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La lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement

Maxime Wagner
Maxime Wagner Co-fondateur de Captain Contrat. Diplômé de Centrale Lille et l'ESSEC. Relu par Pierre-Florian Dumez, Diplômé en droit

Le licenciement est l’action qui permet à l’employeur de se séparer d’un salarié. Cette procédure de licenciement est motivée par des faits économiques tels que la restructuration d’une entreprise en difficulté, ou bien pour des raisons dites personnelles. Les raisons personnelles de licenciement concernent des fautes commises par le salarié. Elles peuvent être de gravités variées. Le licenciement fait alors suite à une récidive malgré une lettre d’avertissement, ou bien à une faute qui empêche le maintien de la personne au sein de la société.

 

 

Le rôle de l’entretien préalable de licenciement

 

Lorsqu’un employeur souhaite recourir au licenciement à l’encontre d’un salarié, la première étape est celle de l’entretien préalable de licenciement. Il a lieu au moins 5 jours après que le salarié a été avisé de sa convocation. Dans le cas où le licenciement est invoqué en tant que sanction disciplinaire, alors l’entretien doit avoir lieu dans les 2 mois qui suivent la prise de connaissance de la faute.

L’entretien a pour fonction d’exposer au salarié les raisons pour lesquelles l’employeur souhaite le licencier. Ce dernier s’explique sur les faits. Des solutions pour conserver le salarié au sein de la société sont susceptibles d’être également abordées.

Rédiger la lettre de convocation dans les règles de l’art

 

La lettre de convocation du salarié à son entretien préalable de licenciement l’informe du lieu et de la date à laquelle il doit se présenter. Le salarié a la possibilité de disposer d’une assistance pour aller à ce rendez-vous. Il peut s’agir d’un représentant des salariés, ou du syndicat auquel il est adhérent. Cependant, si aucune de ces personnes ne peut se présenter, un conseiller représentant de l’État s’y substitue. Pour ce faire, la lettre de convocation adressée par l’employeur se doit de mentionner les coordonnées de l’inspection du travail et de la mairie où des listes de représentants sont mises à disposition. Bien que le salarié ne soit pas obligé de se faire assister, l’absence de ces mentions obligatoires implique un préjudice pour lui pour lequel il peut demander réparation.

Il est bon de noter que si le lieu de convocation est extérieur au siège de l’entreprise ou en dehors du lien d’exercice selon le contrat de travail, alors le salarié a droit à un remboursement de ses frais de déplacement.

Pour être valable, la lettre est envoyée en recommandé avec avis de réception, ou remise en main propre contre une preuve de réception. Cette démarche n’empêche pas à l’employeur d’avoir au préalable déjà parlé de licenciement. 

Mentions des motifs de licenciement

 

Un licenciement en tant que sanction disciplinaire doit être motivé par des causes valables et explicites. Tandis que la lettre doit bien spécifier qu’il s’agira d’un entretien pour discuter du licenciement, les raisons de la procédure doivent également être écrites. Cela permet de matérialiser le licenciement pour faute. Parler vaguement d’actions non appréciées et graves fait courir le risque d’un licenciement sans cause réelle ou sérieuse.

Il en est de même pour des licenciements avec des motifs économiques. Les licenciements dans des contextes d’entreprises en difficultés, comme c’est notamment le cas pour une procédure de sauvegarde, sont très réglementés. Elles doivent permettre à la société de continuer son activité dans de bonnes conditions.

 

Déroulement de l’entretien préalablement de licenciement

 

L’entretien permet à l’employeur d’exposer au salarié les motifs pour lesquels il souhaite son licenciement. Ce dernier n’est pas encore effectif et n’affecte ni la présence du salarié ni son travail, sauf s’il y a une mise à pied conservatoire. Elle autorise l’absence du salarié à la demande de l’employeur, qui n’est pas rémunéré en attendant la prise de décision d’amorcer une procédure de sanction disciplinaire ou non. Pendant l’entretien, le salarié s’explique sur les faits. Cependant, il ne doit pas s’agir non plus d’une enquête. Il est également interdit à l’employeur d’annoncer sa décision lors de ce rendez-vous.

Quelle qu’en soit la raison, le salarié ne peut pas être sanctionné pour ne pas s’être présenté à cet entretien. En revanche, même sans lui, la procédure de licenciement n’est pas bloquée.
Si le licenciement concerne un salarié protégé, des conditions spécifiques doivent être appliquées. De la même manière, il convient de s’informer des dispositions relatives à la convention collective. Elles peuvent s’avérer plus avantageuses pour le salarié notamment en terme de délais appliqués et des montants des indemnités de licenciement. Parmi les salariés protégés, nous pouvons citer les délégués syndicaux, les membres du comité d’entreprise, ou encore les représentants du CHSCT. Les femmes enceintes et les personnes qui subissent une maladie ou ont eu un accident vasculaire sont également protégées dans une certaine mesure. Il ne peut par exemple pas leur être reproché une faute directement liée à leur état de santé.

 

Sanctions pour non-respect de la procédure

 

Si les étapes qui régissent le bon déroulement du licenciement, alors il est courant que l’employeur soit prié de s’y conformer. Cependant, un constat de licenciement sans cause réelle ou sérieuse, nul, injustifié ou irrégulier donne accès au salarié à des indemnités supplémentaires. C’est le juge qui détermine la validité du motif de licenciement et qui détermine le montant des indemnités selon les dispositions légales.

C’est la raison pour laquelle nous vous conseillons de prendre le temps de rédiger la lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement. Elle vous protège des freins qui risqueraient d’empêcher la procédure de licenciement.

Bien que les démarches pour un licenciement puissent sembler procédurières dans un premier temps, elle permet la protection de l’employeur comme du salarié. Dans les cas où elles engendrent des rapports difficiles au sein de l’entreprise, elles permettent d’établir un cadre légal neutre dans lequel chaque partie peut s’exprimer. La lettre de convocation à l’entretien préalable est le premier pas vers le départ du salarié. Sa rédaction et son envoi dans les conditions imposées par la loi garantissent un licenciement en bon uniforme.

 

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Maxime Wagner
Ecrit par Maxime Wagner
Maxime Wagner est diplômé de Centrale Lille et d'un MBA à l'ESSEC. Il démarre sa carrière dans la distribution, où il s'intéresse aux méthodes de management et d'organisation ainsi qu'aux problématiques d'innovation. Fin 2012, il quitte Carrefour et lance, avec Philippe, Captain Contrat. Son objectif : lancer une start-up à impact positif sur la société et dans laquelle chacun est heureux de travailler.

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