Les conditions générales de vente pour un organisme de formation

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Le droit à la formation professionnelle est ouvert à l’ensemble des actifs. Son objectif est d’une part de  favoriser l’insertion ou la réinsertion professionnelle, mais aussi le développement de certaines compétences en vue de garantir le maintien dans l’emploi ou favoriser la promotion au sein de l’entreprise.

Les entreprises et particuliers souhaitant bénéficier de ce droit se tourneront vers les organismes de formation professionnelle pour avoir la garantie d’un service de qualité.

Lancer et développer un organisme de formation agréé ne s’improvise pas. Un certain nombre de règles doivent être respectées et notamment la rédaction d’un document incontournable : les conditions générales de vente (CGV)

Maître Justine Ouazan-Bouhours, fait le point dans cet article sur l’importance de ne pas négliger la rédaction des CGV. 

1/ RAPPEL : QU’EST-CE QU’UN ORGANISME DE FORMATION ?

 

Un organisme de formation est une personne physique ou morale, qui propose des prestations de formation professionnelle continue à destination des salariés d’une société où de particuliers directement, tel que défini par le Code de travail (Article L6351-1).

La notion de formation professionnelle regroupe les activités visées à l’article L. 6313-1 du Code du travail, à savoir :

  • les actions de formation ;
  • les bilans de compétences ;
  • les actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience (VAE) ;
  • les actions de formation par apprentissage.  

Les organismes de formation peuvent opérer sous différents statuts : micro-entrepreneurs, associations, sociétés commerciales, structures de droit public, entreprises individuelles…

 

2/ ORGANISME DE FORMATION : UNE ACTIVITÉ RÉGLEMENTÉE

 

Les organismes de formation doivent respecter plusieurs obligations, visées dans la sixième partie du Code du travail, qui peuvent être regroupées sous les catégories suivantes :

  • La déclaration d’activité : l’organisme devra faire l’objet d’un enregistrement obligatoire auprès du Préfet de région compétent, via les services des DREETS (avant le premier avril 2021 cet enregistrement devait être effectuée auprès des DIRECCTE), et ce dans les trois mois suivant la conclusion de la première convention de formation ou du premier contrat de formation. Pour cela il faut déclarer son activité via l’envoi du formulaire CERFA N° 10782 et des pièces justificatives demandés, l’organisme de formation recevra ensuite un numéro d’enregistrement.

  • La certification : pour être référencé sur l’EDOF (espace réservé aux organismes de formation), l’organisme de formation doit être éligible au CPF (Compte Personnel de Formation). En outre, pour être référencé sur le site “Mon compte formation”, l’organisme doit remplir des critères imposés par des outils de certification notamment Qualiopi qui viendra remplacer d’ici la fin de l’année 2021, l’outil Datadock. 

  • La comptabilité : les organismes de formation devra procéder au dépôt obligatoire avant le 30 avril de chaque année d’un document comptable de traçabilité de l'emploi des sommes reçues, avec un bilan pédagogique et financier de l’activité via l’envoi du formulaire cerfa n°10443 (il s’agit d’un point sur l’état financier, le nombre de contrats conclus, le nombre de stagiaires accueillis, la répartition des formations par type) accompagné des pièces justificatives. L’organisme devra également établir ses comptes annuels. Un commissaire aux comptes et d’un suppléant sera obligatoire pour les organismes dépassant, à la fin de l'année civile ou à la clôture de l'exercice, 2 des 3 seuils suivants : 3 salariés en CDI, CA supérieur à 153 000 € HT, total du bilan supérieur à 230 000 €.

  • Le règlement intérieur : à établir par écrit dans les 3 mois suivant le début de l'activité. Le règlement qui est applicable aux stagiaires et apprentis prévoit les mesures applicables en matière de santé, de sécurité et de discipline.

  • Le formalisme contractuel : l’’organisme de formation doit obligatoirement formaliser sa relation avec le client destinataire de la formation, par un contrat de formation lorsque le client est un particulier, ou par une convention de formation lorsque le client est une entreprise.

 

Comme pour tout contrat, le contrat de formation ou la convention de formation devront comporter les mentions suivantes : numéro d’enregistrement de l’organisme de formation, nom ou raison sociale des parties.


Outre ces mentions générales, le contrat de formation et la convention de formation devront faire apparaître des mentions spécifiques.  

Les mentions spécifiques du contrat de formation professionnelle  

 

Le contrat de formation professionnelle devra comporter sous peine de nullité les mentions suivantes, visées à l’article 6353-4 du Code du travail :

« 1° La nature, la durée, le programme et l'objet des actions de formation qu'il prévoit ainsi que les effectifs qu'elles concernent ;

2° Le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare ;

3° Les conditions dans lesquelles la formation est donnée aux stagiaires, notamment les modalités de formation dans le cas des formations réalisées en tout ou en partie à distance, les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre ainsi que les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation ;

4° Les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation prévue par le contrat ;

5° Les modalités de paiement ainsi que les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d'abandon en cours de stage.»

Bon à savoir : le client signataire d’un contrat de formation bénéficie d’un délai de 10 jours après la signature pour se rétracter (article 6353-5 du Code du travail), avant lequel aucune somme ne peut lui être demandée. A expiration du délai, 30% du prix total pourront être réclamés, le reste étant à verser par échelons (article 6353-6 du Code du travail).

Attention, si le contrat est conclu à distance, c’est un délai de rétractation de 14 jours qui s’appliquera en vertu du code de la consommation. 

Attention, le contrat de formation doit obligatoirement être conclu avant inscription définitive du client et avant tout règlement.


Les mentions spécifiques de la convention de formation

 

Le contenu de la convention de formation est quant à lui fixé par décret, à savoir :

« 1° L'intitulé, l'objectif et le contenu de l'action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l'action ;

2° Le prix de l'action et les modalités de règlement » (Décret n° 2018-1341 du 28 décembre 2018 relatif aux actions de formation et aux modalités de conventionnement des actions de développement des compétences).»

La convention de formation pourra contenir en outre les mêmes mentions que le contrat de formation et pourra prendre la forme d’un bon de commande ou d’une facture.

Enfin, comme toute relation de vente ou prestation de services, les organismes de formation devront prévoir la rédaction de CGV (CGPS), qui viennent en complément du contrat ou de la convention conclus.

 

3/ QU’ENTEND-ON PAR CGV ? QUEL EST LEUR RÔLE ?

 

Les CGV comportent l’ensemble des informations contractuelles relatives à la prestation fournie par l’organisme de formation. Elles permettent à l’organisme de formation d’établir par écrit le cadre fixe et général des relations contractuelles qui aura vocation à s’appliquer à l’ensemble de ses clients et pour toutes les formations proposées tandis que le contrat de formation ou la convention de formation comportent les clauses particulières, adaptées à chaque client (prix, mode de formation, qualifications…) et à chaque type de formation.

Une fois signées par le client il y aura lieu de considérer que l’ensemble des informations pertinentes ont été fournies et que le client a donné son consentement de manière éclairée.

Les CGV ont ainsi un rôle protecteur car elles préviendront les risques de contentieux : un client parfaitement informé pourra difficilement élever une contestation devant un tribunal.


4/ SONT-ELLES OBLIGATOIRES ? OU DOIVENT-ELLES FIGURER ?

 

Les CGV sont obligatoires dès lors que la prestation est à destination d’un consommateur, conformément à l’article 441-1 du Code de commerce, en l’occurrence lorsque le client n’est pas un professionnel dans le domaine de la formation professionnelle.

Toutefois, même dans le cadre d’une relation entre professionnels, il est plus que recommandé de rédiger des CGV pour la simple et bonne raison que le client professionnel est en droit de les réclamer. Dans ce cas, l’organisme de formation devra être en mesure de les lui fournir. 

Pour être applicables, les CGV doivent être communiquées au client par écrit, dans un langage compréhensible et lisible, puis signées.


5/ COMMENT RÉDIGER DES CGV APPLICABLES À DES ORGANISMES DE FORMATION ?

 

Les CGV doivent contenir certaines mentions sans lesquelles elles seraient privées d’utilité, à savoir :

  • les informations relatives aux offres proposées par l’organisme de formation ;
  • les modalités d’inscription ;
  • les méthodes de formation (durée, présentiel ou à distance, outils…) ;
  • les conditions de paiement et de prise en charge du financement par des tiers ;
  • les conditions d’annulation ;
  • les règles applicables en cas de litige.

 

Il est également recommandé de prévoir une clause relative aux droits de propriété intellectuelle protégeant les documents de travail transmis par l’organisme et une clause sur le traitement des données personnelles collectées, conformément à la loi informatique et liberté.


6/ QUEL TYPE DE CGV POUR QUEL CONTRAT ?  

 

Les CGV ne varient pas selon le type de contrat, au contraire elles ont vocation à s’appliquer quel que soit le client ou le type de formation choisie.

Pour se faire, les CGV pourront différencier sous certains titres, quand c’est adapté, deux sous-paragraphes, selon que le client est une personne morale ou une personne physique.

Par exemple, seul le client personne physique bénéficie d’un délai de rétractation de 10 jours après signature du contrat (14 jours si le contrat est conclu à distance). Ainsi, sous le titre des CGV relatif aux modalités d’annulation, le paragraphe applicable aux personnes physiques précisera les conditions d’annulation après expiration du délai de rétractation par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette précision ne figurera pas dans le paragraphe relatif aux personnes morales

 

7/ SE FAIRE ACCOMPAGNER PAR UN PROFESSIONNEL POUR ÉVITER LES ERREURS ET RISQUES FRÉQUENTS

 

Comme pour la rédaction de tout document destiné à encadrer une relation juridique, il est capital d’adapter les conditions générales de vente aux besoins de l’organisme de formation. Des CGV non adaptées n’offriront pas la protection recherchée par l’organisme de formation.  

Des CGV mal rédigées peuvent d’ailleurs entraîner un préjudice pour l’organisme de formation dans le cas où la rédaction de certaines clauses se révèlerait abusive. Les tribunaux se montrent particulièrement attentifs à la présence de clauses abusives car en pratique les CGV sont rarement négociées.

Par ailleurs, pour être valides, les CGV doivent être rédigées de façon lisible et compréhensible. Ces critères étant subjectifs, seul un professionnel au courant des tendances de jurisprudence à ce sujet pourra valablement orienter l’organisme de formation.

Il est donc indispensable de se faire accompagner pour la rédaction des CGV.

Enfin, le conseil juridique pourra apporter son expérience en matière de gestion des contentieux et saura anticiper les difficultés pouvant survenir en cas de litige.

Me Justine Ouazan-Bouhours

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Me Justine Ouazan-Bouhours

Après avoir exercé plusieurs années au sein de cabinets anglo-saxon (Freshfields Bruckhaus Deringer) et français (Altana) de premier plan en conseil et contentieux des affaires, ainsi que dans un cabinet parisien ayant une expertise reconnue en droit immobilier, j'ai crée ma propre structure. Mon cabinet intervient dans trois domaines principaux : conseil et contentieux des affaires, droit immobilier et de la construction et droit du tourisme. Compétence, réactivité, pragmatisme, rigueur et transparence, sont les valeurs du cabinet dont l’objectif est de répondre au mieux aux attentes de ses clients.

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