Société en formation : se faire rembourser les frais engagés

Une société devient une personne morale lorsqu’elle a été immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés. Mais avant que la société ne soit immatriculée, il existe une période dite « de formation » de la société. Cette période est celle comprise entre le moment où les associés décident de former la société (cette date correspond souvent à la date de la signature des statuts) et l'immatriculation au RCS de celle-ci. Or, en pratique, il est parfois nécessaire d'agir comme si la société existait pour qu’elle puisse conclure des contrats pendant cette période.

Pour répondre à ce problème, la loi a prévu la possibilité pour la société de reprendre les actes établis par la société en cours de formation.

Grâce à cette reprise, les associés qui ont effectué des dépenses pendant la période de formation, pourront se faire rembourser par la société (dès que celle ci sera immatriculée).

Après avoir lu la 1^ère partie de cet article, vous saurez quelles sont les personnes qui peuvent engager la société avant qu’elle ne soit constituée et les actes concernés par cette procédure spéciale.

Qui est susceptible de prendre des engagements pour le compte de la société en cours de formation ?

Ce sont les fondateurs et les dirigeants sociaux (lorsqu’ils n’ont pas la qualité de fondateurs) qui détiennent ce pouvoir en vertu de leurs mandats sociaux.

Toutefois, les fondateurs, associés peuvent déléguer cette capacité à l'un des salariés par exemple de la société en cours de formation si ces derniers ont été chargés expressément d'effectuer certaines opérations de constitution. Dans ce cas, l'engagement est pris en vertu d'un mandat exprès ou tacite et ce sont les fondateurs ou dirigeants qui sont censés s'être engagés en tant que mandants au nom de la société.

Quels sont les actes susceptibles d’être repris ?

Tous les actes nécessaires à la création et à la préparation de l’activité de la société seront repris. Ainsi à titre d’exemple, la conclusion d'un bail commercial, l’achat de matériel, la conclusion d’un contrat de travail, l’ouverture d’un compte bancaire ou encore la conclusion d’un contrat avec un fournisseur seront repris (si la procédure de reprise décrite ci-après est respectée !).

Quel est le sort des actes conclus pour le compte de la société en cours de formation ?

Les personnes qui ont agi au nom d'une société en cours de formation, c'est à dire qui de la société n'était pas encore immatriculée, sont tenues solidairement et indéfiniment responsables des actes accomplis, à moins que la société ne reprenne les engagements souscrits.

Si les engagements ne sont pas repris,  les personnes qui ont agi au nom de la société en cours de formation seront personnellement responsables des actes conclus.

Les personnes et les actes susceptibles d’être repris, il convient de voir la procédure à suivre que cette reprise ait lieu.

3 cas de figures doivent être envisagés :

1. la reprise des actes avant la signature des statuts
2. la reprise des actes après la signature des statuts mais avant l’immatriculation de la société
3. la reprise des actes après l’immatriculation de la société

Découvrez les procédures à suivre selon le moment qui vous concerne.

Comment a lieu la reprise des actes conclus avant la signature des statuts ?

Les actes conclus antérieurement à la signature des statuts sont repris automatiquement par la société sous réserve :

• d’avoir été contractés pour le compte de la société (et ceci doit être précisé dans les contrats !)
• de figurer sur un état annexé aux statuts de société au moment de leur signature ou sur une liste incluse dans les statuts eux-mêmes (cet état décrit pour chaque acte l'engagement qui en résulte pour la société)

Sous réserve d'immatriculation, la signature des statuts et de l'état annexé emporte reprise de ces engagements par la société.

Comment a lieu la reprise des actes conclus postérieurement à la signature des statuts ?

Les associés peuvent, par une clause des statuts qu'ils signent ou par un acte séparé, donner mandat à l'un ou plusieurs d'entre eux (ou au dirigeant non associé) afin de prendre des engagements pour le compte de la société alors que celle-ci n'est pas encore immatriculée.

Ce mandat doit déterminer et préciser les modalités de ces engagements. Le mandat précisera notamment la nature, les modalités et le montant approximatif ou maximum des actes en question.

Sous réserve que le mandat respecte ces conditions, ces actes seront automatiquement repris par la société du seul fait de son immatriculation.

Comment a lieu la reprise des actes conclus postérieurement à l'immatriculation de la société ?

Les actes souscrits pour le compte de la société société en cours de formation et qui ne figurent pas sur l'état annexé aux statuts ou sur le mandat les déterminant, ne sont repris par la société que si les associés prennent cette décision à la majorité.

Quelle est la modalité formelle à respecter pour les actes soient repris ?

En plus de ces trois procédures, il convient de rappeler qu’il faut mentionner dans tous les actes conclus avant que la société ne soit immatriculée les mots "société en formation" ou "société en cours de formation".

En effet, la jurisprudence est très sévère sur ce point : signer un contrat au nom de "la SAS X", avant son immatriculation, c’est signer un contrat nul. En revanche, signer un contrat au nom de "la SAS en formation X", c’est respecter les conditions posées par le code de commerce et cela engendre la reprise du contrat.

Une fois ces modalités respectées, comment ça se passe comptablement ?

Il est indispensable de conserver tous les justificatifs de dépenses (factures). Vous retranscrirez ensuite  ces dépenses en charges dans le compte courant de la société.

Pour vous faire rembourser, il vous suffit de vous faire un virement via le compte courant (si celui ci n’est pas négatif et ne le devient pas suite à ce transfert !) et de passer l’écriture comptable correspondant au montant de la diminution  du compte courant.