La remise du solde de tout compte : délai et fonctionnement

Écrit par Maxime Wagner Cofondateur de Captain Contrat et diplômé de Centrale Lille et de l'ESSEC

Mise à jour : 01 juin 2023

Lecture : 2 min

Vous êtes employeur et vous interrogez sur la remise du solde de tout compte. Qu’est-ce que le solde tout compte ? Comment le calculer ? Quand doit-il être versé ? Pourquoi faut-il se méfier des modèles de solde tout compte sur internet ? Que se passe-t-il en cas de contestation des sommes par le salarié ? Quelles sont les solutions pour l’employeur ? Captain Contrat répond à ces questions et vous accompagne dans la durée.

SOMMAIRE :

Qu’est-ce que la remise du solde de tout compte ?

Vous êtes employeur et vous vous interrogez sur la remise du solde de tout compte. Le solde de tout compte est un document qui doit obligatoirement être remis au salarié lorsqu’il y a rupture de son contrat de travail. Il doit être établi par l’employeur et remis au salarié qui quitte son emploi.

Ce document est obligatoire quel que soit le motif de rupture du contrat (licenciement, démission, rupture conventionnelle, fin de CDD, etc…). Il résume les sommes qui sont remises au salarié qui quitte l’entreprise.

Le solde de tout compte fait l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture de son contrat. Le reçu de solde de tout compte est établi en deux exemplaires. L’un est gardé par l’employeur. L’autre exemplaire est remis au salarié :

en main propre : avec la mention manuscrite "Pour solde de tout compte" ou "Bon pour acquit des sommes perçues sous réserve d’encaissement"
ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

À noter : le salarié n’est pas obligé de signer le solde de tout compte.

Comment le calculer ?

L’article L1234-20 du Code du travail dispose que le reçu pour solde de tout compte détaille les « sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail ».

Ainsi, ce document doit détailler toutes les sommes dues au salarié par postes occupés dans l’entreprise. Ces sommes comprennent :

le salaire dû par l’employeur jusqu’au dernier jour du contrat ;
les heures supplémentaires non payées ou non récupérées ;
l’indemnité compensatrice de congés payés non pris ;
le prorata d’éventuelles primes ou gratifications (contractuelles ou conventionnelles) ;
le prorata du 13e mois ;
le solde des jours de RTT non pris ;
le solde et la liquidation du compte épargne temps (ou CET, sauf si transfert) ;
l’indemnité de départ : indemnités de licenciement, de rupture conventionnelle ou de départ à la retraite, de fin de mission ;
l’épargne salariale : si le salarié fait la demande de déblocage ;
la prime de précarité dans le cadre d’une fin de CDD.

Il existe des modèles de solde de tout compte sur internet. Cependant ces modèles ne sont pas toujours très fiables et vous pouvez ainsi commettre des erreurs. Il est alors préférable de recourir à un juriste en cas de doute.

Le solde de tout compte est ainsi remis au salarié lors de son dernier jour de travail. Lorsque le salarié est dispensé de faire son préavis, le document peut lui être remis le jour de son départ physique de l’entreprise. Il est recommandé de s’adresser à un avocat spécialisé en droit social qui saura bien vous conseiller sur la rédaction et le mode de calcul du solde de tout compte de votre salarié.

Que faire en cas de contestation des sommes par le salarié ?

Selon l’article L 1234-20 du Code du travail : « Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées ».

Ainsi le salarié peut contester le montant du solde de tout compte dans un délai de 6 mois après avoir signé celui-ci. La signature du document n’a pas d’effet libératoire.

La Cour de cassation fait également une distinction entre :

les sommes mentionnées dans le solde de tout compte : celles-ci peuvent être contestées dans les 6 mois suivant la signature
les sommes omises du solde de tout compte : peuvent être contestées au-delà du délai de 6 mois suivant la signature du document.

En outre, si le salarié n'a pas signé le reçu pour solde de tout compte, celui-ci a 2 ans à compter de sa remise pour le contester. Et si cette contestation porte sur des sommes non mentionnées sur le reçu, il a alors 3 ans pour la faire.

Pour contester le solde de tout compte le salarié envoie un courrier recommandé à l’employeur ou saisit le Conseil des prud’hommes. Dans son courrier le salarié doit préciser :

les motifs de la contestation ;
les sommes concernées par la contestation : par exemple, des arriérés de salaires, des heures supplémentaires non récupérées, etc…

Lorsque l’employeur reçoit cette contestation du solde de tout compte, il peut lui aussi dénoncer les raisons émises par le salarié. Dans ce cas, l’affaire est portée devant le Conseil des prud’hommes. C’est au salarié d’apporter la preuve de son préjudice subi

À noter : L’employeur peut également commettre une erreur en faveur du salarié. Dans ce cas selon l’article 1302-1 du code civil, le bénéficiaire d’un trop-perçu a l’obligation de le restituer. S’il refuse, l’employeur dispose d’un délai de 3 ans pour faire valoir ses droits.

Captain Contrat vous a expliqué le fonctionnement et l’importance des délais dans la remise d’un solde de tout compte. Il est conseillé de se faire aider par un avocat spécialisé en droit social pour sa rédaction.