L'envoi d'une lettre de relance à un client : comment recouvrer vos impayés ?

Votre facture est arrivée à sa date d’échéance et vous n’avez toujours pas obtenu le règlement de votre client ? N’attendez pas plus longtemps pour procédez à la relance de votre client en lui envoyant une lettre de relance. Cette lettre de relance constitue la première étape du lancement de la procédure de recouvrement d’impayés. La procédure de recouvrement de factures pour défaut de paiement se déroule en deux étapes :

• une phase de recouvrement amiable dont la lettre de relance sera le point de départ ; 
• une phase de recouvrement judiciaire faisant suite à l’échec de la phase amiable. 

La lettre de relance aura pour objectif de rappeler à votre client que la facture est arrivée à échéance et que son paiement doit être immédiatement exécuté. Toutefois, la lettre de relance ne peut être envoyée à n’importe quel moment et sans respecter certaines conditions. Alors, quand et comment relancer un client afin d’obtenir le paiement de la facture de votre prestation ?

Pourquoi envoyer une lettre de relance à un client ? 

Le défaut de paiement d’une facture n’est pas toujours volontaire de la part de votre client. Cela peut parfois simplement résulter d’une négligence, d’un oubli ou d’une erreur comptable.

Dans ce genre de situations, l’envoi d’une simple lettre de relance précisant que la facture est impayée, peut suffire à résoudre rapidement la situation.

La lettre de relance constitue une première étape en vue d’obtenir le paiement de vos factures impayées. Cette lettre agit comme un rappel à l’ordre auprès de votre client afin de lui rappeler, sans le brusquer, que la facture est arrivée à échéance et demeure en attente de paiement.

A contrario de la lettre de mise en demeure, cette lettre de relance n’est pas obligatoire, mais vivement recommandée. En effet, elle apparaît moins agressive que la mise en demeure et permet ainsi de préserver une bonne relation commerciale avec votre client.

Toutefois, dans le cas où une procédure de recouvrement judiciaire serait engagée par la suite, les diverses lettres de relance permettront de prouver les diligences accomplies par votre entreprise et de démontrer votre bonne foi.

À quel moment envoyer la lettre de relance ?

La première lettre de relance client ne peut être envoyée qu’à l’arrivée de la date d’échéance de la facture. En effet, le client demeure en mesure d’exécuter le règlement tant que le délai limite prévu par la facture n’est pas totalement écoulé.

Si après réception de la première lettre de relance, le client ne s’exécute pas, une seconde lettre de relance pourra être envoyée après l’écoulement d’un délai raisonnable. Cette seconde lettre informera à nouveau votre client que la facture demeure impayée.

Si après réception de ces écrits, votre client reste sans réaction, une troisième lettre de relance pourra lui être envoyée.

Sans exécution du paiement après ces trois relances, il sera alors temps d'enclencher l’étape suivante : envoyer une lettre de mise en demeure de payer.

Comment procéder à la relance d’un client ?

La procédure de relance d’un client se déroule ainsi : lorsque la facture a atteint sa date d’échéance et que le paiement n’est toujours pas exécuté, il convient alors d’envoyer une lettre de relance.

La lettre de relance pour défaut de paiement d’une facture peut se faire de plusieurs façons : par lettre écrite, par mail ou par relance téléphonique accompagnée d’un courriel.

La lettre de relance doit contenir les caractéristiques de la facture impayée afin de permettre au client de l’identifier. Ainsi, la relance doit, a minima, faire apparaître les informations suivantes :

• le numéro et la date de la facture ;
• la date d’échéance de la facture ;
• le montant initial de la facture ainsi que les pénalités de retard ;
• une demande de règlement dans les plus brefs délais.

Il est également conseillé de joindre une copie de la facture concernée à l’envoi de la lettre de relance.

Vous avez désormais connaissance de la procédure à suivre afin d’obtenir le règlement de vos factures impayées. Toutefois, si la lettre de relance ne suffit pas, Captain Contrat vous accompagne dans la rédaction de votre lettre de mise en demeure.