Rapprochement bancaire : définition, étapes et exemple

L'essentiel de l'article

• Le rapprochement bancaire permet de contrôler l’exactitude des comptes comptables en rapprochant les données issues des relevés bancaires.
• Le rapprochement bancaire n’est pas une obligation légale. Cependant, il s’agit d’un outil de contrôle très efficace utilisé par la grande majorité des entreprises.
• Il est possible de faire un rapprochement bancaire à la main ou de l’automatiser en passant par un logiciel comptable.

Qu'est-ce que le rapprochement bancaire ? 

Le rapprochement bancaire est un outil de contrôle qui consiste à vérifier que les opérations enregistrées en comptabilité correspondent aux opérations présentes sur les relevés de comptes fournis par la banque.  

En effet, le compte bancaire d’une entreprise a deux sources d’informations différentes : 

• l’extrait de compte disponible à la banque ;
• le compte comptable « Banques » (compte 512) qui est tenu par l’entreprise. 

Ces deux sources de données doivent présenter les mêmes informations. Faire un rapprochement bancaire, c’est donc pointer chaque opération de l’extrait bancaire pour vérifier qu’elle a un équivalent en comptabilité dans le compte 512.

Quel est le rôle du rapprochement bancaire ?

En rapprochant une opération comptable avec un mouvement bancaire, l’entreprise peut surveiller qu’elle n’a pas fait une erreur en comptabilité. 

Les outils de contrôle comme le rapprochement bancaire sont essentiels pour tenir efficacement sa comptabilité. En effet, une simple erreur peut entraîner des effets en cascade et créer un écart important entre la trésorerie réelle et la trésorerie comptabilisée. 

Le rapprochement bancaire joue également un rôle stratégique dans la gestion financière de l’entreprise. Au-delà de la simple vérification des écritures, il permet d’anticiper d’éventuelles difficultés de trésorerie et de renforcer la fiabilité des prévisions financières.

Réalisé régulièrement avec l’appui d’un expert-comptable, le rapprochement bancaire devient un levier de contrôle interne indispensable pour assurer la transparence et la bonne santé financière de l’entreprise.

Quelle est la fréquence idéale pour réaliser un rapprochement bancaire ?

La plupart des entreprises réalisent un rapprochement bancaire tous les mois, car elles ont l’habitude de suivre leur trésorerie sur une base mensuelle. Cette périodicité permet de limiter la charge administrative tout en assurant une surveillance régulière des comptes. 

Cependant, si l’entreprise enregistre un volume important de transactions, le rapprochement bancaire peut être effectué chaque semaine, voire quotidiennement. Dans ce cas de figure, il est important de détecter le plus rapidement possible les anomalies et de les corriger. 

Le rapprochement bancaire est-il obligatoire ? 

Non, le rapprochement bancaire n’est pas une opération obligatoire pour l’entreprise. Elle a seulement pour obligation de tenir une comptabilité régulière, sincère et fidèle.

En pratique, la grande majorité des entreprises utilisent le rapprochement bancaire pour garantir la fiabilité des comptes et détecter les erreurs. Par ailleurs, réaliser régulièrement un état de rapprochement bancaire permet à l’entreprise de réaliser plus facilement son bilan et l’établissement des comptes annuels.  

Comment faire un rapprochement bancaire ? 

Étape 1 : Rassembler les documents nécessaires 

La première étape consiste à réunir les deux sources d’information indispensables : 

• le relevé bancaire fourni par la banque ;
• l’extrait du compte 512 issu de la comptabilité. 

Étape 2 : Sélectionner la période concernée

Il est important de définir la période sur laquelle portera le rapprochement. En général, il s’agit du mois écoulé, mais le rapprochement peut aussi être réalisé chaque semaine ou même chaque jour. Il est essentiel de s’assurer qu’on compare des opérations enregistrées au cours de la même période. 

Étape 3 : Vérifier les soldes pour chaque compte

Avant de pointer les opérations, il faut comparer les soldes initiaux pour chaque compte. De même, il faut faire une comparaison des soldes à la fin de la période pour voir s’ils concordent. 

Étape 4 : Trouver les correspondances entre les libellés

Le cœur du rapprochement consiste à pointer chaque écriture comptable avec son équivalent bancaire. Les encaissements et décaissements doivent se retrouver dans les deux documents, parfois avec des dates légèrement différentes. 

Étape 5 : Identifier les anomalies

Certaines opérations peuvent ne pas avoir de correspondance. C’est le cas, par exemple, d’un chèque non encore encaissé ou d’un virement client comptabilisé. Ces anomalies doivent être listées et expliquées.

Étape 6 : Établir un état de rapprochement pour recenser les anomalies constatées

L’état de rapprochement est un document qui met en évidence les écarts entre le solde bancaire et le solde comptable. Il recense toutes les anomalies constatées (chèques en circulation, virements en attente, frais non saisis, etc.) et montre comment ces différences expliquent l’écart entre les deux soldes. 

Étape 7 : Vérifier les nouveaux soldes

Enfin, après prise en compte des écarts, le solde comptable ajusté doit correspondre au solde bancaire. Cette dernière étape valide le rapprochement. Si les soldes ne concordent toujours pas, il faut reprendre l’analyse pour trouver l’erreur restante.

Que faire en cas d'anomalie dans l'état de rapprochement ?

Si une transaction apparaît sur le relevé bancaire, mais qu’elle n’a pas de mouvement associé en comptabilité, plusieurs hypothèses existent : 

• Un oubli de saisie : l’opération n’a tout simplement pas été enregistrée. C’est fréquent pour les frais bancaires ou les prélèvements automatiques. Dans ce cas, il faut créer l’écriture manquante et faire le pointage vers l’opération correspondante.
• Une opération comptable mal classée : le mouvement a été saisi, mais dans un mauvais compte ou avec une référence erronée. Il convient alors de rechercher l’écriture et de la corriger pour qu’elle corresponde au relevé bancaire.
• Une opération inconnue : si la transaction n’a aucune justification comptable, il faut immédiatement investiguer. Cela peut provenir d’une erreur de la banque, d’un prélèvement indu ou même d’une tentative frauduleuse. Dans ce cas, la démarche consiste à contacter la banque pour demander des explications et, si nécessaire, contester le mouvement.

Cas n°1 : une écriture est enregistrée en comptabilité, mais pas sur le relevé bancaire

Il peut arriver que certaines écritures soient comptabilisées, mais n’apparaissent pas sur le relevé bancaire. Cette divergence entre les deux documents n’est pas nécessairement une anomalie. Par exemple, un chèque est enregistré en comptabilité lorsqu’il est établi et il peut y avoir un décalage important entre cette date et la date d’encaissement. 

L'entreprise doit seulement s’assurer que ces opérations en attente finissent bien par apparaître sur le relevé bancaire, afin de garantir la concordance entre les écritures comptables et la réalité des mouvements financiers.

Cas n°2 : une écriture apparaît sur le relevé bancaire, mais n’est pas enregistrée en comptabilité

Il s’agit d’une situation fréquente, notamment pour les frais bancaires (commissions, agios, frais de gestion) ou les prélèvements automatiques. Dans ce cas, l’entreprise doit simplement ajouter l’écriture correspondante en comptabilité. 

Cas n°3 : une opération en double

Le rapprochement bancaire peut parfois mettre en évidence une opération enregistrée deux fois. 

Si le doublon provient de la comptabilité, il faut supprimer l’écriture en trop pour rétablir l’exactitude du solde. 

Si, au contraire, le doublon apparaît sur le relevé bancaire, il est préférable de contacter rapidement la banque afin de vérifier s’il s’agit d’une simple erreur technique. Dans les deux cas, la régularisation doit être effectuée sans attendre pour éviter que l’écart ne se répercute sur les soldes et ne complique les rapprochements ultérieurs.

Rapprochement bancaire : exemple

Dans cet exemple, on remarque que les soldes initiaux concordent, mais que les soldes à la fin de la période sont différents, il doit donc exister des anomalies.

On remarque ensuite que les opérations suivantes ont une équivalence dans les deux documents : 

• Chèque n°19871 
• Virement n°1492
• Dépôt Espèces 
• Prélèvement Internet
• Chèque n°19872

En revanche, certaines opérations n’ont pas de concordance : 

• Dans l’extrait de relevé bancaire, il y a un libellé « Frais bancaires » enregistré au débit qui ne figure pas dans le compte 512.
• À l’inverse, dans le compte 512, il y a un chèque n°19873 enregistré au débit qui n’a pas encore été encaissé par la banque. 

Il faut donc dresser un état de rapprochement bancaire sous forme de tableau pour vérifier que les deux comptes ont le même solde si on prend en compte ces deux opérations. 

En ajoutant les opérations manquantes, on se rend compte que les soldes des deux comptes coïncident. 

Il faut donc enregistrer les frais bancaires au crédit du compte 512. 

S’agissant du chèque n°19873, il n’a sans doute pas encore été traité par la banque. Dans ce cas, l’entreprise n’a pas besoin de modifier sa comptabilité. Mais, lorsqu'elle fera son prochain rapprochement, elle devra préciser que cette opération a déjà été rapprochée. 

Comment faire un rapprochement bancaire sur un tableur Excel ? 

Utiliser un tableur Excel pour le rapprochement bancaire est une alternative efficace au suivi manuel. L’idée est de créer un fichier structuré qui facilite la comparaison entre les écritures bancaires et comptables.

La première étape consiste à importer ou saisir les mouvements du relevé bancaire dans une feuille, puis les écritures comptables correspondantes dans une autre. Une troisième feuille peut servir à effectuer les rapprochements automatiques à l’aide de formules de recherche ou des filtres croisés. 

Chaque transaction peut être marquée comme « rapprochée » dès qu’une correspondance est trouvée. Excel permet également d’ajouter des colonnes de commentaires pour expliquer les écarts et justifier les décalages de dates. 

Les tableurs ont l’avantage de proposer de nombreuses options de personnalisation qui vont permettre à l’entreprise de repérer rapidement les incohérences. Cependant, cette solution n’est pas totalement infaillible : une erreur de saisie ou sur une formule peut entraîner des écarts non détectés. 

Cette méthode peut donc être adaptée pour les TPE qui traitent un volume raisonnable de transactions et qui souhaitent gagner du temps.

Comment automatiser le rapprochement bancaire ? 

La plupart des logiciels de comptabilité comme Pennylane permettent d’automatiser le rapprochement bancaire. Ainsi, il est possible d’importer les relevés bancaires de l’entreprise ou de mettre en place une intégration pour retrouver directement les données de sa banque sur l’outil. 

Le logiciel peut ensuite faire le rapprochement bancaire automatiquement.

​​L’automatisation présente de nombreux avantages : un gain de temps, une réduction des erreurs humaines et une meilleure traçabilité des opérations. Cette solution est particulièrement recommandée pour les entreprises qui gèrent un grand volume de transactions ou pour les directions financières cherchant à optimiser leurs processus internes.