Webinar - Bien encadrer vos relations commerciales (focus CGV et contrat de prestation de services)

Que votre entreprise soit en cours de création, que vous soyez gérant depuis plusieurs années, que vous soyez vendeurs de marchandises, prestataire de services ou encore freelance, il est primordial d'assurer un cadre à vos relations commerciales.

En effet, vous allez nécessairement être amené à échanger avec des prestataires, des partenaires, des fournisseurs ou des clients. Pour encadrer ces relations, la négociation et la rédaction de contrats commerciaux solides sont indispensables.

Parmi les contrats indispensables : les conditions générales de vente (CGV) et l'un des contrats les plus répandus dans le monde entrepreneurial, le contrat de prestation de services. Avant de démarrer une relation contractuelle avec un client consommateur ou professionnel, assurez-vous d'avoir des CGV prêtes à être communiquées. Le contrat de prestation de services vise quant à lui à formaliser les relations entre un prestataire de service (une entreprise) et son client.

A défaut d'arsenal juridique solide, les conséquences pour votre société peuvent être lourdes : parasitisme économique, concurrence déloyale, rupture brutale des relations commerciales établies. C'est la sécurité, la crédibilité et l'image de votre entreprise qui est en jeu.

Alors concrètement, comment bien encadrer vos relations commerciales ?

Pour y répondre, nous avons organisé un webinar avec la participation de Me Marc Berberian, disponible en replay ci-dessous et retranscrit dans cet article. 

• Maître Marc Berberian : avocat au barreau de Paris. Me Berberian accompagne et conseille ses clients dans la création, le développement de leurs entreprises, et l’audit, la négociation et la rédaction de leurs contrats commerciaux en matière notamment de franchise, licence et distribution.
• Charles Merlet, Head Of CSM chez Captain Contrat, plateforme en ligne de services juridiques et administratifs.

1/ Pourquoi est-il important de bien encadrer ses relations commerciales ? 

Me Marc Berberian : De façon générale, c’est un gage de sérieux et de crédibilité. Toute entreprise qui commence à se développer doit pouvoir mettre en place les process et les règles du jeu qu’elle veut avoir avec ses clients. 

Bien sûr, il y a aussi des sujets de compliance juridique (des obligations légales) dictés par le code de la consommation, le code de commerce et les règles de droit commun (droit civil, droit des contrats). 

Mais au-delà du sujet purement de respect d’exigences juridiques, les contrats sont là pour établir les règles du jeu entre les parties, pour permettre d'avoir de la visibilité et garantir la sécurité des relations. 

Cela peut sembler parfois pénible, certains clients ont peur d’entacher la relation de confiance avec leur cocontractant en parlant contrat. Mais avoir un acte clair qui pose les obligations et l’engagement des parties va permettre sur la durée d’encadrer et d'éviter tout contentieux potentiel. Nombreux sont les litiges qui auraient pu être évités avec l’existence d’un contrat. 

Attention, l'idée n’est pas de mettre en place une usine à gaz ou de rédiger une documentation juridique contenant des termes juridiques obscures visant à cacher des pièges pour la partie contractante. Il s’agit de sécuriser les relations à l’aide d’un acte clair, intelligible, accessible et compréhensible par tous.

Certes il est important de respecter les règles imposées par le code de la consommation dans les relations avec des consommateurs, et de respecter les règles du code de commerce dans les relations entre professionnels, mais il ne faut pas se contenter de se reposer sur la loi et la jurisprudence. Il est important de bien poser noir sur blanc les process mis en place, le deal convenu entre les parties pour pouvoir adresser toute situation potentielle future qui pourrait survenir. 

Les parties ne doivent pas se retrouver dans une situation qui n’était pas prévue, le contrat doit servir à permettre aux parties de savoir à quoi s’en tenir. 

Au-delà du droit, il y aussi des points à préciser. En matière de relation entre professionnels, la relation reste assez libre (contrairement au droit de la consommation qui protège la partie faible avec des règles d’ordre public, auxquelles on ne peut déroger). 

Lorsque l’on parle de contrat de prestation de service, de CGV, de contrat de distribution, il faut bien penser à préciser dans le cas d’une vente de bien par exemple, les conditions de livraison, les conditions de réception, les conditions financières, les sujets de recettes, etc. 

A noter enfin que l’absence de documentation peut faire peur à des potentiels cocontractants. Ce manque de cadre peut être considéré comme un signal renvoyé aux clients, fournisseurs ou partenaires et qui peut jouer contre la crédibilité et le sérieux de l’entreprise. 

Quid en cas de relation déséquilibrée ? Une PME face à un grand groupe risque-t-elle de se voir imposer une documentation juridique déjà établie ? 

C’est un cas assez classique, la grosse société aura bien souvent son template et demandera très certainement à ce que cet acte régisse la relation entre les parties. Mais la négociation est toujours possible.  

Mon conseil est d’avoir sa propre documentation contractuelle déjà établie, d’avoir fait ce travail de réflexion en amont afin d’identifier les points sur lesquels vous êtes prêt ou non à céder afin d’équilibrer au maximum la relation lors des négociations.

La PME pourra d’ailleurs proposer un acte beaucoup plus fidèle à ce qu’elle fournit contrairement au groupe qui aura un template plus générique nécessitant un effort d’adaptation. Il apparaît alors parfois plus censé de partir de l’acte de la PME et de l’adapter à la situation des deux parties.

2/ Comment encadrer ses relations commerciales

On parle de devis, facture, bon de commande, de différents contrats, etc. Il n’est pas toujours simple de s’y retrouver. 

Finalement, comment choisir le bon contrat ? 

Il faut déjà savoir que l’ensemble de ces actes ne sont pas contradictoires, ce n’est pas l’un ou l’autre, tout doit s’articuler. Les différents actes peuvent avoir des objectifs différents. Il peut être intéressant de bien les distinguer et d’avoir différents actes propres à chaque sujet spécifique. 

On a d’un côté des actes soumis à des régimes spéciaux, soumis à des règles spécifiques comme les CGV. Ils sont nommés dans le code de commerce. Ce dernier indique clairement les mentions qui doivent apparaître, et celles qui ne doivent pas apparaître. 

Ces contrats nommés se distinguent des actes dits innommés. Beaucoup de contrats sont forgés par la pratique (notamment entre professionnels) et le droit n’intervient qu’à posteriori pour les réguler. La pratique va standardiser les contrats. 

Beaucoup de contrats ne sont pas spécifiquement définis dans les lois mais une pratique peut se mettre en place comme l’affiliation, la franchise. 

Les devis 

Ce n’est pas un contrat, c’est une offre, une proposition. Mais dès lors que le devis est accepté, un contrat se forme. Toutefois, un contrat n’est pas forcément écrit. Dès lors qu’il y a acceptation même oralement, il y a contrat. 

Le contrat écrit aura ensuite pour objet de formaliser l’accord et de fixer les règles du jeu en précisant ce qui n'est pas inscrit dans le devis : la loi applicable en cas de conflit, les conditions de réalisation… 

Les Conditions générales de vente ou de prestation de services (CGV ou CGPS)

Les CGV (de biens ou de prestations) ne sont pas en tant que tel un contrat. Ce sont des conditions générales. Lorsqu’il y a une vente, la vente sera soumise aux termes et conditions de ces CGV. 

Les CGV sont là pour fixer les règles de la vente ou de la prestation. 

Les autres contrats sont là pour pérenniser et fixer la relation dans le temps. Dans les CGV, on ne trouvera pas de clause de durée, ou de clause permettant de déterminer les causes et conséquences de la fin de la relation ou de renouvellement. 

Contrat de partenariat, d’affiliation, de distribution 

On peut penser que le contrat de distribution n’est pas si utile que cela et que les CGV vont venir fixer les règles. En réalité, les CGV règlent les faits de la vente mais le contrat de distribution va venir fixer les obligations entre les parties, les éléments qui peuvent être ou non accomplis : quotas d’achat, de vente dans l’année, le contrôle des revendeurs, etc. 

3/ Les spécificités des Conditions Générales de Vente (CGV) ? 

Les CGV servent à encadrer les conditions de la vente mais sont-elles obligatoires ? 

Il faut distinguer les CGV à destination des consommateurs (particuliers) des CGV à destination des professionnels. S’applique d’un côté le code de la consommation (BtoC) et de l’autre le code de commerce (BtoB).

Le code de la consommation est un corpus de règles très protecteur pour le consommateur, et indique que les CGV sont obligatoires pour les consommateurs, on ne peut pas y déroger. 

Pour les professionnels, les CGV ne sont pas en tant que telles obligatoires mais dès lorsqu’elles sont demandées, elles doivent pouvoir être fournies. Cela implique donc qu’elles doivent être prêtes. Prendre le risque de ne pas en faire en passant qu’elles ne seront pas demandées risque de se retourner contre vous. 

A quel moment doivent-elles être communiquées ? 

Elles peuvent être acceptées par tout moyen, mais je conseille d’envoyer les CGV en même temps que le devis. Elles peuvent être jointes au devis ou envoyées séparément.

Contextes internationaux : qu’est-ce que cela change ? 

Je préconise d’avoir un acte clair qui se suffit à lui-même et qui fixe toutes les règles. En cas de problème, on doit pouvoir se référer à cet acte sans avoir besoin de renvoyer vers une autre documentation.  

Puis se pose la question de la loi applicable. Il faut convenir tout de suite quelle loi sera applicable à la relation et les questions de juge compétent. Il est important de bien distinguer le tribunal compétent de la loi : on peut avoir un juge français qui applique la loi américaine. 

Ce sujet doit être adressé dans l’acte (que ce soit dans les CGV ou dans un contrat) car si un contentieux survient, se posera la question de la manière dont ce litige sera réglé. 

Il faudra également parfois être plus précis sur certains points : les conditions de livraison, les incoterms, les coutumes internationales qui s’appliquent. 

Les flux internationaux doivent aussi être envisagés, ainsi que les sujets fiscaux (vérifier la convention fiscale). 

Exemple : dans les cas où une retenue à la source pourrait être applicable. Il pourrait être prévu dans le contrat que vous receviez 100 euros mais si aucun mécanisme n’est prévu dans le contrat et si une retenue à la source de 10% était appliquée par le pays émetteur, vous ne toucherez que 90 euros (s’appliquent alors des mécanismes de crédit d’impôt). Il est important de prévoir les règles en amont pour éviter toutes surprises. 

Est-ce que les CGV doivent obligatoirement apparaître sur le site internet ? 

Si on parle de vente en ligne (site marchand), les CGV doivent être accessibles sur le site. Mais le simple fait qu’elles soient sur le site ne suffit pas à dire que l’éditeur a rempli son obligation d’information. Il faut s’assurer que les CGV sont accessibles et acceptées par l’utilisateur. 

Le risque de copier des CGV

La copie n’est pas autorisée, il y a des droits d’auteur qui s’appliquent sur les CGV. C’est aussi le risque d’être sanctionné au nom de la notion de parasitisme, c’est-à-dire le fait de profiter du travail de l’autre. 

En outre, les CGV servent à mettre sur papier le business model. Il est donc  impossible de voir les CGV d’un concurrent du même secteur s’appliquer à un autre acteur. Les CGV doivent être personnalisées. 

4/ Contrat de prestation de service : ce qu’il faut savoir 

Le contrat de prestation de service n’est pas contradictoire avec les conditions générales de prestation de service (CGPS). Le contrat de prestation de service est là pour mettre en place la relation sur la durée. Il va prévoir les clauses de durée, de renouvellement, ou encore de résiliation. 

Il est là aussi pour déterminer le degré des obligations de chacun et le périmètre des prestations qui vont être fournies : ce qui est fourni, ce qui ne l’ai pas, le degré d’obligation (obligation de moyen, de résultat)... 

C’est un contrat innommé, un contrat d’affaires. Il y a autant de contrats de prestation de service que de type de services rendus (réparation, photographie, fourniture de logiciel SaaS). Les obligations vont donc différer selon la prestation en question.

Le point principal est toujours de mettre sur le papier ce qu’on peut délivrer et ce qu’on ne peut pas délivrer. 

Que se passe-t-il en cas de rupture abusive du contrat ? Suis-je protégé en tant que prestataire ? 

C’est là tout l’intérêt du contrat de prestation de service, il va définir les droits et les obligations. Ce à quoi le client a droit et dans quels cas le client a le droit de résilier le contrat et mettre fin à la relation.  

Le contrat est là pour encadrer la procédure à suivre en cas de résiliation. Le client et le prestataire doivent pouvoir être en mesure de remédier à la faute avant d’envisager de mettre fin au contrat brutalement. 

Exemple : s’il s’agit d’un retard de paiement, on ne peut pas résilier comme cela, il est nécessaire de mettre en demeure la partie adverse avant d’envisager une quelconque résiliation. 

La clause de responsabilité joue également un rôle très important dans le contrat. Il s’agit de rendre responsable la partie à hauteur des sommes versées ou jusqu’à un montant fixé par le contrat. 

La résiliation implique de s’interroger sur la notion de préjudice et d’évaluer ce préjudice. Celui-ci peut aller bien au-delà de la prestation qui n’a pas été délivrée : manque à gagner, perte de clientèle, atteinte à la réputation. Les dommages indirects doivent être adressés dans le contrat. 

Rupture brutale des relations établies : définition 

Première condition : il faut une relation établie, c’est-à-dire une relation présentant un certain niveau de stabilité, de régularité et d’intensité. 

Lorsque ce type de relation prend fin, l’une des parties peut considérer qu’elle a un manque à gagner. Dans ce cadre, ce n’est pas tant la résiliation du contrat mais davantage les conséquences de la résiliation qui peuvent poser problème. 

Le principe veut qu’il est interdit de lier ad vitam eternam deux parties au contrat. Ainsi, si toute personne est libre de mettre fin à une relation d’affaires, encore faut-il que cette rupture se fasse de manière loyale et respectueuse. 

La rupture sera considérée comme brutale lorsqu’elle intervient de manière imprévisible, soudaine et violente. La notion de préavis s’impose alors pour éviter cette qualification. Un préavis raisonnable doit être laissé à l’autre partie afin de lui permettre de retomber sur ses pattes. Le contrat va permettre de fixer ce préavis. 

Quid du droit de rétractation entre professionnels ? 

Depuis 2014, le droit de rétractation est ouvert aux professionnels dans certains cas. 

En principe, s’agissant de parties à priori égales et averties, il n’existe pas de droit de rétractation entre professionnels. Mais dans certains cas le professionnels peut être assimilé à une partie faible, tel qu’un consommateur. 

Le droit de rétractation est de 14 jours (c’est la même durée qu’il s’agisse de professionnels ou de consommateurs). En revanche, pour s’appliquer entre  professionnels, il faut que le contrat ait été conclu :

• hors établissement ;
• ne porte pas sur l'activité de la personne : si je suis boulanger et je signe un contrat dans le domaine de l’informatique ;
• la société doit avoir moins de 5 salariés.   

5/ Conseils avocat

Pour résumer, voici mes conseils sur l’importance de bien encadrer ses relations commerciales : 

1. Il ne faut pas hésiter à entrer dans le vif du sujet et à aborder avec votre cocontractant le besoin d’encadrer votre future relation par contrat. C’est un gage de sérieux pour votre entreprise. Il ne faut pas en cela avoir peur que cela nuise à la relation, le contrat est là pour pérenniser, sécuriser la relation et permettre de travailler sereinement.
2. Tout acte se négocie. On peut toujours négocier les relations, convenir de conditions particulières. Chaque acte a sa propre fonction, il ne faut pas forcément tout mettre dans un même acte et ne pas hésiter à avoir différents actes qui régissent différentes situations. 
3. Sur des accords et opérations plus importants : il ne faut pas oublier que d’autres actes permettent d’encadrer la relation voire la négociation qui va amener à la relation et devraient être envisagés : accord de confidentialité, protocole d’accord etc. Il est important de connaître et avoir conscience de l’ensemble de la documentation juridique qui pourrait être utile à la bonne exécution de votre relation d’affaires. 
4. Un contrat ne suffit pas en lui-même. Un contrat vit, s’exécute de bonne foi et se respecte. Certes, en cas de contentieux le contrat sera certes une des pièces principales, mais entreront aussi en jeu bien d’autres facteurs et éléments tels que la bonne foi des parties, les échanges, leur comportement et actions.