Comment créer son organisme de formation ?

par
5
Prendre rendez-vous avec Me Ouazan-Bouhours

Sommaire

Depuis la loi “Avenir professionnel” adoptée en août 2018, le secteur de la formation professionnelle n’a cessé de se métamorphoser. Avant cela, la loi du 24 novembre 2009 relative à l’orientation et à la formation tout au long de la vie, avait également réformé le cadre dans lequel les prestataires de formation exercent leurs activités. 

Aujourd’hui, avec le développement des formations en ligne ou encore avec la monétisation du Compte Personnel de Formation (CPF), l’ouverture d’un centre de formation a le vent en poupe. 

Mais la création d’un organisme de formation est soumise à une réglementation et à des démarches strictes. 

Maître Justine Ouazan Bouhours vous guide et vous accompagne dans la création de votre organisme de formation.

 

1/ Qu’est-ce qu’un organisme de formation ? 

Un organisme de formation a pour mission de proposer une formation continue dans le but de favoriser l’insertion, la réinsertion professionnelle, le maintien de l’emploi ou encore le développement de compétences professionnelles. 

Il peut s’agir d’une personne physique (entreprise individuelle) ou d’une personne morale (société ou association). 

L’article L6313-1 du Code du travail précise que les organismes de formation ont pour objet : 

“1° De permettre à toute personne sans qualification professionnelle ou sans contrat de travail d'accéder dans les meilleures conditions à un emploi ;

2° De favoriser l'adaptation des travailleurs à leur poste de travail, à l'évolution des emplois ainsi que leur maintien dans l'emploi et de participer au développement de leurs compétences en lien ou non avec leur poste de travail. Elles peuvent permettre à des travailleurs d'acquérir une qualification plus élevée ;

3° De réduire, pour les travailleurs dont l'emploi est menacé, les risques résultant d'une qualification inadaptée à l'évolution des techniques et des structures des entreprises, en les préparant à une mutation d'activité soit dans le cadre, soit en dehors de leur entreprise. Elles peuvent permettre à des salariés dont le contrat de travail est rompu d'accéder à des emplois exigeant une qualification différente, ou à des non-salariés d'accéder à de nouvelles activités professionnelles ;

4° De favoriser la mobilité professionnelle”.

L’article L6313-3 du Code du travail liste une série de formations entrant dans le champ d’un organisme de formation continue, telles que les actions de préformation et de préparation à la vie professionnelle”, “les actions d'adaptation et de développement des compétences des salariés” ou encore “les actions d'acquisition, d'entretien ou de perfectionnement des connaissances”.

Il est important de bien distinguer au sein de la formation professionnelle qui accompagne les individus tout au long de leur carrière : 

  • la formation initiale, c’est-à-dire notamment l’apprentissage ; 
  • de la formation continue qui accompagne les actifs tout au long de leur carrière professionnelle ainsi que les jeunes qui s’apprêtent à entrer dans la vie active. C’est cette formation continue qui est délivrée par les organismes de formation et dont nous allons parler dans cet article. 

 

La création d’un organisme de formation ne s’improvise pas. Bien qu’aucune qualification professionnelle ne soit requise pour exploiter un organisme de formation, il est recommandé au gérant de l’organisme de s’assurer que son personnel dispose de qualifications d’enseignement nécessaires à l'exercice de l'activité. En effet, le gérant est tenu de déclarer son activité auprès de l’autorité administrative compétente. 

2/ La déclaration d’activité : une obligation pour les organismes de formation 

Tout créateur d’un organisme de formation (prestataire de formation personne physique ou morale) délivrant des prestations de formation professionnelle, doit procéder à une déclaration d’activité auprès du préfet de région du lieu d’exercice principal

Ainsi, ne sont pas concernés les prestataires proposant des formations auprès de particuliers dans le cadre de leurs loisirs, ou encore l’entreprise qui réalise des sessions de formation auprès de ses salariés par ses propres moyens. 

Cette déclaration doit être déposée dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou contrat de formation par le prestataire. 

Dès réception du dossier de déclaration d’activité, le prestataire reçoit un numéro d’enregistrement. Ce numéro ne constitue en aucun cas un agrément mais devra apparaître sur toutes les conventions, contrats, factures… de l’organisme de formation. 

Le préfet dispose d’un délai de 30 jours à compter de la réception du dossier de déclaration pour donner sa réponse. Son silence vaut enregistrement de la déclaration. 

Pour être recevable, le dossier de déclaration doit comporter un certain nombre de pièces justificatives telles que : 

  • le justificatif d’attribution du numéro Siren ; 
  • le bulletin n°3 du casier judiciaire (du dirigeant pour les personnes morales ou du déclarant pour les personnes physiques) ; 
  • une copie de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle ;
  • le cas échéant, un justificatif d’inscription sur la liste publique de l’Organisme collecteur paritaire agréé (OPCA) ; 
  • une copie du programme de formation, une liste des intervenants accompagnée de leur titre et compétences, le lien entre ces compétences et la formation délivrée, ainsi que leur lien contractuel avec l’organisme. 

La constitution de ce dossier est très importante, et il est recommandé de vous faire accompagner par un avocat spécialisé afin d’éviter tout risque de refus ou pire d’annulation de votre déclaration par la suite en cas de contrôle. 

Cela peut en effet se produire lorsque : 

  • les prestations prévues ou réalisées ne correspondent pas à des actions de formations professionnelles prévues par le Code du travail ; 
  • lorsque l’une des pièces justificatives manque au dossier ; 
  • lorsque l’une des obligations pesant sur le prestataire de formation n’est pas respectée (fourniture d’un programme, remise d’une attestation à la fin de la formation, absence d’une mention essentielle sur une convention ou un contrat…) ; 
  • ou encore si le déclarant a déjà subi une condamnation pour un crime ou un délit. 

La procédure de déclaration d’activité est primordiale et doit être rigoureusement respectée. Pour toute infraction à ces dispositions, le déclarant s’expose à des sanctions pénales (amende de 4500 euros) et à l’interdiction temporaire ou définitive d’exercer en tant que dirigeant d’organisme de formation.

 

3/ Organisme de formation : une activité réglementée et soumise à obligations  

Le dirigeant d’un organisme de formation est soumis au respect de nombreuses règles. 

Le règlement intérieur 

Tout organisme de formation est tenu de rédiger et communiquer un règlement intérieur à destination de ses stagiaires. Il s’agit donc d’un règlement intérieur distinct de celui des salariés de l’organisme. Le règlement doit être communiqué même si la formation a lieu dans un établissement externe. Il doit être rédigé dans les 3 mois qui suivent le début d’activité

Le règlement intérieur doit comporter trois grands types d’informations : 

  • les mesures applicables en matière de santé et de sécurité dans l’établissement ; 
  • les règles en matière de discipline et notamment l’échelle des sanctions encourues par les stagiaires ; 
  • les modalités de représentation des stagiaires pour les formations à caractère collectif dont la durée dépasse 500 heures. Dans ce cas, une élection de délégué et suppléant doit être organisée (art. R.6352-10 et R.6352-14 du Code du travail). 

Les obligations comptables de l’organisme de formation 

L’article L.6352-6 du Code du travail impose aux organismes de formation de droit privé de dresser chaque année un bilan de leurs comptes annuels. Il sont donc tenus d’établir et de communiquer un bilan, un compte de résultat et une annexe. 

De plus, l’organisme de formation devra nommer un commissaire aux comptes si à la clôture de l’exercice comptable il dépasse deux des trois critères suivants : 

  • trois salariés ; 
  • 153 000 euros (HT) de chiffre d’affaires ; 
  •  230 000 euros de total de bilan.

Le bilan pédagogique et financier 

Tout organisme de formation professionnelle continue doit fournir avant le 30 avril de chaque année, un bilan pédagogique et financier retraçant son activité de l’année précédente à la Direccte régionale. 

Cette démarche est obligatoire. Les organismes n’ayant eu aucune activité doivent tout de même le déclarer en mentionnant “néant”.  

Le bilan doit notamment indiquer les activités de formation effectuées au cours de l’exercice comptable, le nombre de stagiaires accueillis, les données comptables, etc. 

 

Le respect des normes de sécurité et d’accessibilité 

Dès lors que les formations s'effectuent dans les locaux de l’organisme de formation et que ceux-ci sont ouverts au public, le dirigeant doit s’assurer du respect des normes de sécurité et d’accessibilité applicables dans les ERP (Etablissements recevant du public).

Devront par exemple être respectées, les mesures de prévention des risques d’incendies ou encore l’accès des locaux pour les personnes à mobilité réduite.

 

La convention de formation professionnelle

La convention de formation professionnelle est conclue entre l’organisme de formation et une personne morale (entreprise, association, collectivité publique). 

Il peut s’agir par exemple d’une entreprise faisant appel à un organisme de formation visant à contribuer et accompagner ses salariés dans leur formation professionnelle. 

La convention permet entre les contractants d’encadrer les modalités de d’exécution de la prestation de la formation, et pour l’entreprise acheteuse de la prestation, de justifier les dépenses engagées dans la formation de ses salariés. 

 

Le contrat de formation professionnelle

Le contrat de formation professionnelle est quant à lui conclu entre l’organisme de formation et une personne physique qui entreprend une formation à titre individuel. 

L’action de formation à titre individuel peut avoir lieu durant les heures de travail du salarié avec l’accord de son employeur ou en dehors du temps de travail afin d’obtenir un diplôme ou encore un certificat de qualification professionnelle. 

Comme pour la convention de formation professionnelle, le contrat de formation doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires comme le numéro de déclaration d’activité de l’organisme de formation, la raison sociale de l’organisme, l’identité du stagiaire, la nature et la durée de la formation, les modalités de formation, le niveau de connaissance requis pour suivre la formation, etc. 

Bon à savoir : le stagiaire peut se rétracter dans un délai de 10 jours à compter de la signature du contrat par lettre recommandée avec accusé de réception. Aucune somme ne pourra lui être réclamée avant expiration de ce délai (art. L.6353-5 et 6 du Code du travail). 

 

4/ Comment référencer son organisme de formation sur EDOF (Espace des organismes de formation)

Depuis la mise en ligne du site internet “Mon compte formation” le 21 novembre 2019, tout individu souhaitant réaliser une formation dans le cadre de son Compte personnel de formation (CPF), doit obligatoirement passer par ce site internet. Le référencement sur l’EDOF est donc vital pour les organismes de formation. 

L’EDOF est un espace numérique présent sur le site “Mon compte formation” permettant à tout organisme de formation délivrant des formations éligibles au CPF de se référencer, et  ainsi d'accroître leur visibilité auprès des stagiaires, et de prétendre à un financement dans le cadre du CPF.

Sont concernés par l’EDOF, tous les organismes de formation délivrant une formation assortie d’une certification, ou encore les organismes délivrant un bilan de compétences, une VAE,  une action de formation dans le cadre d’une création ou d’une reprise d’entreprise, mais aussi les organismes délivrant des formations de permis de conduire ou des actions de formation basées sur le volontariat. 

L’EDOF permet aux organismes de formation de faciliter leurs démarches au quotidien, gérer leurs démarches administratives et publier leur catalogue de formation. 

Mais pour être “référençable”, l’organisme de formation doit répondre à certains critères. 

En effet, pour obtenir des accès à EDOF, l’organisme de formation doit disposer de son numéro de déclaration, transmettre un bilan pédagogique et financier à la DGEFP et répondre à des exigences et certifications de qualité. 

Les exigences de qualité et certifications remontent à la loi “Avenir Professionnel” du 5 septembre 2018. La loi prévoit en effet que pour être référencés sur le site “Mon compte formation” et bénéficier de financements publics ou mutualisés, l’organisme de formation doit faire l’objet d’une procédure de certification. 

Pour obtenir cette certification, les organismes de formation doivent répondre à des critères imposés par des outils de certification comme Datadock. Pour obtenir la certification Datadock, l’organisme de formation doit répondre à 21 indicateurs de qualité, tous accompagnés d’éléments de preuve. Il est souvent complexe pour les organismes de réunir l’ensemble de ces éléments de preuve. Il est recommandé de bien vous préparer avant de vous lancer dans cette démarche de certification et de vous faire accompagner par des professionnels en cas de besoin. 

Toutefois, l’obtention de cette certification reste fondée sur une logique déclarative. Les contrôles s’effectuent a posteriori. 

Pour y remédier, un nouveau dispositif, appelé Qualiopi a été mis en place visant à remplacer d’ici la fin de l’année 2021 l’outil Datadock.

Cette nouvelle procédure de certification renforcée deviendra obligatoire à compter du 1er janvier 2022 pour tout organisme de formation souhaitant conserver son référencement et ses financements publics et mutualisés. 

En outre, ces certifications officielles de qualité vous permettent de rassurer vos clients et financeurs et vous offrent un positionnement reconnu sur le marché.  

 

5/ Quel statut juridique pour ouvrir un organisme de formation

Comme pour tout projet entrepreneurial, l’exploitation d’une activité nécessite un cadre et une structure juridique. Le choix de la forme juridique aura des impacts sur le niveau de responsabilité du dirigeant, sur sa rémunération, ou encore sur son statut fiscal ou social. 

Nous l’avons dit, un organisme de formation peut être représenté par une personne physique. 

Ainsi, le déclarant a la possibilité d’exercer en créant une entreprise individuelle. Il dispose alors du choix entre les différents régimes de l’entreprise individuelle : micro entreprise, entreprise individuelle classique, voire en EIRL (Entreprise individuelle à responsabilité limitée).

Toutefois, la demande auprès de ces organismes de formation ne cesse d’augmenter. De fait, l’activité et le chiffre d’affaires des organismes de formation ont tendance à vite se développer. Il est donc plutôt recommandé de se tourner vers des formes de sociétés

En effet, un organisme de formation peut également être représenté par une personne morale. Dans ce cas, le dirigeant fait le choix de créer une société. Il peut s’agir d’une société unipersonnelle (SASU ou EURL) si le dirigeant se lance seul, ou d’une société pluripersonnelle (SAS ou SARL) si le dirigeant se lance avec des associés. 

La majorité de mes clients choisissent de créer une SAS pour exploiter leur organisme de formation. La SAS a l’avantage d’offrir à ses fondateurs une grande liberté statutaire. Ces derniers sont libres d’organiser librement le fonctionnement et l’organisation de leur société (contrairement à la SARL beaucoup plus encadrée par le Code de commerce). 

Une société, bien que plus complexe à la création, offre une responsabilité limitée à ses fondateurs (les patrimoines professionnels et personnels sont distincts). C’est aussi un gage de crédibilité et de stabilité aux yeux de vos clients, cocontractants ou de vos prestataires financiers (banques…). 

Enfin, l’organisme de formation peut également être créé sous la forme d’une association

Pour faire le choix le plus judicieux et adapté à votre situation, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un avocat spécialisé. 

6/ L’importance d’être accompagné par un avocat 

Vous l’aurez compris, la création d’un organisme de formation ne s’improvise pas. Il s’agit d’une activité soumise à de nombreuses obligations : déclaration initiale d’activité, enregistrement, règlement intérieur, règles spécifiques pour la rédaction de convention ou de contrat de formation professionnelle, etc. 

Ceci d’autant plus que des contrôles sont régulièrement effectués et que tout dirigeant d’organisme de formation non conforme s’expose à des sanctions administratives. En effet, des agents peuvent contrôler la réalité des actions de formation délivrées, ou encore la cohérence entre les fonds et les dépenses de formation professionnelle effectuées, les justificatifs de l’activité de formation et le respect des règles de remboursement, etc. 

En cas d’irrégularité, l’organisme de formation pourra être tenu de reverser au Trésor public les dépenses rejetées. 

Enfin, nous l’avons dit, le dirigeant s’expose à des sanctions pénales : amende de 4 500 euros complétée dans certains cas d’une interdiction temporaire ou définitive d’exercer dans ce secteur, s’il est relevé que certaines obligations citées plus haut ne sont pas respectées (déclaration d’activité, rédaction d’un règlement intérieur, fourniture d’un bilan pédagogique et financier…). 

Un avocat spécialisé pourra vous accompagner dans toutes vos démarches de création

Me Justine Ouazan-Bouhours

Écrit par

Me Justine Ouazan-Bouhours

Après avoir exercé plusieurs années au sein de cabinets anglo-saxon (Freshfields Bruckhaus Deringer) et français (Altana) de premier plan en conseil et contentieux des affaires, ainsi que dans un cabinet parisien ayant une expertise reconnue en droit immobilier, j'ai crée ma propre structure. Mon cabinet intervient dans trois domaines principaux : conseil et contentieux des affaires, droit immobilier et de la construction et droit du tourisme. Compétence, réactivité, pragmatisme, rigueur et transparence, sont les valeurs du cabinet dont l’objectif est de répondre au mieux aux attentes de ses clients.

Tous les articles similaires

Consultez nos articles pour parfaire vos connaissances

Comment créer une agence de communication facilement ?

Publicité, marketing, communication, information… L’agence de communication couvre un nombre ...

Maxime

Maxime

Comment rendre une formation éligible au CPF en 2021 ?

La loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel, adoptée en 2018, a engendré de nombreux ...

Me Justine Ouazan-Bouhours

Me Justine Ouazan-Bouhours

Comment devenir consultant indépendant : tout savoir en 5 minutes

En France, le marché du consulting connaît une croissance importante. Vous vous demandez comment ...

Amélie Gautier

Amélie Gautier

Ouverture d'un établissement secondaire

Vous avez une société et souhaitez développer son activité dans un nouveau secteur géographique ? ...

Amélie Gautier

Amélie Gautier

Comment devenir coach en développement personnel ?

Vous souhaitez devenir coach en développement personnel.En quoi consiste l’activité de coach en ...

Philippe

Philippe

Comment devenir courtier en assurances ?

Bon commercial et fin négociateur, le courtier en assurances est doté de qualités relationnelles ...

Maxime

Maxime

La convention de formation professionnelle : rôle, rédaction

La formation professionnelle continue est un droit qui concerne tous les actifs, qu’ils soient ...

Me Justine Ouazan-Bouhours

Me Justine Ouazan-Bouhours

Créer une entreprise de décoration d'intérieur

Chiffre d’affaires de 16 à 24 milliards par an et croissance annuelle entre 3 et 5 % : le marché de ...

Sabrina Ait El Hadi

Sabrina Ait El Hadi

Devenir formateur indépendant micro-entrepreneur : mode d'emploi

Vous souhaitez devenir formateur indépendant et pour se faire d'opter pour le statut de ...

Amélie Gautier

Amélie Gautier

Commentaires

Laisser un commentaire

Vous avez démarré un dossier de chez nous… Vous pouvez le reprendre dès maintenant !

Reprendre votre dossier