Comment récupérer les frais engagés avant la création d'entreprise

Création de société : récupérer les dépenses faites pendant la période de formation

Sofia El Allaki Diplômée d'un Master II en Droit des affaires Relu par Pierre-Florian Dumez, Diplômé en droit

Mise à jour : 25 mai 2023

Lecture : 2 min

Il n'existe pas de réglementation précise autour de la période de formation d’une société. Une fois immatriculée, cet état cesse.

Durant la période de formation de votre société, vous allez être amené à engager des dépenses pour votre future société.

C'est le cas de la réalisation de certains documents de communications (cartes de visite...), frais de déplacement, frais de création de votre société (ainsi vous pouvez déduire les frais de création de votre SCI ou de votre SAS par exemple), les frais de greffe, etc.

Une fois immatriculée, vous pourrez récupérer ces dépenses effectuées pour le compte de votre société et l'ajouter in fine à la charge de votre société.

SOMMAIRE :

1. Qu’est-ce que la période de formation ?

La période de formation est le délai qui sépare l’idée de la création de l’entreprise à l’immatriculation de celle-ci. En général, il est recommandé de ne pas dépasser les six mois afin que la productivité ne soit pas atteinte et que l’entreprise entre en opération dans un délai plutôt raisonnable.

Durant la période de formation de la société, les entrepreneurs se chargent d’accomplir toutes les formalités liées à sa création. Signature du bail commercial, achat de matériel, actes d’exploitation sont autant d’opérations auxquelles il faudra procéder avant l’immatriculation de l’entreprise.

2. Quelles dépenses sont éligibles à un remboursement ?

Les frais engendrés par la création de l’entreprise sont acquittés antérieurement par les dirigeants et/ou les associés de la future société. En effet, tant que les formalités n’ont pas été accomplies pour la création de la personne morale, il n’est pas possible d’ouvrir un compte bancaire au nom de l’entreprise. Au total, on distingue trois catégories de dépenses pouvant être engendrées avant la création de la société :

Les dépenses professionnelles à caractère de charge à l’instar des fournitures et de la police d’assurance, entre autres
Les dépenses professionnelles à caractère d’immobilisation : elles servent à investir dans le matériel technique et de transport, ou encore les logiciels informatiques
Les dépenses professionnelles liées au futur emplacement de l’entreprise (travaux, dépôt de garantie, etc.)

3. Les modalités de remboursement

Ces dépenses sont remboursables si elles respectent un certain nombre de conditions. Il s’agit des suivantes :

Les dépenses doivent être directement liées au démarrage de l’activité de l’entreprise
Des justificatifs doivent être présentés pour chacune des dépenses pour lesquelles les dirigeants ou associés prétendent au remboursement. Ces justificatifs doivent faire figurer le nom de la future entreprise
Les justificatifs et autres actes indiquent clairement que la société est en formation
La date de la facture ne dépasse pas un délai de six mois avant la création de la personne morale

Par ailleurs, une clause spécifique doit prévoir le remboursement des dépenses dans les statuts de l’entreprise ou en assemblée générale de constitution. Aussi, une liste des dépenses et des engagements pris pour le compte de l’entreprise en cours de formation viendra annexer les statuts ou le procès-verbal de l’assemblée de constitution.

Le remboursement des dépenses engagées avant la création de l’entreprise peut avoir lieu à tout moment, dès lors que le capital social est débloqué par la banque. Il peut aussi être effectué beaucoup plus tard, voire ne jamais être effectué et, à la place, être ajouté au capital social.

Enfin, il est important de souligner que si aucune facture n’a été émise au nom de l’entreprise, ou si elles n’ont pas été conservées, il est possible de refacturer les frais à l’entreprise suite à sa création. Néanmoins, dans ce cas, la TVA n’est pas récupérable.

Ce que cela implique au niveau comptable

D’un point de vue comptable, les dépenses liées à la création de l’entreprise et remboursées par la suite sont inscrites au crédit du courant de l’associé. Elles peuvent aussi être inscrites au crédit du compte de l’exploitant individuel de l’entreprise.

D’une manière générale, il est plutôt conseillé de répertorier toutes les dépenses liées à la formation de la société dans un tableau, en prenant le soin de décomposer le montant hors tarxe et le montant de la TVA. A noter que si la TVA n’est pas mentionnée sur la facture, elle ne peut être remboursée par l’administration.

Ce que cela implique au niveau fiscal

D’un point de vue fiscal, les dépenses liées à la période de formation de la société sont déductibles du bénéfice de celle-ci. Par conséquent, elles réduisent l’impôt sur les sociétés durant la première année ou les années suivantes.

Comment récupérer les dépenses liées à la période de formation de la société ?

La procédure de remboursement n’a rien de plus simple. En effet, il suffit d’effectuer un virement à partir du compte courant de l’entreprise, et d’en répertorier le montant dans le cahier de comptes de l’exercice fiscal en cours.

Il est donc très important d’anticiper si vous envisagez le remboursement des dépenses liées à la période de formation de la société. Lors de la rédaction des statuts ou du dressage du procès-verbal de l’assemblée générale de constitution, pensez à solliciter un avocat afin de faire valoir cette clause tout en respectant les conditions imposées par l’administration. De cette manière, vous pourrez procéder au reversement des montants sans objection possible, à condition toutefois de respecter toutes les modalités entourant les frais de création de votre société.

4. Conclusion : les points à retenir

✍️ En résumé

Durant la période de formation de la société (qui précède son immatriculation), le dirigeant est amené à faire des dépenses pour le compte de sa future société (frais de création, achat de matériel, etc.)
Après immatriculation, il est possible de faire peser ces dépenses sur la société : on parle de reprises des frais engagés pour le compte de la société.
Ces frais doivent répondre à certaines conditions : être réalisés pour le démarrage de la société, indiqués que la société est en cours de formation, etc.