Facture électronique : comment se mettre en conformité ?

L'essentiel de l'article

• La facturation électronique sera mise en place dès le 1er septembre de 2026 pour la réception.
• Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire seront tenues d’émettre des factures électroniques à partir du 1^er septembre 2026.
• Les petites et micro-entreprises émettront obligatoirement des factures électroniques à compter du 1er septembre 2027.
• La facture électronique devra respecter l'un des formats suivants : UBL, CII ou Factur-X (un format mixte composé de données et d'images).
• Les entreprises devront choisir une plateforme agréée pour transmettre leurs factures et leurs données. 

Qu'est-ce que la facture électronique ?

La facture électronique ou e-facture (e-invoicing en anglais) est une facture dématérialisée. 

• Ses données sont structurées pour un traitement informatique automatique, fiable et sécurisé. Les factures électroniques devront être conformes à la norme européenne EN16931. 
• Elle doit comporter des mentions obligatoires et être transmise via une plateforme agréée. 
  
  

Pourquoi une telle réforme ? 

Cette réforme a pour ambition d'améliorer la lutte contre la fraude à la TVA et de simplifier les obligations déclaratives des entreprises, notamment grâce au pré-remplissage des déclarations de TVA. Par ailleurs, la dématérialisation permettant de réduire les coûts, elle vise à renforcer la compétitivité des entreprises. 

Quels avantages pour les entreprises ? 

L'obligation de facturation électronique a été décidée pour plusieurs raisons :

• un système plus fiable : le traitement informatique automatique grâce aux données structurées vise à limiter les erreurs de facturation ;
• une intervention humaine limitée : cette nouvelle règlementation permet de simplifier les démarches administratives ;
• une réduction des coûts liés à la facturation : moins d'interventions humaines, plus d'impression et de stockage des factures en format papier, les entreprises vont réaliser des économies ;
• un traitement de données sécurisé : les factures sont stockées sur des serveurs sécurisés durant 10 ans et la facturation électronique permet une meilleure traçabilité, de son émission à sa réception ;
• un meilleur délai de paiement : la facture électronique permet d'optimiser le pilotage comptable et d'assurer un meilleur suivi des factures pour un plus grand respect des délais de paiement. 

Quel est le calendrier de la facturation électronique ? 

L'article 91 de la loi de finances de 2024 instaure un calendrier pour le passage à la facturation électronique. 

Deux dates sont à retenir pour se mettre en conformité avec la facturation électronique :

• le 1er septembre 2026 : quand les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) sont contraintes d'émettre des factures électroniques, toutes les entreprises doivent pouvoir en recevoir ;
• le 1er septembre 2027 : les petites entreprises et les micro-entreprises seront contraintes d'émettre elles aussi des factures électroniquement. 

 Comment faire des factures électroniques ?

Pour se mettre en conformité, vous devez préparer votre entreprise et former vos équipes afin d'émettre des factures électroniques. 

Les critères de conformité d'une facture électronique 

Le format électronique des factures à respecter sera au choix :

• UBL ;
• CII ;
• Factur-X (un format mixte composé de données et d'images).
  
  

Par ailleurs, pour être en conformité avec la réforme, votre facture électronique devra indiquer les éléments suivants :

• identité des parties (nom, adresse, numéro de SIRET ou SIREN etc.) ;
• date d'émission de la facture ;
• adresse de livraison du bien ou du service si elle est différente de l'adresse de facturation ;
• prix HT et TTC ;
• description détaillée du bien ou du service ;
• conditions de paiement. 

Les étapes de mise en conformité 

Pour réussir votre transition et bien préparer l'intégration des données pour créer une facture électronique conforme, voici comment procéder :  

• réaliser un audit du système de facturation : l'audit de vos solutions est une étape préliminaire pour déterminer si vos outils actuels sont compatibles ;
• sélectionner un logiciel de facturation pour émettre des factures électroniques conformes qui ne seront pas rejetées ;
• nettoyer votre base de données et la mettre à jour pour que chaque client soit bien associé à toutes ses données (adresse, SIRET ou SIRENT, etc.) ;
• choisir une plateforme de dématérialisation sur laquelle vous pourrez réaliser la transmission des données. 

Pourquoi choisir Captain Contrat pour sa facturation électronique ?

En confiant votre comptabilité à Captain Contrat, vous bénéficiez d’un abonnement au logiciel comptable Pennylane, une solution tout-en-un qui intègre directement une plateforme agréée pour la facturation électronique conforme à la réforme.

Pennylane est immatriculée comme plateforme agréée (ex-PDP) par l’administration fiscale, ce qui signifie que vous pouvez émettre, recevoir et transmettre des factures électroniques conformes aux formats requis (dont Factur-X) sans passer par un intermédiaire externe.

En déléguant votre comptabilité à Captain Contrat, vous accédez ainsi à : 

• une plateforme agréée pour la facturation électronique ;

• un suivi comptable complet et professionnel par un expert comptable ;

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