PV d'assemblée générale d'une association : pourquoi est-il important ?

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Planifier les actions de l’année, consulter les membres de l’association, faire preuve en cas de conflit… le procès-verbal d’une assemblée générale est indispensable au bon fonctionnement d’une association. Sans être obligatoire, si il n'a pas été prévu lors de la création de l'association ne l’imposent pas, il joue de multiples rôles, et a une grande valeur légale, à condition de bien respecter le cadre qui lui est imposé !

  1. A quoi correspond le PV d' AG ?
  2. Pourquoi est-il nécessaire ?

l'importance du PV d'assemblée générale d'Association

Procès-verbal d'assemblée générale : à quoi correspond ce document ?

Souvent appelé « PV », le procès-verbal est un écrit retranscrivant une déclaration, une situation, une réunion… Les assemblées générales d’association ou de société sont consignées dans un procès-verbal. Il est parfois simplement nommé « compte-rendu », même s’il a vocation à être beaucoup plus exhaustif. Sans être une obligation légale – il peut être imposé par les statuts de l'association - et contrairement au compte-rendu, il a une valeur juridique s’il respecte des conditions précises de contenu et de forme.

Le procès-verbal dans la forme

Support de retranscription, rédacteur, signatures, copies ou extraits à fournir… les modalités de la retranscription des procès-verbaux d’association sont en général inscrites dans les statuts de celle-ci.

Quelle que soit la réunion, la forme quelle prend ou ses membres, l’assemblée doit désigner un rapporteur, dont le nom et la qualité doivent être inscrits au PV. C’est lui qui a la responsabilité de rédiger le PV : le plus souvent, c’est le secrétaire de l’association qui en a la charge.

Une fois rédigé, complété et signé, le procès-verbal doit être classé et archivé. Il doit être en libre accès pour les membres de l’association, et facile à consulter, pour un maximum de transparence.

Le contenu du procès-verbal

Il n’existe aucune obligation à retranscrire toute la réunion, on ne retranscrit souvent que les points essentiels. Le contenu le plus classique du PV est :

  • Le nom de l’association,
  • L’ordre du jour,
  • L’organe qui doit délibérer – bureau, conseil d’administration…
  • Le lieu, la date et l'heure de l’assemblée générale,
  • Le nom et la qualité des membres présents : il est conseillé de produire une feuille d’émargement, pour attester des pouvoirs présents et du quorum imposé par les statuts,
  • Le nom des personnes absentes mais représentées par un mandataire, le nom de celui-ci,
  • Le nom du président de l'association et du secrétaire de séance – rédacteur du PV,
  • Le résumé plus ou moins exhaustif de chacun des points abordés, des positions des débats, et des incidents en cours de séance,
  • Les résolutions soumises au vote,
  • Le résultat de ces votes,
  • Heure de la clôture de la séance,
  • Le nom et la qualité des personnes signataires du procès-verbal : le plus souvent, celui-ci est signé par le Président.

En annexe, le procès-verbal peut éventuellement contenir un extrait ou une copie de documents ou rapports soumis à l’assemblée générale, ainsi que des documents moins formels, compilant les avis divergeant ou les discussions secondaires, sous forme plus ou moins développées. Par exemple, en cas d'un projet de changement de siège social de l'association, ces annexes peuvent présenter le rapport complet des options proposées lors de l'assemblée générale.

Le procès-verbal d'assemblée générale : Pourquoi est-il nécessaire ?

Pour chaque assemblée générale, il est essentiel d’établir un procès-verbal, étant donné ses nombreuses fonctions. A quoi sert le procès-verbal d’une assemblée générale d’association ?

L’utilité d’un procès-verbal

Rédigé à chaque assemblée générale, le procès-verbal se rend indispensable :

  • Avant tout, en compilant toutes les informations majeures des assemblées, il permet de suivre ce qui a été dit, les dossiers en cours, les points à aborder d’une assemblée sur l’autre.
  • Il informe, récapitule et informe les personnes qui ont été absentes, et constitue un rappel essentiel, en toute objectivité : il doit être en accès libre pour tous les membres.
  • Il constitue également un plan d’action, pour les actions et les débats à prévoir. Il permet de les planifier, et donne une visibilité dans le temps.
  • Il atteste du bon fonctionnement et de la bonne santé de l’association, et témoigne de son orientation
  • Il sert de preuve légale en cas de conflit interne notamment, grâce à sa valeur juridique

En cas de conflit, la valeur juridique du procès-verbal

Ce qui fait la spécificité du procès-verbal, c’est surtout sa valeur juridique. Alors qu’un simple compte-rendu peut également avoir une valeur informative ou un rôle organisationnel, le procès-verbal sert de preuve, aux yeux de la justice, en cas de conflit.

Sa valeur juridique tient au respect de plusieurs points :

  • La rigueur dans la rédaction : il ne doit pas être raturé, ni contenir des informations manquantes
  • Ses feuillets doivent être numérotés, de type 1/5, 2/5… pour attester qu’aucune page n’est manquante,
  • La rédaction doit être compréhensible, lisible, précise et claire,
  • Le texte doit comporter le nom de l’association, l’ordre du jour, le lieu et la date de l’assemblée générale, les résolutions adoptées,
  • Il doit être daté et signé par le Président de l’association, et au moins un autre administrateur – en général le secrétaire, rédacteur du Procès-verbal

En remplissant ces conditions, il peut être opposé légalement à toute contestation par un tiers. En cas de recours juridique, il sert de preuve.

Chaque élément du contenu est ainsi une justification :

  • La mention de chacun des participants à l’assemblée, ainsi que la feuille de présence dument signée et jointe au procès-verbal en annexe permettent de vérifier que le quorum et la majorité imposés par les statuts de l’association ont bien été respectés.
  • La liste des documents fournis, et les documents annexés assurent la transparence et l’accessibilité du PV
  • Les résultats notés de manière exhaustive, claire et précise attestent des décisions prises.

Pour faciliter les tenues d’assemblée comme la vie de l’association, ou pour valoir comme preuve en cas de conflit, la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale est plus que nécessaire. Mais pour assurer un maximum de fonction, celle-ci doit être rigoureuse, et ne rien laisser au hasard : n’hésitez pas à la confier à des professionnels !

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