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    Approbation des comptes : les étapes à suivre

    Gestion d'entreprise
    Captain Contrat
    LE
    4min

    L’approbation des comptes annuels d’une société est une étape obligatoire qui fait partie de la vie juridique de toute entreprise. Elle doit avoir lieu une fois par an et permet aux associés d’une entreprise de se prononcer sur la gestion de la société et de valider les comptes annuels. Pour les sociétés unipersonnelles dont le gérant est l'associé unique, le dépôt des comptes vaut approbation. 

    Comment procéder ? Quelles sont les précautions à prendre ?

    1. De quels comptes annuels parle-t-on ?
    2. Approbation des comptes et dépôt des comptes, est-ce la même chose ?
    3. Est-ce obligatoire de faire approuver ses comptes ?
    4. Les 5 étapes pour approuver et déposer ses comptes
    5. Quel délai pour déposer ses comptes ?
    6. Si je ne veux pas que mes comptes soient rendus publics ?
    7. Combien ça coûte ?
    8. Dépôt des comptes pour la SARL et la SAS
    9. Récapitulatif des étapes

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    1 - De quels comptes annuels parle-t-on ?

    Toute société commerciale doit établir sa comptabilité, ce qui entraine l’obligation de tenir et de rédiger l’ensemble de ses comptes annuels.

    Les comptes annuels sont les suivants : 

    • Le bilan (éléments actifs et passifs de la société qui montre la situation patrimoniale d’une société)
    • Le compte de résultat (les produits et les charges de la société)
    • Les annexes (documents permettant une meilleur compréhension des deux précédents)

    2 - APPROBATION DES COMPTES ET DÉPÔT DES COMPTES, EST-CE LA MÊME CHOSE ?

    Il faut distinguer l’approbation des comptes qui est une démarche juridique de la vie de l’entreprise et le dépôt des comptes annuels qui consiste à déposer les documents juridiques et qui matérialisent l’approbation des comptes auprès du Greffe du Tribunal de Commerce.
    Les deux démarches sont donc complémentaires et se suivent : approbation puis dépôt.

    L'approbation des comptes

    L’approbation des comptes passe par la convocation d’une assemblée générale des associés qui voteront sur les comptes annuels. Il y a deux étapes à l’approbation des comptes : 

    • Les associés sont tout d’abord convoqués et prennent connaissance des comptes annuels ainsi que du rapport de gestion. 
    • L’assemblée générale est alors invitée à approuver ou non les comptes annuels.

    Le dépôt des comptes

    Une fois les comptes annuels approuvés, ils sont déposés auprès du greffe du Tribunal de commerce. L’approbation des comptes permet ainsi leur dépôt par la suite.

    3 - Est-ce obligatoire de faire approuver ses comptes ?

    Une obligation entraînant des sanctions

    Il est impératif que les comptes annuels puissent être approuvés en respectant un formalisme rigoureux imposé par la loi. Les représentants légaux s’exposent à des peines allant jusqu’à 6 mois d’emprisonnement et 9000 euros d’amende pour faute de gestion en cas d’inexécution de cette obligation.

    Pourquoi cette obligation ?

    L’approbation des comptes est obligatoire dans un souci de transparence économique. C’est aussi une manière pour les actionnaires de contrôler et d’approuver la gestion des dirigeants.

    Cette approbation des comptes est obligatoire seulement pour les sociétés commerciales (SAS, SASU, SARL, EURL, SA, …). Les sociétés civiles comme la SCI par exemple, ne sont pas concernées.

    Approbation et dépôt des comptes annuels

    4 - Comment procéder en pratique à l'approbation et au dépôt des comptes ?

    1ère étape : la convocation à l’AG

    Pour pouvoir réunir l’AG, il est indispensable de convoquer les différentes parties prenantes. Le mode de convocation et le délai peuvent varier en fonction de ce qu’il est prévu dans les statuts. De plus, il est nécessaire d’accompagner cette convocation avec les comptes annuels, le rapport de gestion, le texte des résolutions et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.

    Dans la plupart des cas, le délai de convocation a lieu 15 jours avant la tenue de l'assemblée. 

    2ème étape : la tenue de l'assemblée générale

    Les associés ou actionnaires donnent à l’occasion de l’AG annuelle d’approbation des comptes leur avis sur la gestion de la société, votent l’affectation du résultat, les éventuelles distributions de dividendes et font entendre leur voix en cas de désaccord. La bonne réalisation de cette AG permet au dirigeant de se mettre en conformité et d’éviter toutes sanctions pénales applicables pour manquement à ses obligations. Cette AG doit intervenir dans les 6 mois suivant la clôture de chaque exercice social.

    3ème étape : rédaction des documents

    L’approbation des comptes sociaux suppose ensuite la rédaction de documents obligatoires permettant le dépôt des comptes annuels au Greffe du Tribunal de Commerce, en particulier le procès-verbal d’AG d’approbation des comptes. Ce PV constitue l’unique instrument de preuve de l'approbation des comptes annuels ou de leur refus. En outre, le président / gérant doit produire en amont de l’AG un rapport de gestion, une proposition d'affectation du résultat soumise à l'assemblée, l’arrêté des comptes, la feuille de présence et les éventuelles annexes. Ces documents juridiques sont techniques et par conséquent souvent compliqués à rédiger.

    Une fois le PV d’AG rédigé, il doit ensuite faire l’objet d’un dépôt au greffe du Tribunal de commerce, dans les  mois qui suivent l’AG d’approbation des comptes.

    4ème étape : le dépôt des comptes

    Pour qu’un dépôt de comptes soit valable devant le greffe du tribunal de commerce, deux documents sont nécessaires et ne doivent pas être oubliés :

    • Les comptes sociaux annuels 
    • Le procès-verbal de l’assemblée générale

    Le PV d’AG et les comptes sont déposés auprès du greffe du tribunal de commerce dans un délai d'un mois suivant la tenue de l'AG. Ce délai est porté à 2 mois en cas de dépôt par voie électronique. C’est à ce moment qu’il faut préciser si vous voulez que vos comptes ne soient pas rendus publics, sous réserve que votre entreprise respecte les critères d’éligibilité. Une déclaration de confidentialité des comptes annuels doit être déposée au même moment.

    5 - QUEL EST LE DéLAI POUR DéPOSER SES COMPTES ?

    Au moment de la date de clôture de l’exercice comptable, l’entreprise a 6 mois maximum pour approuver ses comptes annuels. Puis le dépôt se fait un mois après la tenue de cette assemblée ou 2 mois par voie électronique. 

    Prenons un exemple : comme la majorité des entreprises, si vos clôturez votre exercice social le 31 décembre 2018, vous avez alors 6 mois pour réunir vos associés en assemblée et approuver les comptes annuels, soit fin juin au plus tard. Puis, il convient ensuite de déposer vos comptes au greffe un mois après cette approbation, soit au plus tard fin juillet (si l'approbation de vos comptes s'est tenue fin juin). Vous disposez toutefois d'un mois supplémentaire pour le dépôt de vos comptes si vous optez pour la voie électronique, soit fin août. 

    En cas de non-dépôt, la société est passible d’une amende. Ce délai est cependant prolongé d’un mois lui permettant de déposer les comptes en ligne sur le site Infogreffe.

    6 - ET SI JE NE VEUX PAS QUE MES COMPTES SOIENT RENDUS PUBLICS ?

    Depuis le 2 février 2014, les entreprises en dessous de certains seuils de chiffre d’affaires, d’employés et de niveau de bilan peuvent demander lors de leur dépôt des comptes à les garder confidentiels, sans coût supplémentaire. Il s'agit en réalité de garder son compte de résultat confidentiel. La loi Macron étend ce droit aux entreprises de moins de 50 salariés, de bilan de moins de 4 millions d'euros, et dont le chiffre d'affaires est inférieur à 8 millions d'euros. 

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    7 - Combien ça coûte ?

    Le coût d’un dépôt des comptes est avant tout un coût juridique : il faut compter entre 300€ et 800€ pour la rédaction des documents juridiques d’approbation des comptes par un expert comptable ou un avocat.

    Il faut ensuite rajouter les frais de greffe liés au dépôt des comptes, soit 49€  environ. Ces démarches sont souvent proposées directement par votre expert-comptable mais de plus en plus de services en ligne proposent la même chose à des prix bien plus compétitifs.

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    8 - DéPôT DES COMPTES POUR LA SARL ET LA SAS

    Dépôt des comptes pour la SARL

    Un délai de 7 mois pour déposer les comptes d’une SARL est ouvert à partir de la date de clôture qui est prévue dans les statuts.

    Les étapes sont les suivantes dans les 6 premiers mois : 

    Puis un délai d’un mois s’ouvre pour déposer les comptes au greffe du Tribunal de commerce.

    Une procédure de régularisation pourra toujours être demandée auprès du Président du Tribunal.

    Dépôt des comptes pour la SAS

    C’est le président, qui chaque année, doit conduire la procédure d’approbation des comptes de la SAS, puis de dépôt des comptes annuels.

    • Dans un premier temps, il vérifie que les comptes ont été arrêtés à la bonne date, à savoir celle signifiée dans les statuts.
    • Les associés reçoivent par la suite le rapport établi par le président, puis celui par le commissaire aux comptes de la société.
    • Enfin les associés se réunissent en assemblée générale selon les conditions établies par les statuts de la société

    Les comptes annuels de la SAS pourront alors être déposés.

    Et pour l’EURL et la SASU, quelle procédure pour approuver et déposer ses comptes ?

    Une assemblée générale supposant la réunion de plusieurs associés, si l'associé unique est également le gérant de l'entreprise, il ne sera pas nécessaire de tenir une AG : l’associé unique prend les décisions seul pour approuver les comptes d'une EURL et des comptes d'une SASU.
    En revanche, une réunion et un PV d'AG sont nécessaires si le gérant est un tiers. Il devra dans ce cas consulter l'associé unique. 

    9 - Récapitulatif des étapes pour le dépôt des comptes :

    • L’approbation des comptes se fait annuellement, 6 mois maximum après la clôture des comptes,
    • Le dépôt du PV et des comptes auprès du Greffe du Tribunal de Commerce est obligatoire,
    • Si votre entreprise rentre dans les critères d’éligibilité, vous pouvez demander à ce que vos comptes ne soient pas rendus publics

    Et vous, comment allez-vous gérer l'approbation des comptes cette année ?

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      Philippe
      A propos de Philippe

      Diplômé d'HEC et bras droit d'un célèbre entrepreneur, Philippe a aidé plusieurs startups dans leur développement. Il accorde une grande importance à conseiller les entrepreneurs dans leurs problématiques juridiques pour les aider à faire les meilleurs choix.

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