CGV : comment les rédiger et quelles sont les erreurs à éviter ?

Que votre entreprise soit en cours de création, que vous en soyez déjà gérant depuis plusieurs années, que vous soyez vendeur de marchandises, prestataire de services ou encore freelance, avez-vous pris le temps de bien rédiger vos conditions générales de vente (CGV) ? Sont-elles bien adaptées à votre activité ? 

Si la réponse à ces deux questions est non, alors prenez le temps de lire cet article. 

Avocate partenaire de Captain Contrat, Me Mirabel-Chambaud décrypte pour vous le rôle des CGV. Elle vous livre les risques pouvant découler de CGV copiées sur celles d’un concurrent, ou non conformes à votre activité. 

Les CGV : le document essentiel avant de lancer votre activité

C’est LE conseil que je donne à chaque client qui se lance dans l’aventure entrepreneuriale. Avant de démarrer une relation contractuelle avec un client, soyez sûr d’avoir des conditions générales de vente prêtes à être communiquées, ainsi qu’un devis signé par votre client. 

Mais revenons d’abord à la notion même de CGV. 

CGV : qu’est-ce que c’est ? 

Les conditions générales de vente (CGV) permettent d’encadrer les relations commerciales entre un professionnel et son client. Ce document réunit un grand nombre d'informations que le professionnel (le fournisseur) doit être en mesure de communiquer à son client. Les CGV fixent les conditions légales de vente de bien et d’exécution de prestation de services. Il s’agit ni plus ni moins du socle des relations commerciales entre le fournisseur et son client. 

Certaines clauses sont obligatoires, d’autres recommandées, voire négociables dans certains cas par le client. Lorsque le commerçant propose de la vente en ligne, il devra rédiger des CGV e-commerce. 

Les CGV ne doivent pas être confondues avec les conditions générales d’utilisation (CGU) qui définissent la plupart du temps les modalités d'utilisation d’un site internet. De même pour les mentions légales qui, quant à elles, indiquent notamment les coordonnées de l’éditeur du site visité.

Qui doit rédiger et posséder des CGV ? 

L’obligation de rédiger des CGV dépend du statut de la clientèle concernée. 

Si les relations commerciales se font entre professionnels, les CGV ne sont pas obligatoires. Il est toutefois fortement recommandé d’en avoir puisque le Code du commerce impose au professionnel de communiquer ses CGV au client (même professionnel) qui en fait la demande.  

En revanche, si la vente de biens ou la prestation de services s’effectue entre un professionnel et un particulier, la relation entre dans le cadre très protecteur du droit de la consommation. Dans ce cas, la rédaction de CGV est une obligation légale. L’objectif étant de protéger toujours plus le consommateur. 

Le professionnel est, en outre, tenu à une obligation précontractuelle d’information vis à vis du consommateur. Les CGV servent notamment à prouver que cette information a bien été délivrée au client. 

Dans quel but rédiger des CGV ?

Les CGV permettent de prévenir les risques de conflit avec votre client (créances impayées, rupture abusive de contrat, etc.). Elles vont prévoir et déterminer votre responsabilité en tant qu’entrepreneur individuel. 

Parmi les sujets encadrés par ce document, vous y retrouverez notamment les modalités de paiement. En décrivant rigoureusement vos conditions de règlement, vous diminuez les risques d’impayés et les retards de paiement. Tout du moins, seront prévus des pénalités ou intérêts de retards; c’est un bon élément de dissuasion. 

Concernant les modalités de paiement, je conseille d’ailleurs à mes clients de privilégier la méthode du virement. Le paiement en espèce s’adapte très bien pour les échanges en deçà d’un certain montant. Concernant les chèques, il est préférable de les éviter, ou les réserver seulement aux clients avec lesquels vous avez l’habitude de travailler. 

Enfin pour les prestations échelonnées dans le temps, pensez à prévoir des acomptes dès la signature du contrat. C’est un bon moyen de vous prémunir face à de futurs impayés ou incapacités de paiement. C’est d’ailleurs souvent bien accueilli par le client qui évite ainsi de sortir une trop grosse somme d’argent d’un coup.

Enfin, les CGV constituent également un gage de sérieux et de crédibilité aux yeux de votre clientèle. C’est la preuve que votre activité est bien encadrée. Un client sera plus enclin à faire appel à vous et à votre entreprise, plutôt qu’un concurrent sans document contractuel structuré. 

Les CGV constituent donc le socle de la relation commerciale qui vous lie avec votre client. C’est un excellent moyen de prévenir tous risques de conflits. Toutefois, attention aux erreurs susceptibles de réduire l’efficacité de vos CGV. 

Les erreurs à ne pas faire et les risques encourus  

En tant que travailleur indépendant, commerçant, freelance ou prestataire de services, la rédaction de CGV est une étape obligatoire si vous échangez avec des particuliers, des consommateurs. 

Mais cette obligation ne doit pas se faire au mépris de certaines précautions. En effet, les risques d’avoir des CGV copiées ou non conformes à votre activité peuvent se révéler aussi dangereux que ne pas en avoir du tout. 

Les risques du copier-coller

Il est fréquent chez le travailleur indépendant, gérant d’une petite affaire de négliger la rédaction de CGV. Quoi de plus tentant que de copier les CGV d’un concurrent qui oeuvre dans le même secteur d’activité. 

Pourtant cette pratique vous expose à un double risque. 

D’abord, vos CGV ne seront pas adaptées à votre activité. Quand bien même, le concurrent exerce le même type d’activité que vous, votre entreprise à des pratiques qui lui sont propres. 

Quel type de clientèle allez-vous viser ? Quels produits ou services proposez-vous ? (par exemple, la vente d’alcool sera soumise à une réglementation spécifique), Quelles modalités de paiement allez-vous choisir ? Imposerez-vous le versement d’acomptes ? Quelles pénalités de retards infligerez-vous à vos clients ? Ferez-vous appel à de la sous-traitance ? etc. 

Autant d’éléments qui distinguent votre activité de celle d’un concurrent. 

De plus, sachez qu’un client insatisfait cherchera la moindre faille dans vos CGV. Un simple manque d’informations pourra très vite se retourner contre vous. C’est le risque de voir un client vous renvoyer l’ensemble de votre marchandise et en réclamer le remboursement. 

Copier les CGV d’un autre professionnel vous expose également à des accusations de plagiat. Que la copie soit totale ou partielle, les risques sont grands. 

La jurisprudence qualifie le copier-coller de CGV d’acte de parasitisme économique. Une affaire avait d’ailleurs fait grand bruit en 2008 entre les sociétés Vente-Privée.com. et Kalypso. Cette dernière avait alors été condamnée à verser 10 000 euros à Vente-Privée.com pour avoir copier les CGV de la célèbre société. Ce risque est d’autant plus grand qu’avec toutes les technologies, il est aujourd’hui très facile de vérifier et détecter si un concurrent a effectivement copié vos CGV.

Pensez à distinguer les CGV de vente de biens et les CGV de services. 

Entre la vente de marchandises et la réalisation de prestation de services, les règles d’achats ne seront pas les mêmes. De fait, les CGV devront être rédigées différemment et comporter des clauses propres à chaque type d’activité. 

Dans le cas d’un contrat de vente de marchandises, les CGV doivent faire apparaître une clause de réserve de propriété. Cette clause permet au vendeur de rester propriétaire de l’objet de la vente jusqu’à ce que celui-ci soit entièrement payé par le client. Bien évidemment, cette clause n’aura aucun intérêt dans le cadre d’une prestation de service . Dans ce cas, il sera alors nécessaire de préciser l’objet de la prestation et la temporalité de celle-ci : si elle est amenée à durer dans le temps ou encore s’il s’agit d’une prestation récurrente ou à durée indéterminée, etc. 

En outre, si vous proposez un service de livraison en plus de la vente de marchandise, vous devrez préciser l’identité de la personne qui prend en charge cette livraison, le  montant des frais de port, etc. 

Enfin, sachez que vous ne pourrez pas réutiliser vos CGV e-commerce pour de la vente directe auprès de fournisseurs professionnels. 

Les CGV auront un objectif différent en fonction du type d’activité exercée. Attention à ne pas utiliser vos conditions générales de vente de biens pour vos prestations de services ou vos activités relevant du e-commerce. 

Protégez vos CGV de vos concurrents

Nous l’avons dit, copier les CGV d’un concurrent vous expose à de lourdes sanctions. A l’inverse, comment faire pour éviter qu’un autre professionnel ne copie vos CGV ? Comment vous défendre face à un concurrent qui vous accuse de plagiat ? 

Il vous faudra alors être en capacité de prouver que vous êtes le vrai propriétaire des CGV en question, que vous en êtes le véritable auteur.

Pour cela, il est recommandé de conserver les échanges que vous avez eu avec un professionnel, un avocat, lors de la rédaction de vos CGV. D’où l’importance de se faire accompagner pour ce type de besoin. 

Ceci d’autant plus qu’il vous faudra prouver que vous étiez bien le premier à les avoir rédigées. Pour prouver cet élément d’antériorité, une facture datée sera un élément de preuve recevable. 

Enfin, vous pouvez également déposer vos CGV auprès de l’INPI via une enveloppe SOLEAU.

L’importance de se faire accompagner par un professionnel 

Il est très important de se faire accompagner dès le début. Un simple échange téléphonique de quelques minutes avec un avocat ne vous coûtera pas cher, voire rien du tout. Il vous permettra toutefois d’en savoir un peu plus sur votre besoin et sur le type de document nécessaire à votre activité.  

Vous pourrez ensuite vous tourner vers un avocat spécialisé. 

J’accompagne la plupart de mes clients dès le début de la création de leur société. Puis je les contacte régulièrement, tous les 3 ou 6 mois, pour m’assurer que leur activité fonctionne et qu’aucun risque juridique ne pèse sur eux. 

Il est vrai que certaines CGV contiennent des clauses qui peuvent sembler très similaires. Mais tout se joue dans le détails de personnalisation. L’absence d’un élément de précision sur votre activité peut très vite vous mettre en danger. C’est là qu’un professionnel aura une réelle valeur. Il saura apporter des éléments de personnalisation dans la rédaction de de vos CGV (des informations propres à votre activité par exemple). 

Très vite, les entrepreneurs que j’accompagne se rendent compte de l’importance d’avoir un arsenal juridique solide. Ils s’aperçoivent dans certaines situations que des CGV non conformes auraient pu leur coûter très cher. Ils sont alors très vite conscients que le juridique constitue une réelle valeur ajoutée pour leur business. C’est un gage de protection mais aussi de crédibilité aux yeux des nouveaux clients. Des clients qui viennent et reviennent plus vite vers eux que vers un concurrent, dont le manque de rigueur entraîne bien souvent une certaine méfiance de la part de la clientèle.