Entreprises : comment se préparer aux enquêtes des autorités ?

Il arrive parfois que les entreprises soient non seulement le lieu mais aussi l’interlocuteur des autorités de toutes sortes pour une enquête.
Des autorités administratives comme l’Autorité de la Concurrence ou des Marchés Financiers, ou les organismes anticorruption (comme l’ AFA - agence française anticorruption ou Tracfin) ou même des autorités judiciaires comme la Police ou la Gendarmerie peuvent mener des enquêtes au sein des entreprises ou présenter des requêtes auxquelles celles-ci doivent se soumettre.

Afin d'éviter les perturbations au sein des entreprises dues aux actions de ce type, qui sont très loin de l’activité économique d’une société, quelques réflexes et principes sont à connaître.

Sécuriser les données de son entreprise

En amont de tout contrôle par les autorités et pour prévenir aussi tout délit commis en interne à l’insu des dirigeants de l’entreprise, il faut sécuriser les données de celle-ci.

Ce sont les données qui permettent les enquêtes et qui sont requises par les autorités dans le cas d’un contrôle.
Il est donc essentiel que les dirigeants sachent quelles sont les données appartenant ou gérées par l’entreprise, où elles sont conservées et quels sont leurs flux.

Si pour des informations « papier », la sécurité est entrée dans les habitudes des entreprises depuis longtemps, elle n’est pas au même niveau pour les données traitées par l’informatique à l’époque d’Internet.

Les ordinateurs et autres terminaux ayant accès aux données doivent être connus et répertoriés, notamment quand ce sont des terminaux mobiles. Tous ces appareils doivent être sécurisés et les données de l’entreprise doivent être si possible cryptées ou au minimum protégées par mots de passe.
Un responsable informatique ou à défaut un prestataire informatique externe ou même le dirigeant, doit avoir le moyen de contrôler le réseau informatique et ses flux.

Ainsi, en cas de requête administrative, la société peut ne transmettre uniquement que les données requises et conserver la confidentialité de ses autres échanges, de ses employés et de ses affaires.
Par ailleurs, de telles mesures préventives de sécurité permettent à l’entreprise d’éviter d’être victime ou complice involontaire et donc responsable juridiquement de délits qu’elle aurait hébergés (Dans le cas par exemple où un employé utilise le réseau Internet de l’entreprise à des fins criminelles).

Vérifier sans arrogance la validité de l’enquête ou de la réquisition

Quand une autorité annonce une enquête ou une réquisition, le premier réflexe à avoir est de vérifier sa validité.

En effet, nombreuses sont les arnaques, notamment dans le domaine informatique ou industriel, de la part de criminels qui se font passer pour des autorités (On a toutes et tous entendu parler de l’arnaque au président, dont une variante est l’arnaque aux autorités).

Si quelqu’un se présente directement dans l’entreprise (à part dans le cas des forces de l’ordre et de la douane), cela peut être en général suspect car un courrier précède normalement la visite. Il ne faut donc pas hésiter à demander l’identité du visiteur, son organisme de rattachement et contacter ce dernier pour vérifier que la présence de la personne est normale.

Durant cette vérification, il faut garder un ton courtois et la mener en présence de témoins.

Connaître le formalisme que doit respecter l’autorité

Les enquêteurs doivent informer les personnes interrogées de l’étendue et de l’objet de leur enquête.

La preuve que cette information a été donnée doit figurer tôt ou tard sur un document officiel (Procès-verbal par exemple) et l’Administration doit prouver qu’elle a rempli cette obligation.
Dans certains types d’enquêtes, les agents peuvent différer le moment où ils déclinent leur qualité au plus tard jusqu’à la notification à la personne contrôlée de la constatation de l’infraction ou du manquement, quand l’établissement de la preuve de l’infraction ou du manquement en dépend ou qu’elle ne peut être établie autrement (C. Com L. 450-3-2, I).
Par ailleurs, dans le cas d’un contrôle de la vente de biens et de service sur internet, les agents peuvent faire usage d’une identité d’emprunt (C.Com. L.450-3-2, II). Mais ils doivent ensuite indiquer les conditions de ce contrôle.

En effet, la loi exige (même si le dernier exemple en montre les limites) que la recherche de preuves soit menée avec loyauté. Dans la plupart des cas, à la suite d’un contrôle, un procès-verbal est obligatoire.
Le procès-verbal, signé par l’agent, doit indiquer la nature, la date et le lieu des contrôles effectués.

Une copie doit obligatoirement être transmise au dirigeant de l’entreprise et à toutes les personnes concernées.

Dans tous les cas, maintenir le dialogue avec les autorités

Le maintien du dialogue conseillé

Que l’entreprise adopte une attitude opposée aux autorités en engageant même une procédure contentieuse ou qu’elle facilite le travail des enquêteurs en collaborant au maximum avec eux, il est essentiel de maintenir le dialogue, ne serait-ce que pour connaître l’avancée de l’enquête et pouvoir préparer la suite.

Très souvent, les administrations sont ouvertes à un accord car les requêtes et enquêtes leur coûtent de l’argent, des moyens et qu’elles ont elles aussi des objectifs de « rentabilité » à respecter.
Les entreprises ont le même intérêt car les avocats spécialisés coûtent cher et nul ne peut prédire l’issue d’un procès ainsi que sa durée.

Maintenir un dialogue avec les autorités n’est pas contradictoire avec le fait de préserver les droits de la société, notamment en ce qui concerne la confidentialité nécessaire à ses affaires ou aux échanges par mail.

Le délit d'entrave

Si le dialogue avec les Autorités n’existe pas, il peut y avoir délit d’entrave. L’entrave peut être le fait de refuser de se rendre à une convocation ou de ne pas communiquer des documents (factures par exemple) ou de laisser les agents accéder à une photocopieuse.

En cas d’entrave, l’entreprise peut être condamnée à une injonction assortie d'une astreinte.

Si l’entreprise fournit des renseignements incomplets ou inexacts ou transmet des documents incomplets ou dénaturés, elle peut recevoir une sanction financière. Le secret professionnel ne peut pas être un argument valable pour refuser de transmettre des renseignements demandés car les enquêteurs sont soumis à un devoir de discrétion (et ont le pouvoir légal d’exiger toutes les informations de nature à les aider dans l’accomplissement de leur mission).

Se faire accompagner par un professionnel si la requête est d’importance

Si la requête des autorités concerne juste la fourniture d’une adresse IP d’un client de votre site web ou l’emploi du temps d’un employé ou des factures d’un fournisseur, nul besoin d’appeler un avocat.

En revanche, si la requête est une enquête qui concerne directement l’entreprise, par exemple dans le cas d’une enquête de l’autorité de la concurrence ou de la DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes), il est conseillé de faire appel dès que possible à un avocat spécialisé pour cadrer l’enquête, établir la stratégie de défense, négocier avec l’Autorité et éventuellement effectuer un recours.

Gérer la communication interne

Une enquête des autorités peut être déstabilisante en interne. Les salariés de l’entreprise doivent être tenus au courant et impliqués dans les échanges avec l’Autorité en question. Sans une totale transparence avec les salariés, le risque de rumeurs, de faux problèmes et d’incompréhension ultérieure est important.

Le salarié a néanmoins une obligation de loyauté envers son employeur mais si l’enquête impose des interviews avec certains salariés, il vaut mieux prévoir la présence d’un avocat ne serait-ce que pour que le discours de l’entreprise soit uniforme à travers ses représentants.

Gérer la communication externe

A l’heure des réseaux sociaux, la moindre enquête, requête, perquisition peut vite devenir un « bad buzz » pour une entreprise. Selon la taille et l’importance de l’entreprise, on peut même être amené à mettre en place une « gestion de crise ».

Là aussi, l’uniformité du discours est importante. Une seule voix doit se faire entendre et le discours doit être clair et factuel afin d’éviter les rumeurs ou effets Streisand. 

En conclusion, à l’heure de la judiciarisation de la vie des affaires, les entreprises doivent avoir quelques réflexes simples pour gérer correctement les requêtes et enquêtes des différentes administrations.
Après avoir vérifié la validité de la requête (notamment en cas de présence physique d’un agent de l’autorité), il faut s’assurer du périmètre de cette dernière et fournir à l’Autorité les informations qu’elle demande puis s’assurer de ce qui figure sur le procès-verbal.
Ensuite tout dépend des cas, de la responsabilité de la société et du coût d’éventuelles amendes, à négocier et à comparer au coût d’avocats spécialisés ou à l’incertitude de recours ou de procès.