Les astuces de productivité des équipes Captain Contrat

Nous organisons régulièrement chez Captain Contrat des réunions internes de formation. Les équipes proposent et animent des ateliers sur des sujets variés, allant du juridique au développement web, en passant par le marketing.

Il y a quelques semaines, c’est Maxime, l’un de nos cofondateurs, qui s’est collé à l’exercice. Son sujet ?

La productivité.

Un sujet très important pour les captains, mais aussi pour tous les entrepreneurs qui doivent construire et faire prospérer leur business. Nous nous sommes dits que les conseils et astuces présentés pendant la réunion pourraient être utiles à nos propres clients, et nous avons décidé de vous les partager ici.

Voici donc les techniques de productivité plébiscitées par les équipes de Captain Contrat.

Cet article décrit la méthode que nous avons officiellement adoptée à Captain Contrat. Elle est largement inspirée d’un excellent ouvrage dont nous recommandons vivement la lecture : “La 25e Heure”, de Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont.

Objectifs de cette formation

La productivité ne se résume pas uniquement à cocher des cases de sa todo list. Il s’agit de faire un maximum de tâches impactantes, dans un temps imparti, de manière efficace et qualitative.

“Avoir un bon framework de productivité a de la valeur non seulement dans votre job mais aussi dans votre vie personnelle. Et c’est ce qui va nous permettre de soutenir notre croissance et la réussite de Captain Contrat.” - Maxime

Avant de parler de productivité, il faut s’assurer que les objectifs sont pertinents (= alignés avec la vision), réalistes, mesurables et dans un temps imparti.

Chez Captain Contrat, nous avons notre propre process pour nous assurer que ces critères soient respectés au niveau de la team dans les projets sur lesquels nous choisissons de travailler. Mais comment les appliquer au niveau individuel ? Comment organiser son travail quand on alterne entre run (= tâches récurrentes, nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise) et build (= nouveaux projets qui nous permettent de construire et de développer l’entreprise) et qu’il y a plus de projets que de ressources ?

Quatre étapes pour y arriver :

1. S’organiser
2. Se concentrer
3. Accélérer
4. Itérer

Let’s dive in...

Organiser sa semaine, prioriser les tâches, fixer des créneaux, limiter les réunions inutiles… La productivité n’est pas qu’une question de "produire du volume" : c’est aussi une question d’organisation.

Voici 4 conseils pour y parvenir.

A. Prendre de la hauteur (et du temps) pour définir les tâches de la semaine

⇒ Bloquer un créneau d’une heure minimum dans son agenda (soit le vendredi soir, soit le lundi matin) pour organiser sa liste de tâches de la semaine à venir.

⇒ Lister les tâches à faire à partir d’objectifs plus long terme (au mois ou au trimestre) : sa fiche de mission, les projets que l’on porte en interne, les missions incompressibles de “run” et les projets encore à l’état d’idée mais que l’on aimerait lancer.

B. Prioriser…

… en adoptant les bons réflexes. Lorsqu’une idée se manifeste ou qu’une nouvelle tâche est mentionnée, suivre ces 3 étapes :

1. Passer l’idée ou la tâche au tamis du process "Getting Things Done"*.
2. Estimer le temps pour chacune de ces tâches / idées. Si vous avez des tâches de 4 heures ou plus, il faut les découper. Et ne pas estimer à allonger la durée estimée de +50% à +100% si la tâche est complexe.
3. Regrouper certaines petites tâches répétitives qui se ressemblent et qui pourraient être faites en une fois. Créer une nouvelle tâche qui englobe toutes ces petites tâches (on parle de "batching technique").

*  Le process "Getting Things Done" propose une série de question à se poser. Par exemple : “Cette tâche est-elle en lien avec mes objectifs ?”, “Prend-elle plus ou moins de 2 minutes ?”, “Une autre personne peut-elle la réaliser ?”, “S’agit-il d’une tâche Désagréable, Complexe ou Ennuyante ?”.

C. … Et prioriser encore

1. Prioriser ces tâches en ne gardant que les Urgentes et Importantes
2. Mettre les tâches retenues dans sa to-do list de la semaine, celles avec le plus de valeur ajoutée au début. Caler en parallèle les réunions de restitution nécessaires (présentation aux concernés du résultat de la tâche) : c’est le meilleur moyen de se “forcer” à faire les tâches sur lesquelles on hésite.

D. "Timeboxer"

C’est à dire, en bon français : délimiter des intervalles de temps pour éviter que la tâche ne déborde.

1. Caler les créneaux nécessaires à la réalisation des tâches sur sa to-do list dans son agenda
2. Commencer d’abord par les tâches à forte valeur ajoutée et les tâches passives, qui une fois lancée se poursuivront d'elles mêmes
3. Reprioriser tous les matins son agenda de la semaine pour gérer les tâches non terminées des jours précédents et les tâches prévues du jour. Prioriser toutes ces tâches en ne gardant que les Urgentes et Importantes !
4. Se laisser quelques marges pour souffler entre les tâches

E. Augmenter son temps de travail... en réduisant les réunions

Les réunions et les temps collectifs sont des moments essentiels de partage, d’information, de prise de décision et de travail collaboratif. Mais il est important de ne pas les laisser se multiplier et de chasser les réunions inutiles.

1. Supprimer les réunions de type I (nous trions les réunions à Captain Contrat entre les réunions I d'Information, B de Brainstorming et D de décision). Seule exception à cette règle : si l'objectif de cette réunion I est de passer une décision difficile ou de donner de l’énergie.
2. Profiter du free desk (= les bureaux à Captain Contrat sont libres : chacun peut choisir où s'installer pour travailler). Ne pas hésiter à se placer à côté des personnes contribuant à certaines de nos tâches, cela permet de prendre des mini-décisions sans réunion
3. Limiter les réunions D à 30 minutes et les B à 1h
4. Décliner les réunions qui ne seraient pas reprogrammées si vous n’y allez pas

Être productif, cela implique de pouvoir se concentrer sur une tâche : de se dédier pleinement à sa réalisation pour maximiser le temps investi.

Quelques solutions pour chasser les perturbations.

A/ Plus besoin de réfléchir à ce qu’on va faire aujourd’hui, c’est dans notre to-do list et dans notre agenda. Et si on a une idée ou une demande, on la met dans un Backlog (= une liste de tâche prévue) et on la traitera plus tard avec la méthode "Getting Things Done", évoquée plus haut.

B/ Consulter ses mails 2 à 3 fois par jour maximum, aux créneaux indiqués dans l’agenda et fermer sa boite email le reste du temps. (Pour plus d'idée sur le sujet, regarder du côté de la méthode Inbox Zero).

C/ Eviter les discussions interminables sur Slack (= notre outil de messagerie / tchat interne) et basculer sur un point de 15 min ou un échange en 1:1, pour prendre une décision rapide.

D/ Se protéger des tentations et des notifications (en utilisant par exemple Freedom pour bloquer Facebook ou Offtime pour le portable).

E/ Se mettre au calme si on a besoin de beaucoup de concentration (mettre de la musique, utiliser un des casques anti-bruit disponibles ou sortir des bureaux).

Step 1 : être mieux organisé. Step 2 : être davantage concentré. Step 3 : accélérer, pour obtenir plus de résultats avec le même temps investi.

A. Les fondamentaux : mettre en place les bonnes conditions dès le départ

• Reposez-vous => le cerveau consomme 25% de l’énergie
• Faites du sport (ou au moins de l’exercice de type yoga ou méditation)
• Calez-vous sur votre horloge biologique (votre énergie et votre concentration atteignent des pics à certains moment de la journée => dommage d’être en réunion à ces moment là)
• Ayez du bon matos (c’est lui qui doit vous attendre et pas l’inverse)
  
  

B. Automation : automatisez les tâches répétitives

• Laissez votre ordinateur remplir les formulaires (outils type Dashlane ou Lastpass)
• Laissez votre ordinateur vous aider dans votre concentration (outils type Adblock)
• Laissez votre ordinateur traiter vos emails (réponses automatiques, filtres automatiques…)
• Laissez votre ordinateur gérer vos process (outils type Zapier ou IFTTT)
• Utilisez la reconnaissance vocale pour taper un texte
  
  

C. Speed : Accélérez les tâches du quotidien

• Accélérez votre vitesse d’écriture (tester 10fastfingers)
• Utilisez les abréviations dans les mails et les forms (Google Chrome Auto Text Expander)
• Utilisez les modèles d’emails et publipostage (extension Chrome YAMM)
• Utilisez les raccourcis clavier pour Gmail et Google Sheets / Excel

La clé de l’amélioration continue : analyser le cycle précédent, comprendre ce qui a bien marché et ce qui peut être amélioré, puis exploiter ces enseignements sur le nouveau cycle.

A commencer par ce réflexe simple : noter son emploi du temps sur 2 semaines (à la fin de chaque demi-journée) pour voir s’il est cohérent avec ce qu’on avait prévu et apprendre à mieux se connaître. (voir aussi l’outil Harvest)

Commencez dès maintenant

1) Prenez de la hauteur et du temps pour construire votre to-do hebdo au regard de vos objectifs personnels, projets en cours et objectifs stratégiques du mois ou du trimestre ⇒ avoir une vision exhaustive des tâches

2) Consultez vos emails 2-3x par jour et fermez votre boite mail entretemps. Désactivez vos notifications Slack quand vous devez vous concentrer ⇒ être plus concentré

3) Challengez les demandes urgentes pour bien comprendre leur sens et leur priorité. Refusez les le cas échéant. Reprioriser si besoin avec votre manager. ⇒ travailler sur des tâches impactantes