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En résumé
- Les restaurants ont l'obligation de tenir une comptabilité et de déposer leurs comptes en fin d'exercice.
- La comptabilité d'un restaurant présente plusieurs spécificités liées à la nature de son activité : gestion du ticket Z, traitement des pourboires, TVA multi-taux, etc.
- Captain Contrat propose un accompagnement comptable pensé pour les restaurateurs.
Quelles sont les obligations comptables d’un restaurant ?
Tout restaurant exploité sous forme de société commerciale (SARL, SAS, etc.) est soumis à des obligations comptables définies par le Code de commerce. Ces obligations s'appliquent quelle que soit la taille de l'établissement.
Tenir une comptabilité complète
Le restaurant doit enregistrer l'ensemble de ses opérations comptables de manière chronologique. Chaque écriture doit être justifiée par un document (facture, ticket de caisse, relevé bancaire). La comptabilité doit refléter fidèlement la réalité économique de l'établissement.
Conserver les pièces justificatives
Toutes les pièces comptables doivent être conservées pendant une durée minimale de dix ans. Cela inclut les factures fournisseurs, les notes de frais, les relevés bancaires et les justificatifs de caisse.
Utiliser un logiciel de caisse certifié
Depuis le 1er janvier 2018, les restaurants assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel de caisse ont l’obligation d’utiliser un système certifié NF525 ou équivalent. Ce dispositif vise à lutter contre la fraude à la TVA. Le logiciel doit garantir l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données de caisse.
Établir des comptes annuels
À la clôture de chaque exercice comptable, le restaurant doit établir trois documents obligatoires :
- le bilan, qui présente l'actif et le passif de l'entreprise ;
- le compte de résultat, qui récapitule les produits et les charges de l'exercice ;
- l'annexe, qui apporte des précisions sur les méthodes comptables utilisées et sur certains éléments du bilan et du compte de résultat.
Déposer les comptes annuels
Les sociétés commerciales ont l'obligation de déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dans les délais légaux. Ce dépôt assure la publicité des comptes et la transparence financière de l'entreprise.
Quelles sont les spécificités de la comptabilité d’un restaurant ?
La gestion des encaissements et des moyens de paiement
Dans la restauration, l’activité repose sur un volume élevé de transactions, souvent de faible montant, avec une diversité de moyens de paiement (espèces, cartes bancaires, titres-restaurant, plateformes de livraison, etc).
Cette particularité impose un suivi quotidien précis des ventes et des encaissements afin de sécuriser le chiffre d’affaires et de limiter les écarts de caisse.
Sur le plan comptable, les ventes sont généralement comptabilisées à partir des relevés de caisse (Z de caisse) : l’entreprise enregistre le chiffre d’affaires au crédit des comptes 706 « Prestations de services » ou 707 « Ventes de marchandises » selon l’organisation. Les opérations sont également enregistrées au débit des comptes 512 « Banque », 531 « Caisse » ou 511 « Valeurs à encaisser » pour les flux à encaisser ultérieurement (tickets cartes, titres-restaurant).
La ventilation du chiffre d’affaires par taux de TVA
Un restaurant peut être amené à appliquer plusieurs taux de TVA, notamment selon la nature des produits et le mode de consommation. Par exemple, les ventes de repas consommés sur place ou à emporter relèvent fréquemment du taux intermédiaire, tandis que certaines boissons alcoolisées restent soumises au taux normal. Cette “TVA multi-taux” est une source classique d’erreurs si la caisse n’est pas paramétrée correctement.
Sur le plan comptable, la ventilation doit être réalisée dès l’émission du ticket ou de la facture, ligne par ligne, avec des comptes de TVA collectée distincts (44571 « TVA collectée »). Une mauvaise affectation du taux entraîne mécaniquement des écarts de TVA et un risque en cas de contrôle.
Les pourboires et les charges de personnel
La masse salariale est un poste majeur en restauration. La gestion du personnel d'un restaurant a des spécifités par rapport aux autres commerces. En effet, un restaurant récolte des pourboires (laissés en espèces ou par carte) et a une organisation de service variable avec le recours ponctuel à des extras.
Sur le plan comptable, les salaires et charges sociales sont enregistrés en 641 « Rémunérations du personnel » et 645 « Charges de sécurité sociale et de prévoyance ». Les pourboires encaissés par l’entreprise puis reversés doivent être suivis de manière distincte pour éviter de gonfler artificiellement le chiffre d’affaires et pour sécuriser le traitement social et fiscal.
Comptabilité d’un restaurant : quels sont les indicateurs financiers à suivre ?
La gestion financière d'un restaurant repose sur le suivi régulier de plusieurs indicateurs et ratios financiers. Ces indicateurs permettent d'évaluer la rentabilité de l'établissement et d'identifier les postes de dépenses à optimiser.
Le chiffre d'affaires
Le chiffre d'affaires correspond à l'ensemble des recettes générées par l'activité du restaurant sur une période donnée. Il constitue le point de départ de toute analyse financière. Il est utile de le suivre par période (semaine, mois) afin de repérer les variations saisonnières et d'ajuster les charges en conséquence.
Le coût matière
Le coût matière représente l'ensemble des dépenses liées aux achats de denrées alimentaires et de boissons. Il s'exprime généralement en pourcentage du chiffre d'affaires.
Le coût de la masse salariale
La masse salariale regroupe les salaires bruts et les charges patronales. Dans la restauration, ce poste représente souvent entre 30 % et 40 % du chiffre d'affaires. Un suivi rigoureux permet d'adapter les plannings à l'activité réelle de l'établissement pour optimer les coûts.
Le ticket moyen
Le ticket moyen correspond au montant moyen dépensé par couvert. Il s'obtient en divisant le chiffre d'affaires par le nombre de couverts servis.
Cet indicateur est utile pour évaluer l'efficacité de la carte et mesurer l'impact d'une modification des prix ou des offres.
Le résultat d'exploitation
Le résultat d'exploitation correspond au bénéfice ou à la perte générés par l'activité courante du restaurant, une fois toutes les charges déduites (matières, personnel, loyer, énergie, etc.). Il reflète la performance réelle de l'établissement, indépendamment des éléments financiers et exceptionnels.
Pourquoi faire appel à Captain Contrat pour la comptabilité de son restaurant ?
Un comptable dédié et à votre écoute
En confiant votre comptabilité à Captain Contrat, vous bénéficiez d’un dispositif conçu pour répondre aux contraintes spécifiques de la restauration (encaissements via la caisse, Ticket Z, commissions des plateformes de livraison, activité traiteur et privatisations, achats fournisseurs récurrents, etc.).
L’offre de Captain Contrat combine l’abonnement à un logiciel comptable pour centraliser les pièces et structurer les flux, et l’accompagnement par un comptable dédié qui assure le suivi et la production comptable sur l’année.
Votre comptable dédié s'occupe ainsi de toutes vos obligations comptables :
- il saisit, contrôle et valide les écritures comptables (recettes de caisse, ventes annexes, achats, commissions de livraison, remboursements, etc) ;
- il établit vos obligations fiscales (TVA, liasse fiscale, etc.) ;
- il produit vos comptes annuels et documents obligatoires (bilan, compte de résultat, annexe le cas échéant) ;
- il répond à vos questions et vous accompagne sur les optimisations pertinentes pour une activité de restauration (organisation des charges, pilotage des budgets, lecture des indicateurs de rentabilité, optimisation de la rémunération, etc).
Par ailleurs, un expert-comptable valide vos comptes et vous conseille en cas de besoin.
Un logiciel comptable intuitif pour communiquer vos pièces
Avec Captain Contrat, vous bénéficiez d’un accès à Pennylane, un outil de gestion financière et comptable conçu pour centraliser la gestion d’un restaurant et réduire fortement le temps consacré à l’administratif (factures, trésorerie, comptabilité, tableaux de bord, budgets).
Pennylane vous permet de transmettre en quelques clics l’ensemble de vos pièces : factures fournisseurs, notes de frais, justificatifs de dépenses. Les informations utiles sont reprises pour limiter les ressaisies et réduire les risques d’erreur.
De plus, l’outil est pensé pour vous donner de la visibilité opérationnelle au fil de l’eau (trésorerie, dépenses, pilotage).
Vous pouvez également :
- émettre des factures électroniques lorsque votre activité le nécessite (traiteur, privatisations, prestations spécifiques) ;
- suivre votre trésorerie en temps réel ;
- catégoriser vos dépenses pour analyser votre activité et maîtriser vos budgets ;
- consulter des indicateurs de pilotage (notamment les ratios de rentabilité) pour vous aider à prendre les bonnes décisions ;
- automatiser des tâches chronophages (récupération des factures fournisseurs, rapprochements, tableaux de bord).
Connectez tous les outils de votre restaurant à votre logiciel comptable
En restauration, la tenue comptable et le pilotage reposent d’abord sur la caisse. Pennylane est conçu pour centraliser la donnée du restaurant, notamment le logiciel de caisse, afin d’alimenter la gestion et la comptabilité avec des informations plus fiables et plus régulières.
Pennylane propose des intégrations avec de nombreuses caisses utilisées en CHR, par exemple : Zelty, L’Addition, Lightspeed, Sumup (et d’autres).
Concrètement, l’intérêt majeur est d’éviter les exports manuels et les ressaisies : vos flux de vente issus de la caisse remontent dans votre environnement de gestion, et le Ticket Z peut être transmis automatiquement à votre expert-comptable, ce qui fluidifie la révision et réduit les allers-retours avec votre comptable .
