Facture auto-entrepreneur : mentions obligatoires et réglementation

L'essentiel de l'article

• Une facture auto-entrepreneur est un document à valeur comptable, juridique et fiscal. Pour être valable, elle doit comprendre plusieurs mentions obligatoires.
• Les obligations liées à la facturation varient selon le client (particulier ou professionnel), la situation de l’auto-entrepreneur face à la TVA et la nature de la vente.
• Une erreur ou un oubli dans une facture peut entraîner l’application d’amendes. Il est recommandé d'utiliser un logiciel de facturation.
• Les auto-entrepreneurs doivent conserver leurs factures pendant 10 ans.

Qu'est-ce qu'une facture auto-entrepreneur ?

Définition et utilité d'une facture

Une facture auto-entrepreneur est un document officiel attestant de la vente d’un produit ou de la réalisation d’une prestation de services : 

• Elle formalise la transaction entre le prestataire et son client.
• Elle détaille la prestation ou le produit vendu, le prix, les conditions de paiement et l’identité des parties.
• Elle permet de déclarer correctement son chiffre d’affaires auprès de l’administration fiscale.
• Elle sert de preuve en cas de litige commercial.

Facture et devis : quelles différences ?

Le devis est un document écrit remis au client avant la vente. Il détaille notamment les prestations ou produits proposés, leur prix et les conditions de paiement. Il n’engage pas le client tant qu’il ne l’a pas signé. Le devis peut être négocié avant validation. 

La facture est remise après l’exécution de la prestation ou la livraison du produit. Elle formalise l’obligation de paiement. Elle sert de preuve comptable et légale. 

Les différents types de factures

Les auto-entrepreneurs peuvent émettre différents types de factures :

• Facture standard : c’est la plus courante. Le micro-entrepreneur l’édite après la prestation ou la livraison, pour demander le paiement intégral au client ;
• Facture d’acompte : elle permet de demander un paiement partiel avant la réalisation totale de la prestation ;
• Facture d’avancement ou de situation : elle correspond à une facturation partielle en cours de projet, selon un calendrier convenu à l’avance ;
• Facture d’avoir : elle sert à rectifier une facture précédente, que ce soit en raison d’une erreur, d’un retour de produit ou d’une remise accordée au client ;
• Facture de solde : elle sert à solder le restant à payer par le client, après les acomptes ou les factures intermédiaires.

La facturation est-elle obligatoire pour les auto-entrepreneurs ?

Quand faut-il facturer un client particulier ?

Vous vendez des marchandises à des particuliers 

Vous devez émettre une facture :

• si le client en demande une ;
• pour les ventes à distance, comme les achats en ligne ou par correspondance ;
• pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.

Dans les autres situations, un ticket de caisse suffit généralement.

Vous vendez des prestations de services à des particuliers 

Vous devez émettre une facture :

• lorsque le montant de la vente dépasse 25 € TTC ;
• si le client en fait la demande ;
• pour certains travaux immobiliers.

Quand faut-il facturer un client professionnel ?

Lorsque le client est un professionnel, vous avez une obligation de facturation pour chaque vente de bien ou prestation de services.

Quelles sanctions en cas de non-facturation ?

Les auto-entrepreneurs qui ne respectent pas leurs obligations de facturation s’exposent à plusieurs sanctions :

• Amende administrative : jusqu’à 75 000 € en cas de non-émission de facture alors que celle-ci est obligatoire ;
• Amende fiscale : une pénalité de 15 € par facture pour omission ou inexactitude, (amende limitée à 25 % du montant de la facture).

Comment faire une facture auto-entrepreneur ?

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Une facture auto-entrepreneur doit comporter au minimum les informations suivantes :

• Type de document : « facture », « note », « acompte » ou « avoir » ;
• Numéro de facture unique, séquentiel et chronologique ;
• Date de facturation ;
• Date de la vente ou de la prestation ;
• Date limite de paiement ;
• Nom et prénom de l’auto-entrepreneur suivis ou précédés de la mention « Entreprise Individuelle » ou « EI » ;
• Adresse de domiciliation de l’auto-entreprise ;
• Nom et adresse du client ;
• SIREN de l’auto-entrepreneur ;
• Description précise des produits ou services, quantité et prix unitaire HT ;
• Montant total à payer (HT ou TTC selon la situation de l’auto-entrepreneur) ;
• Délai et mode de paiement ;
• Taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Quelles sont les mentions spécifiques ?

• Pour les auto-entrepreneurs qui bénéficient de la franchise en base de TVA : mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI » ;
• Pour les auto-entrepreneurs qui sont redevables de la TVA : numéro individuel d’identification à la TVA ;
• Si l’auto-entrepreneur réalise des opérations pour lesquelles le client ou le donneur d’ordre est responsable de la TVA (cas des sous-traitants dans le bâtiment) : mention « Autoliquidation » ;
• Si l’auto-entrepreneur vend à l’international : numéro de TVA intracommunautaire ;
• Si un devis ou un bon de commande existe : numéro du devis ou du bon de commande correspondant ;
• Si le client est un particulier : coordonnées de l’organisme de médiation de la consommation ;
• Si l’activité exige une assurance professionnelle obligatoire : type d’assurance, nom de l’assureur et couverture géographique ;
• Si le client est un professionnel : adresse du siège social et adresse de facturation si différente ;
• Si le client professionnel est redevable de la TVA et que la facture dépasse 150 € HT ou s’il est à l’étranger : numéro de TVA du client.
  
  

Quels sont les délais de paiement d'une facture auto-entrepreneur ?

Délai de paiement entre professionnels

Par défaut, si aucun accord n’est pris, le paiement doit intervenir dans les 30 jours suivant la livraison ou la prestation.

Le vendeur et le client peuvent négocier un délai supérieur, jusqu’à 60 jours à compter de la date de facturation.

Il est possible aussi de fixer un paiement 45 jours fin de mois (c’est-à-dire 45 jours à compter de la fin du mois d’émission de la facture) ou 45 jours pour les factures périodiques. Dans ce cas, il faut mentionner cette dérogation dans un contrat.

Délai de paiement pour un client particulier

Pour les particuliers, le paiement se fait généralement à la date convenue avec le client, souvent à réception de la facture ou à la livraison du produit / prestation de service. 

Pour éviter tout retard de paiement, il est recommandé d’établir un devis et de mentionner une date limite de paiement. Une fois signé, le devis engage le client.

Comment gérer ses factures en auto-entreprise ?

Avantages d'un logiciel de facturation

Ce n’est pas obligatoire, mais l’utilisation d’un logiciel de facturation pour micro-entrepreneur présente plusieurs avantages :

• Création automatisée des factures ;
• Suivi des paiements et relances ;
• Centralisation des données clients, des devis et factures ;
• Mise à jour automatique des mentions obligatoires ;
• Archivage sécurisé pour la comptabilité et les contrôles ;
• Édition automatique du livre de recettes ;
• Rappel pour vos déclarations Urssaf.

Critères de choix d'un logiciel

Pour bien choisir un logiciel adapté à votre micro-entreprise, celui-ci doit :

• Être conforme à la réglementation relative à la facturation ;
• Être simple à utiliser, même sans expérience comptable ;
• Avoir un tarif adapté à votre budget, avec des options flexibles ;
• Bénéficier d’un support fiable et de mises à jour régulières ;
• S’intégrer facilement à vos autres outils (tableur, banque, CRM si nécessaire).

Quel est le délai de conservation des factures en micro-entreprise ?

Durée de conservation des factures

La loi prévoit que les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.

Support de conservation 

Les factures peuvent être conservées sous forme papier ou numérique, à condition que le support garantisse leur intégrité, leur lisibilité et leur accessibilité pendant toute la période de conservation. Le format numérique doit être sécurisé, horodaté et facilement consultable en cas de contrôle.

En résumé

• Une facture émise par un auto-entrepreneur a une valeur comptable, fiscale et juridique : elle sert de preuve en cas de contrôle ou de litige avec un client. 
• Il existe plusieurs types de factures : facture standard, d’acompte, d’avancement, d’avoir ou de solde.
• Pour être valable juridiquement, la facture d’auto-entrepreneur doit contenir plusieurs mentions obligatoires. En cas d’oubli, vous risquez une amende de 15 € par mention manquante (plafonnée à 25 % du montant de la facture).
• La facturation est obligatoire si vous vendez un bien ou une prestation à un professionnel. En cas de vente à un particulier, elle est obligatoire pour toute vente supérieure à 25 €, si le client en demande une ou s’il s’agit d’une vente en ligne.
• Les auto-entrepreneurs doivent conserver leurs factures pendant 10 ans à compter de leur date d’émission.
• L’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire, mais reste recommandé : vous évitez les erreurs et gagnez du temps.