La rédaction des CGV est-elle obligatoire ?

La rédaction des conditions générales de vente (CGV) concerne un grand nombre d'entreprises individuelles et de sociétés. L'obligation d'en établir, de les communiquer, et les faire accepter dépend de la nature du client : professionnel (BtoB) ou particulier (BtoC). Dans quel cas est-il obligatoire d'avoir des CGV ? Quand en rédiger est-il facultatif ? Quelle est la procédure à suivre pour modifier des conditions générales de vente (CGV) ? Captain Contrat répond à toutes vos questions !

Qu'est-ce que les CGV ? On vous explique tout

Quel est le rôle des CGV ?

Les CGV constituent l'équivalent d'un contrat de vente d'un produit ou d'un service entre le client et le fournisseur. Elles fixent ainsi le cadre juridique applicable à vos relations commerciales.

Que ce soit dans le cadre de la fourniture d'un produit ou d'un service, les conditions générales de vente (CGV) ont plusieurs utilités : 

• Informer les clients (professionnels et/ou particuliers) sur vos conditions légales de vente avant le passage d'une commande ou la conclusion d'une prestation ;
• Clarifier les relations contractuelles avec vos clients, en BtoB comme en BtoC. Cela permet de réduire au maximum les éventuelles contestations sur les ventes conclues ou sur les services fournis ;
• Faire état de votre politique commerciale ;
• Vous protéger et protéger vos clients en cas de conflit ;
• Préciser les responsabilités, droits et obligations de chaque partie ;
• Constituer la base de la négociation commerciale ;
• Rassurer les clients, en montrant que vous êtes en conformité avec la réglementation.

Est-il obligatoire de rédiger des CGV pour les clients consommateurs ?

Si vos clients sont des particuliers, vous êtes dans l'obligation de leur communiquer vos conditions générales de vente (CGV). Dans le cadre d'une relation BTC, vous êtes tenus par une obligation pré-contractuelle d'information. Vous devez donc transmettre vos CGV à vos clients avant la conclusion du contrat.

Vos CGV peuvent seulement être établies sur un support durable. Vous avez le choix entre un support physique, comme un document papier, ou un support digital, comme un site web. Si vous optez pour la seconde solution, le lien de direction vers les conditions générales doit être accessible sur la totalité des pages. Le plus souvent, il est placé dans le footer (le pied de page).

Vous vous demandez sur quels supports les CGV doivent-elles apparaître ? Vous devez les intégrer sur les documents suivants : 

• Vos documents pré-contractuels ;
• Vos documents contractuels (bons de commande, etc.) ;
• Les autres documents, à l'image des écriteaux, affiches apposées en point de vente, etc.

Comme le prévoit la loi Toubon du 4 août 1994 relative à l’emploi de la langue française, les CGV doivent être rédigés en français si vos clients sont des consommateurs. Ce n'est pas obligatoire entre professionnels, personnes morales de droit privé (françaises ou étrangères), qui ne sont ni consommateurs ni utilisateurs finaux. Dans le cas où vous vendez à l'étranger, il peut être judicieux de traduire vos conditions générales de vente en plusieurs langues.

Est-il obligatoire de rédiger des CGV pour les clients professionnels ?

Si vos clients sont des professionnels, vous n'êtes pas contraint de rédiger des conditions générales de vente (CGV). Cependant, si vos clients vous les demandent pour une activité professionnelle, vous êtes tenu de leur fournir (article L441-1 du Code de commerce). Il est donc vivement conseiller de rédiger des CGV dans tous les cas. 

Tout comme pour des CGV à destination de clients consommateurs, elles doivent être rédigées sur un support considéré comme durable. Si vous le souhaitez, vous pouvez établir des conditions générales de vente différentes en fonction des catégories d'acheteurs : grossistes, détaillants, etc. Les clients faisant partie d'une catégorie ont seulement le droit d'exiger la communication des CGV les concernant.

Comment modifier ses CGV ?

Les CGV sont amenées à évoluer au fil du temps, au gré des changements ayant lieu au sein de votre entreprise. Cela peut être nécessaire si vous lancez un nouveau produit, si vous décidez de modifier les modalités de paiement (paiement unique, abonnement, etc) ou si vous proposez un nouveau mode de livraison. Ces modifications doivent être répercutées au sein des CGV. Il est donc impératif de mettre ses CGV à jour régulièrement. 

Dans certains cas, vous devez informer votre clientèle de la mise à jour de vos CGV. C'est le cas si vous modifiez les termes acceptés par des clients particuliers ou professionnels "en cours". Il peut par exemple s'agir de clients abonnés à l'un de vos services ayant, au moment de la souscription, pris connaissance de CGV différentes.

Comme le prévoit l'article L224-33 du Code de la consommation, la modification des CGV doit être notifiée :

• De façon claire et compréhensible ;
• Sur un support durable ;
• Au minimum un mois avant son entrée en application.

Il convient de préciser la possibilité pour le client, s'il n'accepte pas les nouvelles CGV, de résilier le contrat dans un délai de 4 mois suivant la notification. Le tout, sans frais et sans droit de demander un dédommagement.

Vous n'êtes pas obligé de notifier vos clients de la modification de vos CGV si : 

• Elles sont toutes exclusivement à leur bénéfice ;
• Elles ont un caractère purement administratif, et n'engendrent pas d'impact négatif pour eux ;
• Elles découlent directement de la réglementation applicable.

En résumé

• Les conditions générales de vente (CGV) jouent un rôle clé : sécuriser la relation contractuelle entre le vendeur et ses clients.
• Rédiger des CGV est un passage obligé pour les entreprises ayant une clientèle de particuliers. Leur établissement n'est pas obligatoire pour les entreprises ayant une clientèle de professionnels. Toutefois, s'il en font la demande, des CGV doivent leur être fournies.
• Il est possible de modifier des conditions générales de vente (CGV) si le fonctionnement de l'entreprise évolue. Les clients concernés par les modifications doivent en être informés.