Comment rédiger une lettre de recouvrement de créances ?

Au cours de la vie votre société, il se peut que vous rencontriez des difficultés à vous faire payer des factures par certains clients et que vous fassiez face à des impayés. Afin de palier à ces difficultés et récupérer les sommes qui vous sont dues, vous pouvez avoir recours à la procédure de recouvrement de créances, qui passe d’abord par une procédure de recouvrement amiable, puis à une procédure judiciaire en cas d’échec.

Définition de la procédure de recouvrement amiable

La procédure de recouvrement amiable désigne toutes les démarches non judiciaires mises en place par une entreprise victime d’impayée pour recouvrer une créance. Elle permet d’entamer un dialogue avec le client, sans passer par un juge.

En effet, l’absence de paiement de la part de ce client  peut être dû à un simple oubli, un problème de trésorerie passager ou encore une erreur comptable. Le recouvrement amiable permet alors de rappeler au client avec amabilité l’existence de la dette.

Il est essentiel de communiquer de façon courtoise pour que des relations commerciales puissent continuer d’exister et d’éviter une procédure judiciaire qui sera longue et coûteuse.

Pour que la procédure de recouvrement amiable soit recevable la créance elle même doit remplir certaines conditions, il faut que celle-ci soit :

• exigible : que l’échéance de la créance soit arrivée à terme ;
• certaine : dont l’existence peut être prouvée (par facture, le devis ne suffit pas) et que le débiteur ne conteste pas ;
• liquide : le montant de la créance est déterminé, le prix apparait directement sur la facture, une fourchette de prix n’est pas acceptée.

L’absence d’une de ces trois conditions pourrait empêcher toute procédure de recouvrement de créance.

Les moyens utiles avant la lettre de mise en demeure

Vous pouvez utiliser plusieurs sortes de relances avant d’avoir recours à la lettre de mise en demeure. Même si elles n’auront pas de valeur judiciaire il est recommandé de toutes les conserver. Elles pourront servir de preuves matérielles dans le cas où la procédure devrait aller jusqu’en phase judiciaire. Il existe plusieurs formes de relances :

• la lettre de relance : une lettre simple peut suffire, mais de préférence recommandée avec accusé de réception. Elle devra mentionner les références de la facture avec notamment son numéro, sa date, et son montant. Une photocopie de la facture peut aussi être jointe ;
• le courrier électronique : il est possible de passer par ce mode de messagerie mais en pratique son efficacité est moins assurée que la lettre recommandée ;
• l’appel téléphonique : il peut suffire lorsqu’une relation existe déjà entre vous et votre client, le dialogue de vive voix peut permettre aussi d’évaluer la bonne foi ou non de la part du débiteur.

La lettre de mise en demeure, signée ou non par un avocat, intervient alors en dernier recours de la procédure de recouvrement amiable lorsque vous ne recevez aucune réponse à ces relances.

Les mentions obligatoires de la lettre de mise en demeure

Pour qu’une lettre de mise en demeure de payer soit considérée comme telle, il faut que celle-ci respecte certaines conditions.

Les juges considèrent que la lettre doit comporter une « interpellation suffisante ». Pour cela elle doit obligatoirement mentionner les éléments suivants :

• le nom et les coordonnées de la société expéditrice du courrier et celle de la société destinataire ;
• la mention « mise en demeure » dans l’objet de la lettre ;
• le contexte de la relation commerciale avec le débiteur ;
• la nature de l’obligation du débiteur, soit le montant dû ;
• la date à laquelle cette dette est arrivée à échéance ;
• le délai accordé au débiteur pour régulariser sa situation ou une nouvelle date d’échéance ;
• les conséquences en cas de non-paiement (l’ouverture d’une procédure de recouvrement judiciaire, le cours d’intérêt de pénalités).

Pour donner encore plus de valeur à votre lettre de mise en demeure, vous pouvez la faire signer par un avocat. C’est un gage de sécurité et de réussite dans les démarches : il pourra vérifier la pertinence et la clarté des informations écrites dans la lettre. Cela montre aussi la détermination et le sérieux de la démarche.

Le délai de réponse d’une lettre de recouvrement/de mise en demeure

C’est vous qui fixez vous même ce délai dans la lettre de mise en demeure. En effet la loi n’impose pas de délai précis, elle prévoit seulement un délai minimum à laisser au débiteur, celui-ci doit être :

• précis : un délai ou la date exacte à laquelle le paiement est attendu ;
• raisonnable : le délai doit être suffisamment long pour permettre au client de régulariser sa situation, en pratique on considère que ce délai peut être raisonnablement compris entre 8 et 15 jours. En l’absence de relance de la part du professionnel ce délai peut être porté à 30 jours. 

Une fois ce délai dépassé et la lettre de mise en demeure restée sans réponse vous pourrez alors entamer une procédure judiciaire.

Attention à la prescription !

Toute dette peut être prescrite. Le délai de prescription dépendra de la nature du débiteur :

• s’il s’agit d’une dette commerciale (entre deux professionnels), le délai sera de 5 ans ;
• s’il s’agit d’une dette civile (entre un professionnel et un non-professionnel, ou entre deux non professionnels), le délai sera de 2 ans.

Le délai de cette prescription cours à partir de l’échéance indiquée sur la facture.

Si votre société se trouve actuellement dans ce type de situation, des solutions existent pour vous aider : Captain Contrat vous propose ses modèles de lettre de recouvrement afin de respecter au mieux son formalisme et vous assurer son efficacité.