Comptabilité VTC : le guide 2026

En résumé

• Les chauffeurs VTC en société (SASU/EURL) ont l'obligation de tenir un comptabilité complète. 
• Ils doivent notamment établir leurs comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat, etc) à chaque fin d'exercie. 
• Captain Contrat accompagne les chauffeurs VTC dans leur comptabilité grâce à une offre qui combine un logiciel comptable performant et l'expertise d'un comptable dédié. 

La comptabilité est-elle obligatoire pour un chauffeur VTC ?

Chauffeur VTC en auto-entreprise

Les chauffeurs VTC en micro-entreprise (auto-entreprise) n’ont pas l’obligation de tenir une comptabilité complète. Cependant, cela ne signifie pas qu’ils n’ont aucune obligation comptable.

En effet, les micro-entrepreneurs doivent tout de même : 

• Tenir un livre des recettes retraçant chronologiquement toutes les sommes encaissées (date, montant, origine, mode de règlement).
• Conserver l’ensemble des pièces justificatives (factures, relevés de plateforme, notes de frais, etc.) pendant au moins 10 ans.
• Déclarer régulièrement le chiffre d’affaires (mensuellement ou trimestriellement) auprès de l’Urssaf.
• S’acquitter des cotisations sociales et, le cas échéant, du versement libératoire de l’impôt sur le revenu.
• Respecter les obligations fiscales liées à la TVA si les seuils de franchise sont dépassés.
  
  

Chauffeur VTC en société (EURL, SASU, etc)

Les VTC qui exercent en société comme en SASU et en EURL doivent tenir une comptabilité complète

Lorsqu’un chauffeur VTC exerce son activité sous forme de société, les obligations comptables sont plus encadrées et plus strictes que celles applicables en micro-entreprise. La tenue d’une comptabilité complète devient obligatoire, avec un suivi précis des recettes, des dépenses et du résultat de l’entreprise. 

Quelles sont les obligations comptables d’un chauffeur VTC ?

L’obligation de tenir ses comptes

Le chauffeur VTC exerçant en société a l’obligation de tenir une comptabilité régulière et conforme au plan comptable général. 

Cela implique d’enregistrer chronologiquement l’ensemble des opérations financières de l’entreprise, tant pour les recettes que pour les dépenses professionnelles. 

Chaque écriture doit être appuyée par une pièce justificative, conservée au moins 10 ans. Cette tenue de la comptabilité permet d’assurer la traçabilité des flux financiers et la fiabilité des informations transmises à l’administration.

Réaliser un bilan en fin d’exercice

À la clôture de chaque exercice comptable, les VTC soumis à un régime réel d’imposition doivent établir leurs comptes annuels. Cette obligation concerne aussi bien les sociétés que les entrepreneurs individuels relevant d’une comptabilité d’engagement. Les comptes annuels se composent du bilan, du compte de résultat et, le cas échéant, d’une annexe.

Le bilan comptable permet de dresser une photographie fidèle de la situation financière de l’activité à une date donnée. Il recense, à l’actif, l’ensemble des éléments détenus par le VTC (véhicule professionnel, trésorerie) et, au passif, les ressources mobilisées pour financer l’activité (emprunts, charges sociales et fiscales à payer, etc).

L’établissement du bilan conditionne la détermination du résultat fiscal et sert de base aux déclarations fiscales obligatoires. Il constitue également un outil de pilotage pour le  VTC, en lui permettant d’évaluer la rentabilité de son activité, et d’anticiper ses besoins de trésorerie. Il permet également de justifier sa situation financière auprès de partenaires externes (banque, organisme de financement, administration).

Conserver et justifier les pièces comptables

La tenue d’une comptabilité ne se limite pas à l’enregistrement des opérations : chaque écriture doit pouvoir être justifiée par une pièce comptable. Le chauffeur VTC a donc l’obligation de conserver l’ensemble des documents liés à son activité professionnelle (factures d’achats, relevés bancaires, contrats d’assurance, justificatifs de carburant, etc).

Ces pièces doivent être conservées pendant dix ans, afin de pouvoir être présentées en cas de contrôle fiscal ou social. L’absence de justificatifs peut entraîner des redressements fiscaux et, dans certains cas, des pénalités.

L’obligation d’établir une fiche de paie en SASU

En SASU, le dirigeant est assimilé salarié au regard du régime social, dès lors qu’il perçoit une rémunération au titre de son mandat de président. À ce titre, l’entreprise a l’obligation d’établir une fiche de paie pour chaque période de rémunération, au même titre que pour un salarié classique.

La fiche de paie permet de détailler la rémunération brute du président, les cotisations sociales salariales et patronales, ainsi que le montant net versé. Même en l’absence de contrat de travail, ce document est indispensable pour justifier le versement des rémunérations et assurer la conformité des déclarations sociales auprès des organismes compétents.

Compte tenu de la technicité des règles sociales et du risque d’erreurs, il est fortement recommandé de confier l’établissement des fiches de paie à un expert-comptable ou d’utiliser un logiciel de paie adapté. Cela permet de sécuriser la situation sociale de la SASU et d’éviter les redressements en cas de contrôle.

Quelles sont les spécificités de la comptabilité d’un chauffeur VTC ?

La comptabilité d’un chauffeur VTC a une particularité importante : une grande partie du chiffre d’affaires et des justificatifs ne provient pas d’une facturation client par client, mais des plateformes (Uber, Bolt, etc.). Ces plateformes centralisent les paiements, déduisent leurs commissions, puis vous reversent un montant net.

Cela impose une organisation rigoureuse pour reconstituer le chiffre d’affaires réel et sécuriser la TVA.

Spécificité n°1 : le chauffeur VTC doit reconstituer le bon chiffre d’affaires 

En pratique, le chauffeur voit surtout des virements hebdomadaires (montants nets). Or, pour piloter l’activité et respecter les seuils (TVA, micro-entreprise, etc.), il faut s’appuyer sur les relevés de plateformes et distinguer :

• le tarif brut des courses (montant facturé au passager, avant commission) ;
• les commissions et frais de service facturés par la plateforme ;
• les ajustements (annulations, remboursements, compensations) ;
• les primes et incentives proposées par les plateformes ;
• les pourboires (selon leur mode de versement).

   

Certaines plateformes mettent d’ailleurs à disposition un récapitulatif fiscal qui explicite ces notions (ex. “Tarif brut”, “TVA sur transport”, “Prestation de course” facturée par la plateforme).

Spécificité n°2 : le chauffeur applique plusieurs taux de TVA (courses vs commissions de plateformes)

Pour l’activité de transport de voyageurs, le taux réduit de TVA de 10 % s’applique en principe.

En revanche, la facturation des commissions et services de mise en relation par les plateformes répond à une logique différente : il s’agit d’une prestation de service (souvent au taux normal) qui doit être traitée distinctement de la course elle-même.

Autre spécificité fréquente : certaines plateformes sont établies dans un autre État membre de l’UE. Dans ce cas, même si vous êtes en franchise en base de TVA, vous pouvez être tenu :

• de demander un numéro de TVA intracommunautaire, notamment dès lors que vous achetez des prestations de services à un professionnel établi dans l’UE ;
• et d’appliquer les règles d’autoliquidation.

Spécificité n°3 : le véhicule doit être traité comptablement (charges, financement et TVA)

Le véhicule concentre une grande partie des flux financiers (contrat de location, carburant, entretien, pneus, assurance, parking, etc).

En comptabilité, cela implique généralement :

• de qualifier comptablement le véhicule (immobilisation) et son mode de financement (achat, LOA/LLD, emprunt) ;
• de suivre les dépenses par nature (carburant, maintenance, assurance, etc.) ;
• de sécuriser le traitement de la TVA sur l'achat du véhicule et la TVA sur le carburant.

Comment Captain Contrat accompagne les chauffeurs VTC dans leur comptabilité ?

Captain Contrat propose un accompagnement comptable spécifique pour les chauffeurs VTC. Cette offre combine l’expertise d’un comptable dédié et un logiciel performant pour transmettre vos documents comptables et suivre votre trésorerie.

L’objectif est de vous faire gagner du temps et de vous permettre de vous concentrer pleinement sur votre activité

Un comptable dédié et à votre écoute

Avec Captain Contrat, vous bénéficiez de l'accompagnement d'un comptable attitré qui connaît les spécificités de l’activité VTC et vous accompagne tout au long de l’année. Votre comptable, disponible et réactif, est capable de répondre à toutes vos questions et d’anticiper vos obligations.

Votre comptable dédié :

• Répond à toutes vos questions liées à votre statut, à vos charges ou à votre organisation comptable, avec des explications claires et adaptées à votre situation.
• Établit votre bilan en fin d’exercice comptable, ainsi que l’ensemble des comptes annuels obligatoires, en veillant à la fiabilité des chiffres et au respect des délais légaux.
• Gère vos obligations fiscales, notamment les déclarations de TVA, la liasse fiscale et les autres déclarations obligatoires.
  
  

Cet accompagnement s’inscrit dans la durée et vous permet de piloter votre activité avec une vision claire de votre situation financière et sociale.

Un logiciel intuitif pour transmettre tous vos documents comptables

Pour simplifier la gestion quotidienne, Captain Contrat s’appuie sur Pennylane, un logiciel de comptabilité français reconnu pour son ergonomie et ses fonctionnalités avancées. 

Depuis votre smartphone ou votre ordinateur, vous pouvez transmettre en quelques secondes l’ensemble de vos pièces comptables : factures, justificatifs de carburant, frais d’entretien, péages ou assurances. Il suffit de prendre une photo du document pour qu’il soit automatiquement intégré à votre comptabilité.

Pennylane permet également de :

• Centraliser tous vos documents comptables au même endroit ;
• Suivre votre chiffre d’affaires et votre trésorerie en temps réel ;
• Connecter votre compte bancaire professionnel pour automatiser le rapprochement bancaire ;
• Limiter les erreurs grâce à la reconnaissance intelligente des données (montants, dates, TVA).

Cette combinaison entre un outil performant et un accompagnement humain offre aux chauffeurs VTC une solution complète, fiable et parfaitement adaptée aux exigences de leur activité.