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Nouveaux locaux : êtes-vous prêt à déménager ?

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Amélie Gautier
Écrit par Amélie Gautier

Diplômée d'un Master II en droit des affaires de l'Université de Versailles Saint-Quentin-en Yvelines, Amélie est responsable du contenu juridique de Captain Contrat depuis 2017.


Une entreprise qui grandit a besoin de nouveaux locaux. Cet aménagement exige une belle anticipation pour sa réussite. Ceci conduit à mener des démarches administratives ainsi que des démarches pratiques. Cet article s'intéresse à ce sujet en abordant divers aspects.

 

 

Les formalités administratives

 

Pour quitter ses locaux actuels, il faut penser à plusieurs éléments :

  • Le budget

Les professionnels doivent élaborer un budget estimatif. Il permet de prévoir l'impact financier du déménagement. Il comprend donc des éléments bien définis : le coût de nettoyage des nouveaux locaux, les frais liés au déménageur et à son staff, le coût d'acquisition du nouveau mobilier, etc.

  • Le préavis

Le préavis permet d'avertir le propriétaire des anciens locaux. Le non-respect de ce point de l'accord de bail exposerait l'entreprise à des pénalités. Le délai de préavis est souvent compris entre 3 et 6 mois. Il faut bien sûr se fier aux clauses du contrat de location pour en avoir le cœur net.

  • L'audit

C'est une démarche qui consiste à passer au peigne fin tous les compartiments des nouveaux locaux, en vue d'estimer leur valeur, en comparaison avec celle des anciens locaux. Ce processus permet également de vérifier l'état des locaux, d'identifier ses besoins et analyser la configuration des bureaux.

Cette étape exige de distribuer les rôles aux collaborateurs. Impliquez le personnel à tous les niveaux de décision : les chefs de services, les directeurs, les déménageurs professionnels et autres salariés.

  • Intégrer les locaux

Il est conseillé d'aménager le nouveau bâtiment avant de quitter définitivement les anciens lieux. Si l'audit est fait, c'est que vous avez le point de vos besoins. Progressivement, le nouvel espace est occupé par vos installations, de sorte que tout soit prêt quand vous emménagez.

  • L'entretien avec le personnel

Il est important d'informer les employés du projet de délocalisation. Ils doivent être informés des raisons du changement de lieu et des avantages du nouvel emplacement. En ce sens, le manager doit prévoir un dossier complet sur les nouveaux locaux. Durant tout le processus, il devra beaucoup écouter pour mieux répondre aux préoccupations de ses collaborateurs. Parallèlement, les collaborateurs peuvent être responsabilisés pour une bonne suite des opérations.

  • Autres

Au-delà de tous ces aspects organisationnels, il convient bien sûr d'informer les autorités et surtout ses partenaires de la nouvelle adresse ; en outre, il ne faut pas oublier les besoins quotidiens du fonctionnement d'une entreprise. Il faudra notamment installer les lignes téléphoniques, s'assurer d'une bonne fourniture en électricité et en eau, etc.

Ce sont là, quelques idées de démarches pour intégrer de nouveaux locaux. Quels sont alors les fournisseurs devant accompagner ce projet ?

 

Les potentiels fournisseurs en électricité et internet

 

Les offres varient d'un fournisseur à un autre.

  • Internet

Il y a trois principaux opérateurs qui offrent leurs services d'Internet aux professionnels. Il s'agit d'Orange, Bouygues Telecom et SFR. Ce sont des produits en ADSL, VDSL ou encore en fibre optique. A quelques différences près, ils se rejoignent sur le tarif proposé. Vous trouverez ici toutes les offres de box internet, vous n’avez plus qu’à choisir !

  • Électricité

Depuis une dizaine d'années, il y a une forte concurrence dans ce domaine.

- Engie Pro
Elle propose une fourniture d'énergie électrique 100% renouvelable et une réduction de 15% sur le prix du KWh. Pour un contrat de 3 ans, une réduction de 15% est accordée sur le premier mois.

- Lampiris Pro
Elle fournit de l'énergie électrique 100% renouvelable à un tarif fixe pendant un an.

- EDF
C'est le service public de fourniture d'énergie. Le tarif est réglementé avec une offre adaptée aux besoins. Pour en savoir plus sur les tarifs EDF, vous pouvez visitez ce site afin de contacter votre agence à Paris.

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