement, les associés doivent être convoqués, par lettre recommandée, 15 jours avant la tenue de l’assemblée. Néanmoins, en fonction des statuts, ce délai peut être supérieur. Il revient au gérant de la société de convoquer les associés.
5. Quel est le délai pour approuver ses comptes ?
Au moment de la date de clôture de l’exercice comptable, la société a 6 mois maximum pour approuver ses comptes annuels. Les statuts prévoient le plus souvent un exercice comptable dont la date d’ouverture est fixée au 1er janvier et la date de clôture au 31 décembre. Ainsi à la fin de chaque exercice fiscal, il est fortement recommandé de respecter ce délai légal de 6 mois.
Si l’Assemblée générale n’a pas pu se réunir dans le délai imparti, il est possible d’en obtenir une prorogation en adressant une requête au Président du Tribunal de commerce. Il est conseillé de faire cette demande de prorogation avant l’expiration du délai de 6 mois.
6. Quelles sont les décisions prises lors de l'approbation des comptes ?
Lors de l’assemblée générale ordinaire, les associés décident d’approuver ou non les comptes de la société, certes, mais c’est aussi le moment de délibérer sur de nombreux autres sujets, comme le renouvellement du mandat du gérant actuel ou la nomination d’un autre ; la distribution des dividendes ; l’approbation d’un prêt bancaire important, etc.
Autrement dit, l’assemblée générale ordinaire est aussi l’occasion de délibérer sur la gestion de la société, en général.