Télétravail : mise en place et obligations de l’employeur vis-à-vis des salariés

Vous souhaitez instaurer le télétravail au sein de votre entreprise ? Avant de donner l’autorisation à vos salariés de télétravailler, vous devez anticiper les nouvelles obligations juridiques, fiscales et sociales que ce mode d’exercice de l’emploi occasionne, pour éviter que le télétravail ne devienne une source de litiges…

Télétravail : que dit la loi ? 

La loi définit le télétravail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Cette définition légale nécessite des précisions :

• il s’agit d’une organisation du travail qui est effectué hors des locaux de l’employeur : cela signifie qu’un salarié n’est pas, par principe, tenu de télétravailler de chez lui ; il peut, par exemple, se rendre dans un « télécentre » (c’est une sorte d’espace de coworking pour les télétravailleurs) ; bien sûr, en pratique, la plupart des télétravailleurs travaillent de leurs domiciles ;
• c’est un travail effectué de façon volontaire : cela signifie que le salarié doit être d’accord pour télétravailler (des exceptions existent : le télétravail peut, par exemple, être imposé en période d’épidémie, comme c’est le cas lors de la crise sanitaire liée au coronavirus) ;
• le télétravail se fait en utilisant les technologies de l’information et de la communication : en clair, il s’agit d’ordinateurs et de téléphones portables.

En outre, sachez qu’il existe, en pratique, 2 formes de télétravail :

•  le télétravail dit « régulier » qui permet d'avoir une régularité dans l'emploi du temps ;
•  le télétravail dit « occasionnel » qui permet, dans des circonstances exceptionnelles (épidémie de la covid-19, par exemple) de mettre en place ce dispositif.

Enfin, sachez que les règles du télétravail sont encadrées par un accord national interprofessionnel (ANI) datant de 2005, mis à jour en 2017 et en 2020. Retenez que la dernière actualisation, occasionnée par la crise sanitaire liée à la covid-19, envisage notamment les nouvelles problématiques suivantes :

•   l’adaptation des pratiques managériales au télétravail ;
•   la formation des managers ;
•   la nécessité du maintien du lien social et la prévention de l’isolement.
  
  

Les avantages et les inconvénients du télétravail à anticiper 

Le télétravail permet également, surtout en cette période de crise sanitaire liée à la covid-19, de réduire les risques d’apparition de « cluster » dans l’entreprise et donc d’arrêts de travail. Dans cette situation sanitaire particulière, cela permet également à l’entreprise d’éviter de mettre les salariés au chômage partiel.

Le télétravail peut également présenter des inconvénients : par exemple, le salarié peut avoir tendance à plus travailler en dehors de ses heures de travail ou à souffrir d’un manque de lien social. De son côté, l’employeur peut rencontrer des problématiques de contrôle du suivi des tâches effectuées par les salariées, rencontrer des difficultés de management (le management présentiel étant différent du management à distance). Plus simplement, le télétravail peut aussi imposer à l’employeur de réaliser des investissements importants dans des outils informatiques pour permettre à ses salariés de télétravailler dans de bonnes conditions.

Télétravail : quels sont les salariés concernés ?

Bien sûr, en pratique, cela n’est pas le cas : certains profils de postes, par nature, empêchent la mise en place du télétravail.

C’est pourquoi un employeur peut tout à fait mettre en place le télétravail pour une partie seulement de son personnel. Dans une telle hypothèse, l’employeur doit motiver son refus d’accorder le télétravail à certains de ses salariés.

L’employeur doit également motiver sa décision de refus lorsqu’elle concerne :

•  une demande de recours au télétravail formulée par un travailleur handicapé ou un proche aidant ;

•  un salarié qui occupe un poste permettant de bénéficier du télétravail (c’est le cas par exemple lorsque le domicile du salarié ne lui permet pas d’exercer en télétravail (pas de connexion internet) ou encore si le poste du salarié nécessite le maniement de données confidentielles rendant l’exercice en télétravail trop peu sécurisant…).

Comment formaliser la mise en œuvre du télétravail ?

En l'absence d'accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir au télétravail, ils doivent formaliser leur accord par tout moyen.

Dans toutes les situations (accord collectif, charte, accord par tout moyen), le document mettant en place le télétravail doit comporter les informations suivantes :

• les conditions de passage en télétravail, en particulier en cas d'épisode de pollution, et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
• les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;
• les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
• la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;
• les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail.

Lors de la mise en œuvre du télétravail, il est possible de prévoir une sorte de « période d’essai », à l’issue de laquelle l’employeur peut mettre fin au télétravail, si sa pratique ne se révèle pas concluante. Il est également possible d’insérer une clause permettant au salarié ou à l’employeur de mettre fin au télétravail dans des circonstances précises et encadrées.
D’une manière générale, la mise en œuvre du télétravail va faire apparaître des questions qui vont varier selon les entreprises. Il faut donc faire attention : le document formalisant la mise en place du télétravail doit être adapté aux spécificités de l’entreprise. Pour les identifier et les analyser correctement, il est recommandé de faire appel à votre avocat qui sera le plus à même de répondre à vos interrogations et de vous accompagner.

Le point sur les frais de télétravail

Les frais engagés par le télétravailleur sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi qui peuvent être exclues de l’assiette des cotisations dues par l’employeur.

3 catégories de frais peuvent être identifiées :

• les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
• les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
• les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.

A ce propos, sachez que l’URSSAF a édité un tableau récapitulant ces frais.  

Télétravail : quelles sont les obligations de l’employeur ?

L'employeur est tenu à l'égard du salarié en télétravail :

• d'informer le salarié de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions ;
• de lui donner priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles et de porter à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature ;
• d'organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail.

Il doit également veiller à s’assurer de la sécurité et du respect des données personnelles, protégées par la réglementation générale sur la protection des données (RGPD). Pour rappel, le RGPD protège les données à caractère personnel depuis le 25 mai 2018 et prévoit de lourdes sanctions en cas d’infractions : amende pouvant aller jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise ou jusqu’à 20 millions d'euros. Pour éviter tout risque, il peut être opportun de faire appel aux services d’un avocat spécialisé en la matière.

Télétravail : quels sont les droits du salarié ?

Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles, la mise en place du télétravail peut être imposée au salarié. C’est le cas, par exemple, face à une menace d'épidémie (comme la covid-19), ou en cas de force majeure.

Si un employeur ne peut pas imposer le télétravail à un salarié, l’inverse est vrai également. Par conséquent, si un salarié décide de télétravailler sans l’accord de son employeur, il ne peut pas réclamer le remboursement des frais liés au télétravail. En outre, l’employeur garde toujours la possibilité de refuser le télétravail à son salarié à condition de motiver cette décision. 

Ensuite, sachez que le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise, comme par exemple :

•   accès à la formation ;
•   respect de la vie privée ;
•   droit à la déconnexion ;
•   santé et sécurité au travail ;
•   accès aux activités sociales de l'entreprise, aux informations syndicales, aux avantages sociaux (titres-restaurant, chèques vacances, etc.).
  
  

De plus, sachez que l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail.

Enfin, sachez que le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail, dès lors que ce poste correspond à ses qualifications et compétences professionnelles. Son employeur est tenu, d’ailleurs, de porter à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature.

Télétravail : le contrôle du télétravailleur

A titre d’exemple, la Cnil considère comme invasifs :

• la surveillance constante au moyen de dispositifs vidéo (webcam) ou audio (demande faite par l’employeur de se mettre en visio tout le long du temps de travail pour s’assurer de la présence du salarié derrière son écran) ;
• partage permanent de l’écran et/ou utilisation de « keyloggers », logiciels permettant d’enregistrer l’ensemble des frappes au clavier effectuées par le salarié sur son ordinateur.

En outre, la mise en place du système de contrôle nécessite la mise en œuvre de consultations préalables obligatoires (et notamment la consultation des représentants du personnel, le cas échéant).

Télétravail : protéger les salariés des risques psycho-sociaux

A ce propos, sachez que le Ministère du Travail a mis en place un numéro vert (gratuit) pour l’écoute, le soutien et le conseil des télétravailleurs des TPE et PME, qui ne disposent pas de ressources pour l’accompagnement psychologique de leurs salariés : 0 800 13 00 00. Ce numéro est un service téléphonique anonyme, gratuit et ouvert 24h/24, 7 jour/7, qui mobilise des psychologues à l’écoute des télétravailleurs.

En outre, dans le cadre de son obligation de sécurité, l’employeur doit prendre des mesures de préventions adaptées pour maintenir les liens entre les équipes (comme des visioconférences, par exemple).

Si ces mesures ne suffisent pas à préserver la santé du salarié, l’employeur peut autoriser le salarié à se rendre sur son lieu de travail, le cas échéant seulement certains jours. Cette autorisation peut être subordonnée à l’accord du médecin du travail.

Le télétravail et la covid-19

Sachez que le Gouvernement a créé un dispositif d’accompagnement des TPE-PME pour qu’elles puissent mettre en place le télétravail dans de bonnes conditions. 

Concernant les allocations forfaitaires, elles seront exonérées dans la limite de 2,5 € par jour de télétravail, soit une exonération de 50 € pour un mois comprenant 20 jours de télétravail, dans la limite annuelle de 550 €.

Concrètement, il appartient à l'employeur d'identifier ces allocations dans les informations qu'ils transmettent à l'administration fiscale. Le montant du revenu imposable pré-rempli sur la déclaration de revenus ne devrait pas, en principe, inclure de telles allocations. Le salarié pourra s'en assurer au moment de déclarer ses revenus 2020, en vérifiant les montants pré-remplis par rapport à :

•   ses bulletins de paie ;
•   l'attestation fiscale annuelle délivrée par son employeur.

Pour les salariés ayant opté pour la déduction en frais réels, les frais engagés liés à leur activité professionnelle en télétravail pourront être déduits à hauteur des montants précités. Le contribuable conserve, alors, la possibilité de les déduire pour leur montant exact si cela est plus favorable.

Notez que cette exonération doit encore faire l’objet de précisions sur la nature et le montant de déduction des frais liés au télétravail, en particulier des frais liés à l’usage professionnel d’un local privé. N’hésitez pas à prendre contact avec votre conseil pour en savoir plus.

Vous l’aurez compris, la mise en place du télétravail ne s’improvise pas et peut avoir de multiples impacts que l’employeur est tenu d’anticiper.