Changement du bureau de l'association : la procédure

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Le changement du bureau d’une association loi 1901 est un moment particulier de la vie démocratique de celle-ci. Il correspond, comme nous allons le voir plus en détail, à un changement de son organe exécutif, et donc de son équipe dirigeante. Si les formalités relatives à ce changement sont assez simples, elles doivent néanmoins être scrupuleusement respectées. Que signifie changer de bureau d’association ? Quelle est la procédure à suivre ? 

Me Sarah Benhammou, avocate intervenant en droit des associations, détaille pour vous dans cet article les modalités du changement de bureau d’une association. 

 

1/ Qu’est-ce que le bureau d’une association ? 

 

Le bureau d’une association représente l’organe exécutif. Il est généralement composé d’un président, d’un secrétaire général et d’un trésorier, mais d’autres membres peuvent être inclus. C’est le troisième organe de la gouvernance, après l’assemblée générale et le conseil d’administration. Les statuts de l’association définissent son rôle exact, ainsi que celui de ses membres. 

En règle générale, le bureau est chargé de la gestion quotidienne de l’association. Il joue ainsi un rôle dans la mise en œuvre des décisions du conseil d’administration et de l’assemblée générale. Il peut également exercer un pouvoir disciplinaire. La loi laisse toute latitude aux membres du bureau quant aux modalités de fonctionnement de ce dernier. Tout dépend, en réalité, de la taille et de l’activité de l’association : une petite structure ne se gérant pas de la même manière qu’une association de plus grande ampleur. 

Une association n’est pas obligée de se doter d’un bureau : elle peut parfaitement exister sans la présence de cet organe. Dans les faits, il est néanmoins recommandé pour le bon fonctionnement de la structure. 

 

2/ Que signifie changer de bureau d’association ?

 

La durée du mandat des membres du bureau varie d’une association à l’autre. Elle est généralement précisée dans les statuts. Afin de garantir une gestion démocratique de l’association, un renouvellement régulier du bureau (et donc des membres qui le composent) est nécessaire. 

Outre la fin du mandat des membres du bureau, d’autres motifs peuvent justifier le changement du bureau de l’association.

La révocation du Président de l’association 

En règle générale, la révocation du Président conduit également au renouvellement du bureau. Dès lors qu’aucune disposition statutaire ne prévoit le contraire, la révocation est effectuée par l’organe qui a nommé le Président. Il s’agit en général de l’assemblée générale de l’association.

 

La démission des membres du bureau 

Les membres du bureau de l’association sont libres de démissionner à tout moment. Il n’est pas nécessaire d’invoquer de motif particulier, dès lors que les modalités prévues par les statuts de l’association sont respectées. Lorsque un ou plusieurs membres démissionnent, le bureau de l’association doit être renouvelé. 

 

Le décès d’un membre du bureau 

De la même manière qu’une démission, un décès entraîne la nécessité de renouveler le poste laissé vacant, ou, en cas d’indication contraire dans les statuts, de procéder au renouvellement de l’intégralité du bureau de l’association. 

 

Une décision de justice

Une décision de justice assortie d’une interdiction de gérer peut être prononcée à l’encontre d’un membre du bureau, entraînant de fait le renouvellement de ce dernier. 

 

3/ La procédure et les formalités à suivre

 

La procédure interne 

Le changement du bureau d’une association implique l’organisation d'élections

Les modalités d’élection du bureau d’une association sont généralement prévues par les statuts : organisation, nature du scrutin (dans les structures associatives, il s’agit le plus souvent d’un scrutin uninominal à un ou deux tours), modalités de vote (par correspondance ou en présentiel…)… Il convient donc de s’y référer. 

En règle générale, le renouvellement des membres du bureau d’une association s’effectue lors de la tenue d’une assemblée générale, sauf disposition statutaire contraire. Il convient donc de prévoir la mise en place d’une convocation des membres de l’association (par affichage ou lettre par exemple) incluant notamment la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de l’assemblée générale. 

Le délai de convocation est généralement compris entre 15 jours et un mois afin de permettre aux participants de préparer la tenue de l’assemblée. 

Afin d’assurer le bon déroulement de l’élection, le vote des adhérents de l’association peut être organisé avant la tenue de l’assemblée générale. Dans ce cas précis, la liste des candidats doit être établie avant la date de l’assemblée générale. Les votes des adhérents de l’association et de l’assemblée générale sont ensuite consolidés, puis dépouillés par la commission électorale mise en place pour organiser l’élection. 

La rédaction d’un procès-verbal n’est pas obligatoire. Dans les faits, il est néanmoins fortement recommandé de garder une trace des décisions prises en assemblée générale et en assurer l’exécution. 

 

Changement de bureau d’association : les formalités 

En vertu de l’article 5 de la loi de 1901, tout changement survenu dans l'administration d’une association loi 1901 doit faire l’objet d’une déclaration en préfecture. Ainsi, toute association est tenue de faire une déclaration auprès du Greffe des associations compétent dans les trois mois à compter de l’événement ayant entraîné le changement de bureau. 

Pour cela, il convient de recourir au formulaire Cerfa n°13972*03 de modification d’une association, auquel une copie du procès-verbal ou de la décision de nomination des nouveaux dirigeants doit être jointe. 

A noter que la déclaration peut également être réalisée par lettre recommandée avec accusé de réception, dès lors qu’elle comporte les mentions obligatoires suivantes : noms, prénoms, nationalité, profession, domicile et fonctions occupées des nouveaux dirigeants. 

Au-delà de ces formalités administratives, des formalités doivent également être réalisées auprès de la banque qui héberge le compte de l’association. En effet, les pouvoirs bancaires des anciens membres du bureau doivent être transférés vers les nouveaux. 

 

4/ Quelles obligations pour les anciens dirigeants d’association, et quelles précautions pour les nouveaux dirigeants ?  

 

Les anciens dirigeants d’association sont tenus lorsqu’ils quittent leur poste à des obligations particulières, de même que les nouveaux dirigeants. Voyons en quoi elles diffèrent.

 

Les obligations des anciens dirigeants 

Une règle d’usage existe : les dirigeants s’engagent à ne pas nuire au bon fonctionnement de la structure une fois que leur mandat a pris fin. Cette obligation peut être sanctionnée dans le cadre de leur responsabilité civile. Concrètement, cela signifie qu’un ancien dirigeant d’association est tenu de restituer à ses successeurs les outils et instruments bancaires nécessaires au bon fonctionnement de la structure, et de leur communiquer les registres obligatoires de l’association : comptes, procès-verbaux d’assemblée générale, etc. Il doit également leur remettre le registre spécial de l’association, qui doit être à jour. 

En cas d’agissements (ou de négligence) créant un préjudice pour l’association, les anciens dirigeants peuvent voir leur responsabilité civile et pénale être engagée.

 

Les obligations de nouveaux dirigeants

Les nouveaux dirigeants sont avant tout tenus par l’obligation d’effectuer en préfecture les formalités déclaratives de modification de l’association. Ces formalités, prévues par l’article 5 de la loi de 1901, sont nécessaires pour que la nouvelle composition du bureau soit opposable aux tiers. Faute de déclaration de modification, les membres du bureau encourent une amende de 5ème classe pouvant aller jusqu’à 1 500 euros. 

Les nouveaux dirigeants doivent par ailleurs prendre connaissance de leurs pouvoirs au sein de l’association, ceux-ci étant généralement définis dans les statuts. Enfin, ils doivent établir les comptes à la date de la passation des pouvoirs entre anciens et nouveaux dirigeants, si besoin en recourant à un auditeur externe. 

Comme tout changement dans la composition de l’équipe dirigeante d’une association, la modification du bureau emporte des enjeux particuliers. Elle est également régie par des règles particulières, qu’elles soient légales, réglementaires ou encore statutaires. Afin de respecter les formalités qui l’entourent et de préparer la passation de pouvoirs en toute sécurité, il est donc recommandé de se faire accompagner par un avocat spécialisé. 

Me Sarah Benhammou

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Me Sarah Benhammou

Me Sarah Benhammou, avocate au Barreau de Paris, intervient aux côtés des jeunes entreprises, start-up, PME et associations dans toutes leurs démarches juridiques en droit des contrats et droit des sociétés. En tant que DPO, elle assiste également les entreprises dans leur mise en conformité avec la Loi Informatique et Liberté et le R.G.P.D. 

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