Rédiger une lettre pour renouveler la période d’essai de son salarié

Le recrutement d’un nouveau salarié est une étape importante dans la vie d’une entreprise. Il s’agit de trouver la bonne personne pour le poste vacant et de faire le pari d’avoir trouvé le collaborateur idéal.

Qu’il s’agisse du contrat à durée déterminée ou indéterminée (CDD ou CDI), il existe une période d’essai. Cette dernière a la double fonction de permettre un temps de réflexion à la fois à l’employeur et au salarié.

Chacun peut donner congé à l’autre pendant la période d’essai si la situation ne convient pas. La période d'essai peut également être renouvelée lorsqu'elle n'a pas permis à l'employeur de se faire un avis définitif, sous certaines conditions.

Cependant, même dans le cas où vous répondez à toutes les modalités de renouvellement, il s’agit d’en informer suffisamment à l’avance le salarié par courrier pour qu’il soit valide.

La réglementation des périodes d’essai

La période d’essai est limitée à quelques mois, et ce proportionnellement à la durée du contrat de travail signé. Elle n’est pas systématiquement appliquée. Il faut qu’elle figure dans le contrat de travail sans ambiguïté.

De la même manière, une période d’essai pour un CDI alors que la personne était en CDD auparavant est interdite.

Le renouvellement de la période d’essai par l’employeur peut être accepté ou refusé par le salarié. S’il souhaite rester au sein de l’entreprise pour le poste nouvellement pris, il peut approuver cette période d’essai ainsi prolongée. Son refus provoque cependant un départ.

La période d’essai d’un CDD

Un contrat à durée déterminée appelé communément CDD est délimité par un terme précis ou imprécis. En d’autres termes, le contrat annonce une date de fin pour une date calendaire, ou pour un évènement qui s’accorde souvent avec les raisons du recrutement. Il s’agit par exemple d’un retour de congé de maternité de la personne remplacé.

Pour cette situation, la période d’essai est de maximum 2 semaines pour un contrat de moins de 6 mois, et 1 mois au-delà de cette durée. Lorsque le CDD est à terme imprécis, le contrat doit alors définir une date minimale de durée de travail afin de calculer la période d’essai autorisée.

La période d’essai d’un CDI

La durée de la période d’essai d’un CDI dépendant du type de poste et de la branche dans laquelle il s’inscrit.

Pour les ouvriers et les employés, elle est fixée à 2 mois, les agents de maîtrise et les techniciens sont concernés par 3 mois, tandis que les cadres sont contraints à 4 mois.

Dans tous les cas, la période d’essai n’est renouvelable qu’une seule fois.

Le renouvellement de la période d’essai

Pour que le renouvellement de la période d’essai soit légal selon le Code du travail, alors son contexte doit respecter certaines règles.

Un renouvellement de la période d’essai ne doit pas être interdit par l’accord de branche étendu dont relève le poste. De la même manière, son existence potentielle est nécessairement inscrite dans le contrat de travail.

C’est la raison pour laquelle il est essentiel de bien rédiger le contrat de travail afin de maîtriser toutes les phases du recrutement. Enfin, le salarié approuve par courrier ou par email qu’il ne s’y oppose pas. La réponse est toujours écrite.

Respecter le préavis de renouvellement

Avant de rédiger la lettre de renouvellement de période d’essai, veillez à respecter le préavis imposé pour prendre cette décision. Elle dépend du nombre de jours de présence du salarié au sein de l’entreprise depuis sa prise de poste.

Voici les préavis à respecter :

• Moins de 8 jours en poste - 24 heures ;
• De 8 jours à 1 mois en poste - 48 heures ;
• 1 mois de présence - 2 semaines ;
• Au moins 3 mois de présence - 1 mois de préavis.

Au-delà du délai autorisé, la période d’essai du salarié prendra fin. Il sera donc définitivement embauché.

Bien rédiger sa lettre de renouvellement de période d’essai

Bien que l’annonce par la voie écrite du renouvellement de la période d’essai est obligatoire, rien ne vous empêche d’en parler de vive voix. Cela permet également de garder de bonnes relations avec le salarié sans qu’il ne reçoive par surprise proposition de renouvellement.

La lettre de renouvellement de la période d’essai doit être précise. Elle précise la durée de la prolongation, ainsi que les réglementations qui attestent la validité de la démarche. N’hésitez pas à citer les textes issus des accords de branche étendue.

Mentionnez également que votre demande a été déjà été évoquée dans le contrat de travail, et qu’en conséquence le salarié en a accepté l’éventualité.

Exposez les raisons de votre volonté de prolonger la période d’essai. La communication n’en sera que plus transparente, et vous créez ainsi une archive contenant vos arguments en cas de contestations.

Enfin, invitez le salarié à vous répondre de manière écrite, par courrier ou par email afin de conclure cet échange.

Quelles sanctions en cas de renouvellement illégal ?

En tant qu’employeur, si vous tardez à envoyer la lettre de renouvellement de période d’essai à un salarié, vous ne serez pas sanctionné pour ce fait. En effet, vous avez le droit d’estimer que la personne recrutée ne correspond pas au poste.

Cependant, dans l’éventualité où le salarié quitte l’entreprise en raison de cette mésentente, vous êtes pénalisé par le versement d’indemnités qui compensent la rupture anticipée du contrat. Elles équivalent au manque à gagner pour le salarié par rapport au temps de période d’essai restant.

Cela n’est pas valable en cas de faute grave commise par le salarié pendant la durée initiale de la période d’essai.

De nos jours, la période d’essai est une modalité simple qui permet de valider ou récuser un recrutement. Il s’agit autant pour l’employeur que pour le salarié de tester cette nouvelle collaboration. Son usage est réglementé, tant en ce concerne la durée que les conditions de renouvellement. On parle aussi couramment de prolongation de période d’essai même si ce terme n’est pas tout à fait correct.