Mon premier recrutement : la checklist des démarches juridiques et administratives

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Sommaire

Le premier recrutement est un moment fort pour un entrepreneur : c’est la preuve que votre entreprise grandit et que la demande pour votre offre est bien là. Mais, soyons honnête, c’est aussi un moment de stress et de doutes.

“Ai-je choisi le bon profil ? Est-ce vraiment le bon moment pour recruter ? Comment être sûr d’avoir le bon candidat ?”

Nous avons conçu cette checklist pour vous simplifier la vie pendant ce moment fort : vous y trouverez un récapitulatif des principaux sujets avec lesquels vous allez devoir vous familiariser (et quelques liens pratiques pour vous y aider).

Recruter mon premier salarié : on vous explique en vidéo

 

#01 - Opter pour le bon contrat de travail

 

Cela peut paraître évident, mais c’est l’une des tâches les plus importantes qui vous attend : prendre le temps de bien définir la fiche de poste de votre salarié. Et identifier le contrat de travail approprié.

S’agit-il d’une relation à durée indéterminée ou déterminée ? D’un contrat de travail temporaire (intérim) ? D’un contrat de travail en alternance ou d’un stage (contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage…) ? D’un contrat à temps partiel ? Ou encore d’un contrat de travail intermittent ?

Point de vigilance : les statuts particuliers

Vous envisagez de recruter un stagiaire ? Un senior ? Ou encore une personne en situation de handicap ? Assurez-vous de comprendre les spécificités propres à ces statuts.

Stage : Ce statut peut facilement conduire à des abus. C’est la raison pour laquelle l’Etat a mis en place des mesures précises pour protéger les stagiaires. Signature d’une convention, gratification obligatoire, durée maximale, nombre de stagiaires maximum autorisés au sein d’une même entreprise, etc. Prenez le temps de vous renseigner sur ce statut et les responsabilités qui seront les vôtres si vous envisagez de recruter un stagiaire ou un apprenti.

Handicap : Afin de favoriser l’insertion professionnelle des personnes handicapées, le gouvernement impose à toutes les entreprises du secteur privé (de 20 salariés et plus) d’employer un certain seuil d’effectif de travailleurs handicapés. Pour encourager cette pratique, de nombreuses aides sont mises en place. A noter qu’un projet de loi vise à étendre cette obligation aux petites entreprises (moins de 20 salariés).

Senior : L’Etat encourage l’embauche des seniors (45 ans et plus) et propose pour cela des dispositifs spécifiques, tels que la conclusion d’accords et de plan d’action en faveur de l’embauche des seniors.

#02 - Réaliser les formalités liées à l’embauche de votre premier salarié

 

Le recrutement d’un salarié implique diverses procédures administratives à respecter telles que :

 

#03 - Afficher les documents obligatoires

 

En tant qu’employeur vous avez une obligation d’information auprès de vos salariés. Certaines de ces informations font l’objet d’un affichage obligatoire. C’est notamment le cas des coordonnées de l’inspection du travail, des horaires collectifs de travail ou des modalités d’accès au document unique des risques professionnels.

Vous pouvez retrouver la liste complète ainsi que les modalités sur cette page du site servicepublic.fr.

 

#04 - Planifier le paiement de vos charges sociales

 

L’embauche de salariés s’accompagne de paiement de cotisations sociales ou charges sociales sur les salaires versés. Notez que les cotisations sociales URSSAF ont subi plusieurs modifications au 1 janvier 2018.

Astuce : si vous souhaitez estimer le coût de l’embauche de votre prochain salarié, des outils simples et gratuits sont à votre disposition. Nous vous recommandons par exemple cet outil gratuit sur le site de Pôle Emploi.

 

#05 - Se préparer à un contrôle de l’URSSAF

 

Une visite des inspecteurs de l’URSSAF peut intervenir à tout moment afin de contrôler vos documents comptables, fiscaux ou encore relatifs à l’embauche et à l’évolution de votre société.

Sachez que ce contrôle porte sur les 3 années précédant la date de visite. Assurez-vous d’avoir l’ensemble de vos documents disponibles et à jour.

 

#06 - Se familiariser avec les sanctions dans le cadre du travail

 

Votre position d’employeur vous octroie un pouvoir disciplinaire sur vos salariés. A vous de fixer les règles et de choisir la sanction proportionnée en cas de faute de la part de votre employé.

Blâme, avertissement, mise à pied disciplinaire, rétrogradation, licenciement, etc. La difficulté sera de choisir la sanction adaptée et proportionnée aux faits reprochés et de respecter le formalisme stricte qui vous sera imposé (délais, mise en demeure, lettre recommandée etc.).

Prenez donc le temps de vous familiariser avec ces procédures.

 

#07 - Planifier dès maintenant la fin de cette relation de travail

 

Oui, cela peut vous paraître étrange, mais vous avez tout intérêt à vous familiariser dès maintenant avec les modalités de clôture du contrat de travail.

Il sera trop tard pour vous y intéresser si un imprévu survient et que vous devez envisager subitement le départ de votre salarié… quelle qu’en soit la raison : faute commise par votre salarié, difficultés économiques rencontrées par votre entreprise, choix personnel de votre employé, etc.

La fin la relation de travail peut donc prendre la forme d’une démission, d’un licenciement pour faute ou pour cause économique, ou encore d’une rupture conventionnelle. Mais dans chaque cas, vous aurez à suivre une procédure strictement encadrée. Consacrez quelques minutes à la découverte des principales modalités de licenciement d’un salarié.

 

Et si vous envisagez d’autres recrutements par la suite...

 

... alors vous devrez vous acquitter de démarches supplémentaires en fonction du nombre de salariés : 11, 20, 50…

Le nouveau Comité Social et Economique (CSE) par exemple, va remplacer d’ici le 1er janvier 2020 les représentants élus du personnel dans l’entreprise (IRP, Délégués du personnel, Comité d’entreprise et CHSCT).  Ce comité englobe également l’obligation d’hygiène et sécurité à laquelle vous êtes tenu (visite médicale, gestion des accidents non professionnels et arrêt maladie, plan de prévention, etc.)

Gardez cette information en tête et pensez à vous renseigner lorsque vous envisagerez de d’atteindre ces paliers d’effectifs ?

 

Une astuce pour simplifier votre premier recrutement :

 

Déléguez.

Pour ce premier recrutement, vous allez devoir vous lancer dans des exercices délicats, auxquels vous n’êtes peut-être pas habitué : trouver des candidats, leur faire passer des entretiens, vous acquitter des démarches administratives avec les institutions…

Le tout, en continuant de gérer votre activité quotidienne.

Alors, déléguez chaque aspect du recrutement qui pourra l’être. Ou faîtes-vous au moins accompagner. Le temps que vous économiserez (et les risques que vous éviterez) en vaudront largement la peine.

Faites rédiger votre contrat en quelques clics, en bénéficiant de l’accompagnement d’un expert (juriste ou avocat).

Amélie Gautier

Écrit par

Amélie Gautier

Diplômée d'un Master en droit des affaires et passionnée par le monde de l'entreprise, Amélie s'efforce de rendre accessible les informations juridiques nécessaires aux entrepreneurs tout au long de leurs projets.

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