Le règlement intérieur pour les organismes de formation

Ces dernières années, la formation professionnelle pour les salariés a connu de fortes mutations, notamment du fait du développement des plateformes en ligne et des formations à distance.

Afin de prendre en compte ces changements, le législateur est venu renforcer le cadre applicable aux organismes de formation (ex: loi du 24 novembre 2009 relative à l’orientation et à la formation tout au long de la vie, loi d’août 2018 “Avenir professionnel”) ; ces derniers permettant à tous les travailleurs d’acquérir de nouvelles compétences professionnelles.

De ce fait, l’activité des organismes de formation doit répondre à des obligations strictes, dont notamment la mise en place d’un règlement intérieur auprès des salariés pour veiller au bon fonctionnement de la formation.

1. Qu’est-ce qu’un organisme de formation ?

Que votre organisme de formation soit déclaré en tant que personne physique (micro entreprise et entreprise individuelle) ou morale (société ou association), vous restez soumis au respect des articles du Code du travail applicables.

L’article L.6313-1 du Code du travail précise l’objet des organismes de formation. Concrètement, un organisme de formation a pour mission de proposer une formation continue dans le but de favoriser l’insertion, la réinsertion professionnelle, le maintien de l’emploi ou encore le développement de compétences professionnelles. 

L’article L.6313-3 du Code du travail précise les types de formations entrant dans le champ des organismes de formation. 

Attention à bien distinguer la formation initiale (c’est-à-dire l’apprentissage) de la formation continue délivrée par les organismes de formation et qui accompagne les actifs tout au long de leur carrière professionnelle. 

En outre, la création d’un organisme de formation ne s’improvise pas et requiert un certain nombre de formalités, à commencer par une déclaration de l'activité auprès des autorités administratives compétentes. 

En effet, la déclaration de votre activité de formation doit être déposée auprès de la Direccte dont vous dépendez dans les 3 mois qui suivent la conclusion d’une première convention ou contrat de formation professionnelle. Un numéro d’enregistrement vous sera alors délivré pour l’exercice de vos activités.

Ce numéro ne vaut pas acceptation, le préfet dispose de 30 jours à compter de la réception de votre dossier pour donner sa réponse. En cas de silence, celui-ci vaut acceptation et enregistrement de la déclaration. 

Dès le dépôt de votre déclaration, vous pourrez réaliser des prestations de formation professionnelle continue, auxquelles peuvent prétendre un actif (salariés, dirigeants ou demandeurs d’emplois) tout au long de sa vie professionnelle. Plus précisément, il s’agit “des compétences qui entrent dans le champ de l’application des dispositions relatives à la formation professionnelle” (article L6313-1 du Code du travail), telles que des actions de formation, des bilans de compétences, des formations en apprentissage ou encore des validations d’acquis d’expérience professionnelle. 

A noter que votre organisme de formation n’est pas habilité à délivrer des formations individuelles auprès d’apprentis. Le régime applicable à la formation individuelle est en effet distinct de celle de la formation continue. Dans cet article, il sera dès lors exclusivement question des organismes de formation à l’égard des actifs dans le cadre de leur droit à la formation continue. 

Une fois référencé en tant qu’organisme de formation, vous devrez respecter certaines obligations, dont parmi elles :

• la fourniture d’un bilan pédagogique et financier (BPF) avant le 30 avril de chaque année retraçant l’activité de l’année précédente auprès de la Direccte. Cette démarche est obligatoire. En cas d’absence d’activité, le dirigeant de l’organisme devra tout de même mentionner “néant” ;
• la certification de votre organisme et son référencement sur l’EDOF (Espace des organismes de formation) par des outils dématérialisés tels que Datadock apportant des preuves du respect de 21 indicateurs de qualité : cette certification vous permet de rendre votre offre de formation éligible au compte professionnel de formation (CPF). A noter que Datadock sera remplacé par l’outil Qualiopi d’ici la fin de l’année 2021 ;
• le respect des normes de sécurité et d’accessibilité : comme tout local recevant du public, le dirigeant de l’organisme de formation devra s’assurer du respect des normes de sécurité et d’accessibilité ; 
• la mise en place d’un règlement intérieur à destination des stagiaires : ce règlement intérieur vous engage à respecter notamment des mesures d’hygiène et de santé mais également de sécurité pour permettre le bon déroulement de votre offre de formation. Dans cet article, nous nous intéresserons à cette obligation.

2. Qu’est-ce que l’obligation de règlement intérieur pour les organismes de formation ?

Dans les 3 mois suivant le début de leur activité, tous les organismes de formation doivent mettre en place un règlement intérieur (article L.6352-3).

Le règlement intérieur permet de “déterminer les principales mesures applicables en matière de santé, de sécurité dans l'établissement et de discipline ainsi que les modalités de représentation des stagiaires” (Article R.6352-2 du Code du travail). Il s’agit donc d’un document important pour votre activité qui ne doit pas être négligé.

Pour vous en convaincre, gardez à l’esprit que des autorités de contrôle pourrons veiller à la mise en place d’un règlement intérieur et qu’à défaut vous risquez une amende de 4 500 euros (article L6355-8 du Code du travail). 

Toutefois, le cadre légal en vigueur vous permet quelques aménagements (article R.6352-1). Vous ne serez pas contraint de rédiger un règlement intérieur ou du moins dans chaque établissement dans les cas suivants :

• si votre organisme comporte plusieurs établissements, notamment en matière de santé et de sécurité au travail, 
• ou lorsque la formation se déroule auprès d’une entreprise ou d’un établissement qui possède déjà un règlement intérieur ; auquel cas les stagiaires seront soumis aux mesures de santé et de sécurité édictées dans ce règlement.

Vous devez tout de même rester vigilants sur la rédaction du règlement intérieur, qu’il soit effectué par vos soins ou ceux de l’établissement ou entreprise de formation partenaire.

3. Comment rédiger un règlement intérieur?

Le règlement intérieur est avant tout un document qui devra être rédigé par écrit et qui devra comporter les éléments suivants (article L.1321-1):

• “Les principales mesures applicables en matière de santé et de sécurité dans l'établissement ;
•   Les règles applicables en matière de discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que les droits de ceux-ci en cas de sanction ;
• Les modalités selon lesquelles est assurée la représentation des stagiaires pour les actions de formation d'une durée totale supérieure à cinq cents heures.”

Si la durée totale de votre offre de formations est supérieure à 500 heures, le règlement intérieur doit également intégrer les modalités d’élection de titulaires et représentants de stagiaires.

Une fois rédigé, pensez bien à communiquer le règlement intérieur aux stagiaires afin qu’ils puissent prendre connaissance des règles applicables. Par exemple, vous pourrez le mettre à leur disposition dans la salle de formation ou bien leur communiquer, lors de leur inscription, avec les autres documents administratifs nécessaires à leur formation (contrat de formation, horaires, modalités d’évaluation et résultats de la formation, etc).

Par ailleurs, le règlement intérieur établit les règles applicables au bon fonctionnement de la formation mais n’a pas vocation à régir les animations ainsi que les relations entre les apprenants ou entre les formateurs et les apprenants. Il doit, en revanche, prévoir un cadre disciplinaire pour les stagiaires en précisant leurs droits, ainsi que la nature et l’échelle des sanctions en cas de non-respect des mesures que vous aurez édictées.  

Le règlement intérieur comporte en principe des règles générales sur l’hygiène et la sécurité, l’utilisation du matériel, des mesures disciplinaires à l’égard des salariés en cas de non-respect de leurs obligations (ex : interdiction de fumer dans les locaux ou de consommer des boissons alcoolisées pendant la formation) ainsi que des consignes en cas d’accident, d’horaire des formations, d’absence, de retard ou d’accès à votre organisme. 

Votre organisme de formation est donc soumis à de nombreuses obligations et la rédaction du règlement intérieur n’est pas toujours aisée, notamment au vu du caractère disciplinaire et des enjeux en matière de sécurité et d’hygiène qui pourront engager votre responsabilité civile et professionnelle en cas d’incident. C’est la raison pour laquelle, être accompagné d’un avocat spécialisé vous permettra d’organiser au mieux votre activité de formation et le respect du cadre légal en vigueur.