Dépôt des comptes annuels d'une SARL : quelle procédure ?

Le dépôt des comptes annuels d’une société est obligatoire et vise à présenter une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat comptable de l'activité d’une société. L’article L232-22 du code de commerce consacre une obligation aux gérants de SARL d’un dépôt de leurs comptes annuels auprès du greffe du Tribunal de commerce. Aucune dispense n’est prévue, seule la confidentialité des comptes annuels peut, sous certaines conditions rester confidentielle.

Captain Contrat a fait le point sur le dépôt des comptes annuels d’une SARL et vous accompagne dans la procédure de dépôt des comptes annuels à suivre et les précautions à prendre.

Quels sont les délais à respecter ?

Une SARL dispose d’un délai d’un mois à compter de la date à laquelle les comptes annuels ont été approuvés par les associés pour les déposer au greffe du Tribunal de commerce. Le délai est allongé à deux mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique.

Que faut-il faire en amont du dépôt des comptes ?

Le dépôt des comptes est une démarche juridique qui consiste à déposer les documents juridiques qui matérialisent l’approbation des comptes.

Les deux démarches sont complémentaires et se suivent : l'approbation des comptes puis le dépôt.

Gardez en tête qu’en amont du dépôt des comptes annuels, une SARL doit réunir une assemblée générale avec ses associés pour approuver ses comptes.

Suite à cette assemblée générale et au dressement du Procès-Verbal qui en est issu, le gérant doit affecter son résultat dans les six mois de la clôture de son exercice comptable. Il dispose donc d’un délai maximal de sept ou huit mois (s’il a choisi le dépôt par voie électronique) pour déposer ses comptes. Une demande de prorogation de délai pour la tenue de l’assemblée peut être adressée au Président du Tribunal de commerce.

Le dépôt des documents connexes

• Un bilan, un compte de résultat et une annexe ;

Le bilan détaillé du patrimoine de la SARL comprend notamment les encours clients.

Le compte de résultat retrace les performances réalisées par la SARL de l’exercice comptable, l’annexe est une note qui offre des compléments d’informations concernant le bilan et le compte de résultat.

• Le procès-verbal de l’assemblée d’approbation des comptes annuels ou un extrait de ce PV comprenant la proposition d’affectation du résultat et la résolution de l’affectation votée ;

Une SARL n’est pas tenue de déposer son rapport de gestion annuel lorsque ses titres ne sont pas admis aux négociations sur un marché réglementé. Elle doit malgré tout le tenir à la disposition de toute personne qui en ferait la demande.

• Le rapport du commissaire aux comptes (le cas échéant).

Lorsque la SARL dépasse les seuils fixés pour la nomination d’un commissaire aux comptes, son rapport général doit être annexé aux comptes annuels.

Les cas de dépôt des comptes annuels avec les documents de consolidation

Les documents consolidés concernent impérativement le dépôt des comptes sociaux, dès lors qu’une société se trouve dans l'une au moins des trois situations suivantes

• Elle contrôle une ou plusieurs autres sociétés de manière exclusive soit par détention directe ou indirecte de la majorité des droits de vote de celle(s)-ci ; soit du fait de la désignation, pendant deux exercices successifs, de la majorité des membres des organes d'administration, de direction ou de surveillance de celle(s)-ci ; soit par l'exercice d'une influence dominante en raison d'un contrat avec celle(s)-ci ;
• Elle contrôle une ou plusieurs autres sociétés de manière conjointe du fait du partage du contrôle d'une ou plusieurs sociétés exploitées en commun par un nombre limité d'associés ou d'actionnaires (c'est le cas, par exemple, de la filiale commune)
• Elle exerce sur une ou plusieurs sociétés une influence notable du fait de la détention directe ou indirecte d'au moins 20 % des droits de vote de celle(s)-ci.

Quels sont les documents des comptes consolidés exigés dans le cadre du dépôt ?

• le bilan consolidé, le compte de résultat consolidé et une annexe à ce bilan et à ce compte ;
• Le rapport annuel sur la gestion du groupe ;
• Le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés.

Quels sont les destinataires du dépôt ?

Le dépôt des comptes annuels d’une SARL est effectué auprès du service du RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) tenu par le greffe du Tribunal de commerce (ou, selon les cas, du greffe du Tribunal d’instance ou de grande instance pour les entreprises situées dans les départements du Haut-Rhin, Bas-Rhin et Moselle) où est immatriculée la société, autrement dit, auprès du greffe dans le ressort duquel la société a son siège social.

Lorsqu’une société détient plusieurs établissements, ses comptes annuels et les documents connexes doivent être déposés auprès du seul greffe du Tribunal dans le ressort duquel se trouve son siège social.

Comment se passe la communication des documents ?

Un seul exemplaire sera donné au greffe. Il doit mentionner la forme juridique de la société, sa dénomination sociale, son siège social et son numéro RCS avec l’indication de la ville du greffe d’immatriculation.

La communication peut être faite selon trois moyens :

• en se déplaçant soi-même au guichet du Tribunal ;
• en envoyant les documents par voie postale ;
• en déposant les éléments sur le site d’Infogreffe.

Comment se passe la publication du dépôt des comptes au BODACC ?

Lorsque le greffier reçoit les comptes d’une SARL, il enregistre et les publie dans le Bulletin Officiel Des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC). Cette publication rend les comptes annuels publics.

Est-il possible de restreindre la diffusion des comptes déposés ?

Des dispositions à l’intention des petites et moyennes entreprises permettent une diffusion restreinte des comptes annuels déposés. Les sociétés concernées par cet allègement de diffusion du dépôt des comptes sont :

• Les micro-entreprises au sens économique (ce sont les SARL qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan = 350 000 €, chiffre d’affaires total = 700 000 €, nombre de salariés = 10, qui n’appartiennent pas à un groupe et qui n’exercent pas certaines activité). Ainsi, les comptes annuels de la société dans leur intégralité ne seront pas accessibles au public mais seulement à certains organismes ;
• Les petites entreprises (SARL ne dépassant pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan = 4 millions €, chiffre d’affaires total = 8 millions €, nombre de salariés = 50). Ici, le compte annuel de résultat de la société n’est pas publié, seul le bilan est rendu public.

Quel est le coût global du dépôt de comptes annuels ?

Les coûts suivants concernent les émoluments du greffe, la publication au BODACC et la transmission des informations à l’INPI (Institut national de la propriété industrielle).

Pour les dépôts effectués en 2018, la somme reversée au greffe est la suivante :

• Au guichet : 46,96 € ;
• Par courrier postal : 47,70 € ;
• Sur internet : 49,15 €.

Quels sont les risques en cas d’absence de dépôt des comptes ?

Les comptes annuels font obligatoirement l’objet d’un dépôt. En cas d’une omission, les représentants légaux de la société s’exposent à des peines d’amende de 1 500 €. De plus, le Président du Tribunal de commerce est autorisé à contraindre sous astreinte le gérant de la SARL de les déposer dans les plus brefs délais. Enfin, la responsabilité du gérant peut, dans certains cas, être mise en cause et la responsabilité civile de la SARL peut être engagée si l’absence de dépôt a causé un préjudice à un tiers.

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