Expert-comptable e-commerce

En résumé

• Les entreprises du e-commerce doivent tenir une comptabilité complète : établir les comptes annuels, gérer la TVA et les autres obligations fiscales, etc.
• Captain Contrat propose une offre de comptabilité adaptée aux entreprises du e-commerce qui combine un logiciel performant et l'accompagnement par des comptables dédiés. 

Bénéficiez d’un accompagnement comptable adapté aux spécificités du e-commerce

En confiant votre comptabilité à Captain Contrat, vous bénéficiez d’un dispositif conçu pour répondre aux contraintes spécifiques du e-commerce (ventes multi-canaux, commission des plateformes et des prestataires de paiement, avoirs et remboursements, etc).

L’offre de Captain Contrat combine l’abonnement à un logiciel comptable pour centraliser les pièces et structurer les flux et l’accompagnement par un comptable dédié qui assure le suivi et la production comptable sur l’année.

Votre comptable :

• saisit, contrôle et valide les écritures comptables (ventes, achats, commissions, remboursements, frais récurrents) ;
• établit vos obligations fiscales (TVA, liasse fiscale etc) ;
• produit vos comptes annuels et documents obligatoires (bilan, compte de résultat, annexe le cas échéant) ;
• répond à vos questions et vous accompagne sur les optimisations pertinentes pour une activité e-commerce (organisation des charges, gestion de la TVA, choix de rémunération selon votre statut).
  
  

Par ailleurs, un expert-comptable valide vos comptes et vous conseille en cas de besoin.

L’accompagnement est structuré pour être réactif et opérationnel, avec des échanges à distance et une organisation fluide. Vous disposez ainsi d’un équilibre entre automatisation et expertise humaine pour gérer facilement vos obligations comptables et fiscales.

Un logiciel comptable intuitif pour communiquer vos pièces et connecter vos outils e-commerce

Avec Captain Contrat, vous bénéficiez d’un accès à Pennylane, un outil de gestion financière et comptable qui facilite la transmission des documents et l’organisation des flux.

Pennylane vous permet de transmettre en quelques clics l’ensemble de vos pièces : factures clients et fournisseurs, notes de frais, justificatifs de dépenses. Les informations utiles (montants, TVA, dates, fournisseurs) sont automatiquement reprises pour limiter les ressaisies et réduire les risques d’erreur.

Vous pouvez également :

• Émettre et recevoir des factures électroniques depuis l’outil ;
• Suivre votre chiffre d’affaires et votre trésorerie ;
• Faire des rapprochements bancaires entre les factures et les mouvements sur votre compte ;
• Centraliser vos documents comptables au même endroit.
  

Connectez tous vos outils e-commerce sur votre logiciel de comptabilité

En e-commerce, la tenue comptable dépend fortement des outils utilisés (boutique en ligne, paiement, canaux de vente). Pennylane permet de connecter votre boutique Shopify, WooCommerce ou encore PrestaShop afin de récupérer automatiquement vos ventes et de les intégrer dans votre comptabilité sous forme d’écritures.

Cette synchronisation prend notamment en compte des éléments essentiels à l’activité e-commerce (moyens de paiement, pays de livraison, taux de TVA, catégories de produits), et peut être paramétrée avec une fréquence de mise à jour adaptée.

Par ailleurs, Pennylane peut aussi se connecter à des solutions de paiement comme Stripe et PayPal et calculer automatiquement les commissions prélevées, afin de fiabiliser le suivi des encaissements.

Comment ça marche en pratique : votre comptabilité e-commerce en 5 étapes

Étape 1 : vous centralisez vos pièces dans un seul outil

Vous transmettez vos justificatifs (factures fournisseurs, notes de frais, dépenses) et vous retrouvez vos documents comptables au même endroit. Les informations clés (montants, TVA, dates, fournisseurs) sont automatiquement reprises pour limiter les ressaisies.

Étape 2 : vous connectez votre banque et vos outils e-commerce

Vous connectez votre compte bancaire professionnel et, selon votre organisation, vos outils e-commerce (plateforme de vente, paiement, etc.). Vous disposez ainsi d’une base complète avec vos flux d’encaissement et de dépenses, centralisés dans un même espace.

Étape 3 : vos opérations sont rapprochées et organisées

Les mouvements bancaires sont rapprochés des factures et justificatifs correspondants. Cela facilite le suivi de la trésorerie, réduit les écarts et sécurise la préparation des déclarations.

Étape 4 : votre comptable produit vos déclarations et vos documents obligatoires

Une fois vos flux centralisés, votre comptable dédié prend le relais : il contrôle les écritures, assure la conformité et réalise vos obligations (TVA, liasse fiscale, comptes annuels et documents obligatoires).

Étape 5 : vous bénéficiez de conseils pour optimiser et piloter votre activité

Au-delà de la production comptable, votre comptable vous conseille sur des optimisations adaptées à votre activité e-commerce : organisation des charges, gestion de la TVA, choix de rémunération selon votre statut, et bonnes pratiques pour suivre votre rentabilité et votre trésorerie.

Quelles sont les obligations comptables d’un site e-commerce ?

Un site e-commerce exploité au sein d’une société (SAS, SASU, SARL, EURL) est soumis aux règles de la comptabilité commerciale. Ces obligations visent à garantir des comptes fiables, à sécuriser les déclarations fiscales et à justifier les chiffres en cas de contrôle.

Tenir une comptabilité régulière, sincère et justifiée

Vous devez enregistrer de manière chronologique l’ensemble des opérations qui ont un impact sur la société (ventes, achats, encaissements, paiements, frais). Chaque écriture doit être appuyée par une pièce justificative (facture, relevé, note de frais, contrat, etc.).

Enregistrer toutes les opérations propres au e-commerce

Au-delà des factures classiques, un e-commerce doit comptabiliser des flux spécifiques, notamment :

• les ventes réalisées via le site, mais aussi via d’éventuelles marketplaces ;
• les encaissements et leurs décalages (selon les prestataires de paiement) ;
• les commissions et frais (paiement, marketplace, logistique, livraison, retours) ;
• les avoirs, remboursements, retours clients, et les éventuels litiges ;
• les dépenses récurrentes (publicité, outils, abonnements, prestations).
  
  

L’objectif est de pouvoir expliquer clairement la différence entre ventes, encaissements, frais prélevés et montants réellement versés sur le compte bancaire.

Établir les comptes annuels et respecter les formalités de clôture

À la fin de chaque exercice, la société doit établir ses comptes annuels :

• un bilan ;
• un compte de résultat ;
• une annexe (avec des dispenses possibles selon la taille et la forme).
  
  

Ces documents doivent être cohérents, justifiés et conformes, car ils servent de base aux obligations fiscales et au suivi de la situation financière de l’entreprise.

Approuver et déposer les comptes

Après l’établissement des comptes annuels, la société doit procéder à leur approbation. Concrètement, les associés (ou l’associé unique) doivent se prononcer sur les comptes de l’exercice lors d’une décision formalisée : procès-verbal, affectation du résultat (mise en réserve, report à nouveau, distribution éventuelle).

Cette étape est indispensable, car elle conditionne notamment :

• la validation officielle des comptes de l’exercice ;
• la décision daffectation du résultat ;
• et, le cas échéant, la distribution de dividendes.

Les comptes validés doivent ensuite être déposés au greffe du tribunal de commerce.

Gérer la TVA et les obligations déclaratives

Un e-commerce est souvent confronté à des situations de TVA variées : taux différents selon les produits, ventes à l’étranger, ventes à des particuliers ou à des professionnels, frais de port, remboursements. Il faut :

• collecter la TVA quand elle s’applique ;
• déduire la TVA sur les achats éligibles ;
• déposer les déclarations selon votre régime (mensuel, trimestriel ou annuel) ;
• gérer correctement les règles en cas de ventes hors de France (selon les pays, les seuils et les dispositifs applicables).
  

Respecter les règles de facturation et conserver les documents

Les factures (et, plus largement, les justificatifs) doivent respecter les règles en vigueur et être conservés. De manière générale, les pièces comptables et documents justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans, ce qui est essentiel en cas de contrôle fiscal ou social.