Entreprise du BTP : comment faire sa comptabilité ? 

En résumé

• Les entreprises du BTP doivent tenir une comptabilité complète. Elles doivent notamment établir leurs comptes annuels à chaque fin d'exercice. 
• Il est recommandé de confier la gestion comptabilité à un comptable qui connaît les spécificités de ce secteur (comptabilisation des accompates, de la retenue de garantie, du compte de proratata, etc).
• Captain Contrat propose une offre d'accompagnement comptable spécifique pour les entreprises du BTP. 

Quelles sont les obligations comptables d’une entreprise du BTP ?

L’obligation de tenir ses comptes

Une entreprise du BTP (artisan, PME, ou société de construction) a l’obligation de tenir une comptabilité régulière et sincère.

L'obligation de tenir la comptabilité s'impose dès la création de l'entreprise de BTP et non à partir de la première facture. 

Concrètement, cela implique d’enregistrer de manière chronologique l’ensemble des opérations liées à l’activité, aussi bien pour les recettes que pour les dépenses professionnelles : encaissements de chantiers, achats de matériaux, location d’engins, carburant, sous-traitance, salaires, charges sociales, assurances (dont la décennale), etc.

Dans le BTP, la comptabilité doit aussi refléter des particularités fréquentes du secteur, comme :

• les devis, situations de travaux et facturations d’avancement (acompte, situation mensuelle, solde) ;
• les retenues de garantie, pénalités de retard, et avoirs ;
• la gestion des sous-traitants et, selon les cas, les règles de TVA spécifiques applicables au BTP.
  
  

Chaque écriture doit être appuyée par une pièce justificative afin d’assurer la traçabilité des flux financiers et la fiabilité des informations communiquées à l’administration.

Établir les comptes annuels

Les sociétés du BTP doivent établir leurs comptes annuels à la clôture de chaque exercice comptable. Ces comptes annuels réunissent trois documents incontournables :

• Le bilan.
• Le compte de résultat.
• L' annexe comptable.

Le bilan comptable donne une image fidèle de la situation financière de l’entreprise à une date donnée. Il recense notamment :

• À l’actif : engins et outillage, véhicules de chantier, stocks de matériaux, créances clients (factures à encaisser), trésorerie, travaux en cours, etc
• Au passif : emprunts, dettes fournisseurs (matériaux, location), dettes sociales et fiscales, avances et acomptes reçus, retenues de garantie à reverser, etc.
  
  

Dans le BTP, l’établissement du bilan est particulièrement important pour bien gérer les coupures de fin d’exercice (travaux réalisés non encore facturés, factures à établir, charges liées à un chantier à cheval sur deux exercices, provisions éventuelles). Le bilan comptable sert de base aux déclarations obligatoires et permet de piloter la rentabilité par chantier.

Conserver et justifier les pièces comptables

La tenue d’une comptabilité ne se limite pas à l’enregistrement : chaque opération doit pouvoir être justifiée. Une entreprise du BTP doit donc conserver l’ensemble des documents liés à son activité, par exemple :

• devis signés, bons de commande, contrats et avenants ;
• factures d’achats (matériaux, quincaillerie), locations (bennes, engins), sous-traitance ;
• situations de travaux, factures d’acompte et de solde, PV de réception, retenues de garantie ;
• relevés bancaires, justificatifs de frais (carburant, péage, entretien), notes de frais ;
• documents sociaux : contrats de travail, bulletins de paie, déclarations sociales ;
  
  

Ces pièces doivent généralement être conservées pendant dix ans, afin de pouvoir être présentées en cas de contrôle fiscal ou social.

Quelles sont les spécificités de la comptabilité des entreprises du bâtiment ?

La comptabilisation des accomptes

Dans le secteur du BTP, il est fréquent que le client verse un acompte avant ou pendant l’exécution des travaux. Il s’agit d’un versement à valoir sur le prix final, qui permet de financer l’avancement du chantier et de sécuriser la relation contractuelle.

Sur le plan comptable, l’accompte constitue une dette envers le client, enregistrée au crédit du compte 4191 « Clients – Avances et acomptes reçus sur commandes », en contrepartie du compte 512 « Banque ». Lorsque les travaux sont facturés, l’entreprise comptabilise la facture définitive puis impute l’acompte en le soldant : elle débite le compte 4191 et crédite le compte 411 « Clients ». 

La retenue de garantie

La retenue de garantie  permet au maître d'ouvrage de conserver une partie du montant de la facture initiale pendant un an. Il s'agit d'un mécanisme de protection qui permet au donneur d'ordre de s'assurer que les travaux sont correctement effectués. 

La retenue de garantie doit faire l’objet d’un traitement comptable particulier. L’entreprise du BTP doit ainsi faire passer une écriture sur le compte 4117 « Clients – Retenues de garantie ». Lorsque cette somme est restituée, l’entreprise enregistre l’encaissement et annule la créance de retenue de garantie : elle débite le compte 512 « Banque » et crédite le compte 4117 « Clients – Retenues de garantie ».

La comptabilisation du prorata

Lorsque plusieurs entreprises interviennent sur un chantier, elles peuvent mettre en place un compte prorata afin de ventiler les dépenses communes de consommation (eau, électricité, etc). Chaque entreprise paye une partie de ce compte en fonction de plusieurs critères comme le temps de présence sur le chantier et la nature des interventions. 

Sur le plan comptable, le traitement de l’opération dépend de la nature du flux constaté et de la situation exacte. Il peut s’agir d’un appel de fonds (avance), d’une régularisation (quote-part définitive après calcul) ou encore d’une facturation correspondant à des dépenses réellement engagées et justifiées. Chaque situation entraîne un enregistrement comptable différent. 

La TVA multi-taux

Dans le secteur du BTP, une même entreprise peut être amenée à appliquer plusieurs taux de TVA selon la nature des travaux réalisés. Par exemple, des travaux d’entretien ou de rénovation dans un logement achevé depuis plus de deux ans peuvent relever du taux réduit de 10 %, tandis que certains travaux d’amélioration énergétique peuvent bénéficier du taux réduit de 5,5 %.

À l’inverse, des travaux de construction neuve ou des prestations ne répondant pas aux critères de taux réduit restent généralement soumis au taux normal de 20 %.

La TVA multitaux implique un suivi comptable rigoureux. L’entreprise doit être capable de jongler avec ces taux en identifiant correctement le taux applicable à chaque ligne de facture. Une mauvaise affectation du taux peut fausser la comptabilité, entraîner des régularisations et exposer l’entreprise à des risques en cas de contrôle.

Comment tenir la comptabilité d’une entreprise du BTP ?

Structurer sa comptabilité dès le départ

Pour tenir une comptabilité claire, commencez par poser une organisation simple : compte bancaire dédié, outil de facturation/comptabilité, et classement rigoureux des justificatifs. Dans le BTP, il est aussi conseillé de créer un suivi par chantier (dossier client, devis, avenants, situations, factures).

Facturer correctement et suivre les encaissements

La comptabilité d’une entreprise du bâtiment repose beaucoup sur la facturation : devis signés, acomptes, situations de travaux et solde. Il est essentiel de suivre précisément ce qui est facturé, encaissé et ce qui reste à encaisser, afin d’éviter les tensions de trésorerie et les oublis. 

Mettre en place des contrôles réguliers

Mettre en place des contrôles réguliers comme le rapprochement bancaire permet de mieux suivre sa comptabilité et d’éviter de faire des erreurs. Il est aussi conseillé de contrôler chaque mois les factures fournisseurs à payer, les encaissements clients, ainsi que les charges sociales et fiscales à venir, afin d’anticiper les sorties d’argent et sécuriser la trésorerie.

Se faire accompagner par un comptable

Pour éviter les erreurs et rester conforme (TVA, clôture, bilan, déclarations), il est souvent utile de se faire accompagner par un comptable, notamment pour la révision des comptes et la clôture annuelle.

Pourquoi choisir Captain Contrat pour la comptabilité d’une entreprise du BTP ?

Captain Contrat propose un accompagnement comptable spécifique pour les entreprises du BTP. Cette offre combine l’expertise d’un comptable dédié et un logiciel performant pour transmettre vos documents comptables, suivre votre trésorerie et piloter vos chantiers plus sereinement.

Un comptable dédié qui comprend vos besoins

Avec Captain Contrat, vous bénéficiez d’un comptable dédié qui connaît les spécificités du BTP : facturation d’avancement, acomptes, retenues de garantie, sous-traitance, TVA multi-taux,etc.

Disponible et réactif, votre comptable répond à vos questions et vous aide à anticiper vos échéances.

Votre comptable dédié :

• Établit votre bilan en fin d’exercice, ainsi que l’ensemble des comptes annuels obligatoires, en veillant à la fiabilité des chiffres et au respect des délais.
• Répond à toutes vos questions liées à votre statut, à vos charges et à votre rémunération.
• Gère vos déclarations fiscales et notamment les déclarations de TVA,
  
  

Cet accompagnement vous permet de piloter votre entreprise avec une vision plus claire de votre situation financière, de votre rentabilité et de vos besoins de trésorerie.

Un logiciel intuitif pour transmettre tous vos documents comptables

Pour simplifier la gestion quotidienne, Captain Contrat s’appuie sur Pennylane, un logiciel de comptabilité français et leader sur le marché européen. Depuis votre smartphone ou votre ordinateur, ce logiciel vous permet de transmettre en quelques secondes vos pièces comptables.

Le logiciel permet également de centraliser tous vos document comptables au même endroit et de connecter votre compte bancaire pour automatiser le lettrage.