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Le recouvrement amiable des créances - Entreprise en difficulté

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Philippe Wagner
Écrit par Philippe Wagner

Cofondateur de Captain Contrat, Philippe a fait ses armes au sein du cabinet de Gilles Babinet, figure de proue de l'entrepreneuriat français. Il est diplômé d'HEC Paris.


Lorsque vous faites face à un défaut de paiement de la part d’un de vos clients, deux possibilités s’offrent à vous : la procédure de recouvrement amiable ou la procédure de recouvrement judiciaire. Le recouvrement amiable est utilisé comme première étape afin d’obtenir un paiement volontaire de la part de son client, mais il arrive que cette procédure ne soit pas assez convaincante. La procédure de recouvrement judiciaire permet alors d’intervenir de manière plus contraignante par la mise en œuvre d’une action en justice. Il existe trois types de procédure de recouvrement judiciaire.

 

 

Définition de la procédure de recouvrement amiable

 

La procédure de recouvrement amiable de créance désigne toutes les démarches non judiciaires mises en place par une entreprise victime d’impayés pour recouvrer une dette. Elle permet d’entamer un dialogue avec le client, sans passer par un juge.

Bon à savoir : il existe également une procédure de recouvrement amiable simplifiée : si votre créance est inférieure ou égale à 4.000 € vous pouvez passer directement par un huissier et lui demander un titre exécutoire : cela permettra d’obtenir l’exécution forcée sans avoir à passer par un juge.

Les étapes à suivre pour recouvrer une créance de façon amiable

 

Les conditions relatives à la créance elle-même

Il faut vérifier que la créance elle-même réponde à certaines conditions de validité, il faut que celle-ci soit :

  • certaine : l’existence même de la créance ne doit pas être contestée par le débiteur, pour cela vous pouvez réussir à la prouver grâce à un contrat ou une facture signés par les parties (en revanche un devis ne suffira pas)
  • liquide : le montant de la somme du doit être déterminée, une fourchette de prix ne serait pas accepté
  • exigible : le délai dont disposait votre client pour régler la créance est dépassé, l’échéance est arrivée à son terme

L’absence d’une de ces trois conditions pourrait empêcher toute procédure de recouvrement de créance.

Le délai pour engager une procédure judiciaire, ou le délai avant que la dette ne soit prescrite, va dépendre de la qualité de votre client :

  • s’il s’agit d’un professionnel le délai est de 5 ans
  • s’il s’agit d’un consommateur le délai est de 2 ans

Les moyens utiles avant la lettre de mise en demeure

Cette étape amiable est indispensable avant de passer à toute mise en oeuvre d’action en justice. En effet, une multitudes de raisons peuvent avoir amené votre client à ne pas avoir procéder au règlement à la date convenue : des difficultés financières passagères, une erreur comptable, une simple négligence…

Dans le but de préserver vos relations avec ce client il est conseillé dans un premier temps d’échanger avec lui de manière informel. Il est essentiel de communiquer de façon courtoise pour que des relations commerciales puissent continuer d’exister et d’éviter une procédure judiciaire qui sera longue et coûteuse (un ton menaçant ou insultant pourrait vous être reproché). Il existe plusieurs formes de relances :

  • la lettre de relance : une lettre simple peut suffire, elle devra mentionner les références de la facture avec notamment son numéro, sa date, et son montant. Une photocopie de la facture peut aussi être jointe.
  • le courrier électronique : il est possible de passer par ce mode de messagerie mais en pratique son efficacité est moins assurée que la lettre recommandée.
  • l’appel téléphonique : il peut suffire lorsqu’une relation existe déjà entre vous et votre client, le dialogue de vive voix peut permettre aussi d’évaluer la bonne foi ou non de la part du débiteur.

Toutes ces relances pourront également vous permettre de prouver votre bonne foi si jamais vous deviez aller jusqu’en procédure judiciaire, elles sont donc toutes à conserver !

La lettre de mise en demeure, signée ou non par un avocat, intervient alors en dernier recours de la procédure de recouvrement amiable lorsque vous ne recevez aucune réponse à ces relances.

 

La lettre de mise en demeure de payer

 

Les mentions obligatoires de la lettre de mise en demeure

Afin que votre lettre de mise en demeure soit la plus efficace possible, veillez à y faire figurer certaines mentions obligatoires :

  • le nom et les coordonnées de la société expéditrice du courrier et celle de la société destinataire
  • la mention « mise en demeure » dans l’objet de la lettre
  • le contexte de la relation commerciale avec le débiteur
  • la nature de l’obligation du débiteur, soit le montant dû
  • la date à laquelle cette dette est arrivée à échéance
  • le délai accordé au débiteur pour régulariser sa situation ou une nouvelle date d’échéance
  • les conséquences en cas de non-paiement (l’ouverture d’une procédure de recouvrement judiciaire, le cours d’intérêt de pénalités)

Pour donner encore plus de valeur à votre lettre de mise en demeure, vous pouvez la faire signer par un avocat. C’est un gage de sécurité et de réussite dans les démarches : il pourra vérifier la pertinence et la clarté des informations écrites dans la lettre. Cela montre aussi la détermination et le sérieux de la démarche.

Le délai de réponse avant la procédure judiciaire

C’est vous qui fixez vous même ce délai dans la lettre de mise en demeure. En effet la loi n’impose pas de délai précis, elle prévoit seulement un délai minimum à laisser au débiteur, celui-ci doit être :

  • précis : un délai ou la date exacte à laquelle le paiement est attendu
  • raisonnable : le délai doit être suffisamment long pour permettre au client de régulariser sa situation, en pratique on considère que ce délai peut être raisonnablement compris entre 8 et 15 jours. En l’absence de relance de la part du professionnel ce délai peut être porté à 30 jours.

Une fois ce délai dépassé, si votre lettre de mise en demeure reste également sans réponse vous pourrez alors mettre en oeuvre une action en justice et choisir parmi les trois sortes de procédures de recouvrement judiciaire : l’injonction de payer, le référé-provision ou encore l’assignation au fond.

Votre société se trouve actuellement face à ce type de difficulté ? Des solutions existent pour vous aider : Captain Contrat vous propose ses modèles de lettre de recouvrement afin de respecter au mieux son formalisme et vous assurer son efficacité.

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