Combien de temps garder les documents d’une entreprise fermée ? 

A la fermeture d’une entreprise, de nombreuses questions se posent. Et notamment en ce qui concerne les documents relatifs à l’activité de l’entreprise : faut-il les conserver ? Et si oui, pendant combien de temps ? Dans cet article, nous aborderons le sujet de la conservation des documents appartenant à une entreprise ayant cessé son activité, qu’il s’agisse de la durée légale de conservation, des sanctions encourues en cas de non-respect de l’obligation de conservation, ou encore du devenir des documents d’entreprise périmés. 

Toute entreprise se doit de conserver les documents produits ou reçus dans l’exercice de son activité, pendant une durée minimale qui varie selon la nature des documents. En effet, des contrôles administratifs et/ou fiscaux peuvent survenir à tout moment, et il est important de pouvoir apporter des éléments de preuve en cas de contentieux. Mais qu’en est-il de cette obligation légale lorsque l’entreprise est en difficulté et risque de bientôt cesser son activité ? Combien de temps faut-il garder les papiers d’une entreprise fermée ? Toutes nos explications dans cet article. 

Pourquoi les documents d’entreprise doivent-ils être conservés ? 

Une entreprise a l’obligation de conserver les documents essentiels à son activité, que ce soit au cours de sa vie sociale ou après sa fermeture. Les raisons en sont multiples : 

• ces documents serviront d’élément de preuve en cas de vérification ou de contrôle de l’administration (Inspection du travail, service des impôts, URSSAF…), mais aussi en cas de litige avec un client et/ou un fournisseur ;
• ils permettent de prouver l’existence éventuelle d’un droit ou d’une obligation ;
• ils permettent de conserver l’historique et les données clés de l’activité de l’entreprise, que ce soit à titre d’archivage ou de protection en cas de contentieux. 

Les documents d’entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale. 

A titre d’exemple, les contrats ou conventions conclus dans le cadre d’une relation commerciale doivent être conservés pendant 5 ans au moins, et les polices d’assurance doivent être conservés pendant 2 ans au moins à partir de la résiliation du contrat. 

Il est important que la nature du document, la date, le montant de l’opération, et l’identification éventuelle du client ou du fournisseur figurent de manière claire sur le document. 

Mais qu’en est-il de cette obligation de conservation lorsque l’entreprise est fermée ?

Les durées légales de conservation des documents pour une entreprise fermée 

Tout entrepreneur qui fait face à des difficultés ou qui envisage volontairement de fermer son entreprise se pose certainement la question suivante : combien de temps garder les papiers d’une entreprise fermée ? 

L’obligation de conservation des documents d’entreprise ne s’arrête pas, en réalité, avec la fermeture de l’entreprise. Ainsi, les durées minimales de conservation des documents ont cours même lorsque l’entreprise n’existe plus : à sa fermeture, l’obligation d’archivage des papiers se poursuit. Mais quelles sont les durées légales de conservation des documents d’entreprise ? 

Les documents commerciaux (exemples : contrats, documents établis pour le transport de marchandises...) doivent être conservés pendant 5 ans. 

Les documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les bons de commande ou les bons de livraison doivent être conservés pendant 10 ans.

Les documents et pièces comptables (livres, registres…) doivent être conservés pendant 10 ans. 

Les documents fiscaux (“livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration” selon la définition de l’article L102B du Livre des procédures fiscales) doivent être conservés pendant 6 ans. 

Quant aux documents sociaux, leur durée de conservation varie selon leur nature. Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de l’entreprise, tandis que les documents relatifs à la vie de la société (feuilles de présence, rapports du conseil d’administration, convocations, etc) ont une durée de conservation de 3 ans. Enfin, les documents RH comme les bulletins de paie, le registre unique du personnel et les contrats de travail doivent être conservés pendant 5 ans. 

Quels sont les risques de sanctions en cas de non conservation des papiers ? 

En cas de non conservation des papiers de l’entreprise, l’entrepreneur ne risque pas seulement des sanctions. Il risque également de se retrouver sans preuves en cas de litige avec un client ou un fournisseur, ou dans le cas où une administration lui réclamerait la fourniture d’un document. 

Mais il encourt également une amende : ainsi, l’article 1734 du Code général des impôts dispose que “le refus de communication des documents et renseignements demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l'application d'une amende de 10 000 €. Cette amende s'applique pour chaque demande, dès lors que tout ou partie des documents ou renseignements sollicités ne sont pas communiqués.”

Que faire des documents d’entreprise à jeter ?

Vous l’avez compris : il est essentiel de conserver les documents ayant trait à la vie de l’entreprise pendant les durées minimales prescrites par la loi. Mais une fois que le délai a expiré, que faire de ces documents ? 

Il est possible de recourir à un archivage externalisé, ou bien de conserver vos documents périmés dans un fichier électronique dédié. Mais vous pouvez également recourir à la destruction d’archives si vous ne souhaitez pas conserver vos documents au-delà de la durée légale. Dans ce cas, il est possible de faire appel à une entreprise spécialisée, dont l’activité consiste à broyer les documents périmés de manière sécurisée, et éventuellement à les recycler ensuite. La destruction des documents d’entreprise doit être effectuée de manière régulière, au moins une fois par an, ce qui vous permettra de suivre le flux de vos documents d’entreprise et de vous organiser en conséquence.