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L'essentiel de l'article
- La balance comptable est un document qui récapitule l’ensemble des comptes du plan comptable avec leurs totaux : soldes, mouvements au débit et au crédit.
- Il existe plusieurs types de balances : balance générale, balance âgée, balance auxiliaire, chacune répondant à un objectif précis.
- La balance comptable est indispensable pour vérifier la cohérence des écritures et préparer les documents financiers de fin d’exercice.
Qu'est-ce qu'une balance comptable ?
Balance comptable : définition
La balance comptable est un état récapitulatif qui liste l’ensemble des comptes comptables utilisés par l’entreprise au cours d’une période, ainsi que leurs mouvements (débits et crédits) et leurs soldes.
Elle ne fait pas partie des documents obligatoires à transmettre à l’administration, mais elle constitue un outil incontournable pour contrôler la comptabilité et préparer les états financiers.
La balance comptable présente, pour chaque compte :
- le numéro et l’intitulé du compte ;
- le total des mouvements au débit ;
- le total des mouvements au crédit ;
- le solde du compte (débiteur ou créditeur).
Elle permet donc de vérifier que la comptabilité respecte la règle fondamentale d'équilibre des comptes (Total des débits = Total des crédits).
Les différents types de balances comptables
Il existe plusieurs balances, chacune ayant une utilité distincte :
La balance générale
C’est la balance la plus complète : elle récapitule tous les comptes du plan comptable, de la classe 1 à la classe 7.
Elle est indispensable pour contrôler l’équilibre de la comptabilité et préparer le bilan et le compte de résultat.
La balance auxiliaire
Elle concerne uniquement les comptes tiers :
- clients (compte 41),
- fournisseurs (compte 40).
Elle permet de suivre plus précisément les créances clients et les dettes fournisseurs.
La balance âgée
Utilisée principalement en gestion des créances, elle classe les soldes clients ou fournisseurs selon leur ancienneté (0-30 jours, 30-60 jours, etc.).
La balance âgée permet notamment d'analyser les retards de paiement.
Comment faire une balance comptable générale ?
Étape 1 : Collecter les écritures comptables
La première étape consiste à rassembler toutes les écritures figurant dans le journal comptable pour la période visée (mois, trimestre, exercice, etc).
Chaque écriture comptable respecte la règle fondamentale de la partie double :
-
au moins un compte est débité,
-
au moins un compte est crédité,
-
et le total des débits doit toujours être égal au total des crédits.
Ces écritures peuvent provenir de différentes opérations : ventes, achats, banques, paies, amortissements, etc.
Étape 2 : Regrouper les écritures par compte
Une fois les écritures collectées, il faut les ventiler compte par compte, en suivant la nomenclature du plan comptable.
Pour chaque compte utilisé durant la période, on calcule :
-
le total des montants inscrits au débit,
-
le total des montants inscrits au crédit.
Cette étape permet d’obtenir une vision globale de l’activité enregistrée dans chaque compte (ex. : compte 512 – Banque, compte 606 – Achats non stockés, compte 707 – Ventes, etc.).
Étape 3 : Calculer le solde de chaque compte
Une fois les totaux calculés, on détermine le solde final de chaque compte selon la formule :
Solde d'un compte =Total des débits − Total des crédits
Ce solde peut être :
-
Débiteur : si le total des débits est supérieur au total des crédits (ex. : comptes d’actif).
-
Créditeur : si le total des crédits est supérieur au total des débits (ex. : comptes de passif).
-
Nul : si les débits et crédits se compensent exactement.
La balance comptable présentera donc, pour chaque compte, les colonnes suivantes : numéro du compte, libellé, total débit, total crédit, solde débiteur ou créditeur.
Étape 4 : Vérifier l’équilibre global
La dernière étape consiste à contrôler la cohérence de l’ensemble :
La somme totale des débits de la balance doit être égale à la somme totale des crédits.
Si un déséquilibre apparaît, cela signifie qu’une anomalie s’est glissée dans les écritures (erreur de saisie, oubli d’une ligne, inversion débit/crédit, imputation incorrecte, etc.). Il faudra alors retracer les écritures pour identifier l’erreur et la corriger.
Balance comptable : exemples
Exemple de balance générale
| N° compte | Intitulé du compte | Débit (€) | Crédit (€) | Solde |
| 101 | Capital social | 0 | 80 000 | Créditeur : 80 000 |
| 106 | Réserves | 0 | 10 000 | Créditeur : 10 000 |
| 120 | Résultat de l’exercice (perte) | 35 000 | 0 | Débiteur : 35 000 |
| 215 | Installations techniques | 50 000 | 0 | Débiteur : 50 000 |
| 2815 | Amortissements des installations | 0 | 20 000 | Créditeur : 20 000 |
| 37 | Stock de marchandises | 15 000 | 0 | Débiteur : 15 000 |
| 401 | Fournisseurs | 0 | 18 000 | Créditeur : 18 000 |
| 411 | Clients | 25 000 | 0 | Débiteur : 25 000 |
| 44566 | TVA déductible | 6 000 | 0 | Débiteur : 6 000 |
| 44571 | TVA collectée | 0 | 12 000 | Créditeur : 12 000 |
| 512 | Banque | 40 000 | 10 000 | Débiteur : 30 000 |
| 530 | Caisse | 5 000 | 0 | Débiteur : 5 000 |
| 6037 | Variation de stock (marchandises) | 0 | 2 000 | Créditeur : 2 000 |
| 607 | Achats de marchandises | 60 000 | 0 | Débiteur : 60 000 |
| 615 | Services extérieurs | 15 000 | 0 | Débiteur : 15 000 |
| 641 | Salaires | 30 000 | 0 | Débiteur : 30 000 |
| 645 | Charges sociales | 12 000 | 0 | Débiteur : 12 000 |
| 707 | Ventes de marchandises | 0 | 140 000 | Créditeur : 140 000 |
| 762 | Produits financiers | 0 | 1 000 | Créditeur : 1 000 |
Exemple de balance auxiliaire
La balance auxiliaire peut être vue comme une loupe appliquée à un compte de la balance générale. Alors que la balance générale regroupe les soldes de comptes tels que le compte 411 Clients ou le compte 401 Fournisseurs en une seule ligne, la balance auxiliaire vient détailler leur contenu en présentant, client par client ou fournisseur par fournisseur, l’origine exacte du solde. Elle permet ainsi de comprendre comment se compose un montant global et de vérifier la cohérence des comptes de tiers.
Prenons l'exemple d'une balance auxiliaire du compte 411 "Clients" :
| Code tiers | Nom du client | Débit (€) | Crédit (€) | Solde |
| CL001 | Alpha Distribution | 10 000 | 0 | Débiteur : 10 000 |
| CL002 | Beta Services | 8 000 | 1 500 | Débiteur : 6 500 |
| CL003 | Carbone Industrie | 4 000 | 0 | Débiteur : 4 000 |
| CL004 | Delta Group | 5 500 | 3 000 | Débiteur : 2 500 |
| CL005 | Epsilon SARL | 2 000 | 0 | Débiteur : 2 000 |
| TOTAL | — | 29 500 | 4 500 | Débiteur global : 25 000 |
La balance auxiliaire n'a pas besoin d'être équilibrée. En revanche, on doit retrouver le solde global de la balance auxiliaire dans la balance générale. Dans notre exemple de balance générale, le compte 411 affiche bien un solde débiteur de 25 000 que l'on retrouve dans la balance auxiliaire.
Comment lire et analyser une balance comptable ?
La balance comptable est un outil de contrôle et d’analyse qui permet de vérifier la cohérence des écritures et d’obtenir une vision synthétique de la situation financière de l’entreprise. Pour bien l’exploiter, il faut savoir interpréter ses colonnes, comprendre le sens des soldes et repérer les anomalies éventuelles.
Comprendre la structure de la balance
Une balance comptable présente généralement, pour chaque compte utilisé :
-
le numéro du compte (ex. : 512, 606, 44566…)
-
l’intitulé du compte
-
le total des mouvements au débit
-
le total des mouvements au crédit
-
le solde débiteur ou créditeur
La lecture de ces colonnes permet de comprendre l’activité enregistrée dans chaque compte pendant la période.
Vérifier la cohérence des soldes selon la nature des comptes
Les soldes doivent être cohérents avec la catégorie du compte :
-
Actif (classe 2, 3, 5) → solde normalement débiteur
-
Passif (classe 1, 4) → solde normalement créditeur
-
Charges (classe 6) → solde débiteur
-
Produits (classe 7) → solde créditeur
Un solde inversé ou atypique doit susciter un contrôle : cela peut révéler une erreur de saisie, une compensation incorrecte ou une opération inhabituelle.
Identifier les variations importantes
L’analyse consiste à repérer :
-
des mouvements anormaux ou inhabituels,
-
des soldes très élevés par rapport aux périodes précédentes,
-
des comptes non soldés alors qu’ils devraient l’être (ex. : comptes de TVA, comptes d’attente).
Ce premier niveau de lecture permet déjà de cibler les comptes nécessitant un approfondissement.
Vérifier la cohérence globale de la balance
La balance permet plusieurs contrôles essentiels :
-
Total débits = Total crédits : un déséquilibre indique une anomalie.
-
Comptes tiers (clients, fournisseurs) : vérifier qu’ils reflètent les situations réelles.
-
Comptes de TVA : contrôler la cohérence avec les déclarations fiscales.
-
Comptes d’attente : s’assurer qu’ils sont justifiés et rapidement soldés.
