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L'essentiel de l'article
- L’approbation des comptes annuels d’une société est une étape obligatoire qui fait partie de la vie juridique de toute entreprise.
- Elle doit avoir lieu une fois par an.
- Elle permet aux associés de se prononcer sur la gestion de la société et de valider les comptes sociaux.
- Pour les sociétés unipersonnelles dont le gérant est l'associé unique (EURL, SASU), le dépôt des comptes vaut approbation.
- Alors comment procéder à l'approbation des comptes ? Quelles sont les étapes à suivre ? Le point avec cet article.
Les comptes annuels : qu'est-ce que c'est ?
Toute société commerciale est tenue d'établir sa comptabilité. Ainsi, elle doit tenir et rédiger l’ensemble de ses comptes annuels.
Les comptes annuels sont les suivants :
- Le bilan : les éléments constituant l'actif et le passif de la société. C'est l'image patrimoniale de la société à un instant T ;
- Le compte de résultat : les produits et les charges de la société ;
- Les annexes : les documents permettant une meilleure compréhension des deux précédents.
Approbation des comptes et dépôt des comptes : quelle est la différence ?
L’approbation des comptes annuels est une démarche juridique de la vie de l’entreprise. Le dépôt des comptes annuels consiste à déposer les documents juridiques auprès du greffe du tribunal de commerce et matérialise ainsi l’approbation des comptes. Les deux démarches sont donc complémentaires et se suivent.
Quand doit avoir lieu l'approbation des comptes ?
Est-ce obligatoire de faire approuver ses comptes ?
Une obligation entraînant des sanctions
L'approbation des comptes annuels est une obligation et suppose le respect d'un formalisme rigoureux. En cas d’inexécution de cette obligation, les représentants légaux peuvent être condamnés à une amende de 9.000 euros pour défaut d'établissement des comptes et leur responsabilité civile peut être engagée en cas de préjudice.
Pourquoi cette obligation ?
L’approbation des comptes est obligatoire dans un souci de transparence économique. C’est aussi une manière pour les associés de contrôler et d’approuver la gestion de la société par les dirigeants.
L'approbation des comptes est obligatoire seulement pour les sociétés commerciales (SAS, SASU, SARL, EURL, SA,…). Les sociétés civiles comme la SCI par exemple, ne sont pas concernées.
La procédure d'approbation et de dépôt des comptes annuels : les étapes à suivre
En bref : les étapes clés
4 étapes clés de l'approbation et du dépôt des comptes annuels sont obligatoires :
-
Convoquer l'AG : au moins 15 jours avant, par LR ou remise en main propre, en joignant comptes annuels, rapport de gestion, texte des résolutions et rapport du CAC le cas échéant.
-
Tenir l'AG : dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice. Les associés approuvent les comptes et votent l'affectation du résultat.
-
Rédiger les documents obligatoires : procès-verbal, rapport de gestion, proposition d'affectation du résultat, arrêté des comptes, feuille de présence et annexes.
-
Déposer les comptes au greffe : dans le mois suivant l'AG (2 mois par voie électronique), avec les comptes sociaux annuels et le procès-verbal.
Étape n°1 : la convocation de l’assemblée générale (AG)
Le mode et le délai de convocation peuvent varier selon les statuts. L' AG doit être convoquée par lettre recommandée ou remise en main propre, au moins 15 jours avant sa date de tenue. Il est nécessaire de joindre à la convocation :
- Les comptes annuels ;
- Le rapport de gestion ;
- Le texte des résolutions ;
- Et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.
Étape n°2 : la tenue de l'assemblée générale
L'AG doit avoir lieu, chaque année, dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice social.
À l'occasion de l’AG annuelle d’approbation des comptes, les associés échangent sur la gestion de la société. Plus précisément, les dirigeants :
- approuvent ou refusent d'approuver les comptes annuels de l'exercice précédent ;
- votent l’affectation du résultat, les éventuelles distributions de dividendes, etc.
La bonne réalisation de cette AG permet au dirigeant :
- de se mettre en conformité ;
- et d’éviter toute sanction applicable pour manquement à ses obligations.
Étape n°3 : la rédaction des documents
L’approbation des comptes sociaux suppose la rédaction de documents obligatoires permettant le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. En particulier, un procès-verbal constatant les décisions et résolutions votées par l'AG doit être établi. Il constitue l’unique instrument de preuve de l'approbation des comptes annuels ou de leur refus. En outre, le dirigeant doit produire :
- un rapport de gestion ;
- une proposition d'affectation du résultat ;
- l’arrêté des comptes ;
- la feuille de présence et les éventuelles annexes.
Étape n°4 : le dépôt des comptes annuels
Quels sont les documents obligatoires pour le dépôt des comptes annuels ?
Pour qu’un dépôt des comptes soit valable, deux documents sont nécessaires et ne doivent pas être oubliés :
- les comptes sociaux annuels ;
- le procès-verbal de l’AG.
Ces documents doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce dans un délai d'1 mois suivant la tenue de l'AG. Ce délai est porté à 2 mois en cas de dépôt par voie électronique.
Qui peut bénéficier de la confidentialité des comptes annuels ?
Une fois les comptes approuvés et déposés au greffe, ils sont en principe rendus publics via le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc). Toutefois, certaines entreprises peuvent demander à ce que leurs comptes restent confidentiels au moment du dépôt. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : qui peut réclamer la confidentialité des comptes annuels ?
Qu'est-ce que le rapport de gestion ?
Le rapport de gestion est un document obligatoire rédigé par le dirigeant de la société à la clôture de chaque exercice comptable. Défini par l'article L232-1 du Code de commerce, il expose :
- la situation de la société durant l'exercice écoulé, son évolution prévisible,
- les événements importants survenus entre la clôture et la date de rédaction,
- ainsi que les activités en matière de recherche et développement.
Ce document doit être transmis aux associés au moins 15 jours avant la tenue de l'assemblée générale, afin qu'ils puissent se prononcer en connaissance de cause sur les comptes annuels.
À noter que les petites entreprises — celles ne dépassant pas deux des trois seuils légaux — sont dispensées de l'établir depuis la loi PACTE de 2019.
La procédure varie selon la forme juridique de la société : pour en savoir plus, consultez nos guides dédiés au rapport de gestion en SARL, au rapport de gestion en SASU et au rapport de gestion en EURL.
Quel est le coût de l'approbation des comptes annuels ?
Le coût de l'approbation et du dépôt des comptes comprend principalement :
- La rédaction des documents juridiques par un expert-comptable ou un avocat : entre 300 € et 800 € ;
- Les frais de greffe liés au dépôt : environ 49 €.
Société unipersonnelle (EURL/SASU) : quelle est la procédure ?
Lorsque l'associé unique est également le dirigeant, il n'est pas nécessaire de tenir une AG. L'associé unique prend les décisions seul pour approuver les comptes d'une EURL ou d'une SASU. Le dépôt des comptes vaut approbation.
En revanche, si le dirigeant est un tiers (non-associé), une réunion et un procès-verbal d'AG sont nécessaires : le dirigeant doit consulter l'associé unique.
Vous avez besoin d'aide pour l'approbation et le dépôt de vos comptes annuels ? Bénéficiez de l'aide de nos experts Captain Contrat !
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