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Domiciliation d'entreprise : quelle procédure ?

Je transfère mon siège social
Je transfère mon siège social

Il ne faut pas confondre la domiciliation d’une entreprise et le lieu d’exercice de son activité. La domiciliation est l’adresse administrative qui figure sur les documents déposés auprès du CFE (centre des formalités des entreprises) ou du RM (répertoire des métiers) pour les artisans. Domiciliation temporaire ou permanente, nous vous exposons les lieux que vous pouvez utiliser ou non pour établir l’adresse de votre société.

 

 

Quelle fonction remplit la domiciliation d’entreprise ?

 

L’adresse qui sert de domiciliation à la société figure sur l’ensemble des documents avec lesquels l’entreprise communique : devis, factures, avoirs, en-tête de courrier, etc. C’est l’adresse de référence qui est utilisée par l’ensemble des organismes auxquels vous êtes inscrit. Cependant, cela ne vous contraint pas à disposer de cette seule adresse. Il vous est autorisé de faire l’usage d’autres adresses correspondantes à vos différents établissements, locaux d’activité, ou d’utiliser une boîte postale. Cependant, sans adresse administrative fixe pour la domiciliation de la société, la demande d’immatriculation est rejetée.

 

La domiciliation provisoire

 

Elle concerne une demande de domiciliation pour 5 ans maximum. Ce type de domiciliation d’entreprise n’intervient que lorsqu’une réglementation s’oppose à l’installation administrative de la société au domicile du dirigeant. C’est une situation qui peut par exemple survenir dans le cas où la municipalité, la copropriété, le propriétaire n’autoriseraient pas la tenue d’une activité professionnelle. Si avant la fin du délai de 5 ans, le chef d’entreprise a déménagé, il est prévu que la période bénéficie d’une prolongation.

Sachez par ailleurs que les professions libérales disposent de l’autorisation de s’installer dans des immeubles destinés à l’habitation tant que cela ne perturbe pas le voisinage. Une demande formelle auprès des copropriétaires est toutefois conseillée pour conserver une bonne entente surtout lorsque l’activité implique la venue de personnes extérieures comme c’est le cas pour un cabinet médical.

 

La domiciliation permanente

 

Lorsque la domiciliation se fait sur le lieu d’habitation du dirigeant, que ce soit de manière permanente ou provisoire, seul le logement du chef d’entreprise est valide. Ceux des associés ne peuvent pas utiliser leur adresse pour cette formalité. Dans une SARL, c’est donc uniquement le gérant qui peut assigner son adresse en tant que domiciliation pour la société créée. S’il n’y a pas de contrainte liée à une réglementation ou à un contrat (bail de location, règlement de copropriété), alors la domiciliation se fait sans autre limite de durée que le déménagement.

 

Domicilier l’entreprise au logement du chef d’entreprise

 

Ainsi il est tout à fait possible de domicilier sa société là où l’on habite, que l’on exerce son activité à 100% du temps dans son logement ou non. Ainsi, une SAS peut disposer de l’adresse administrative au domicile du président, tandis que les salariés travaillent dans un local spécifique. Lorsque l’entrepreneur est unique et indépendant comme cela peut être le cas d’un Freelance ayant choisi les statuts de EURL ou SASU, certaines charges liées au domicile prennent la forme de charges déduites du bénéfice. Il s’agit par exemple d’une partie du loyer selon la surface utilisée pour l’activité professionnelle, ou la facture Internet. Des informations supplémentaires sont disponibles concernant la domiciliation d'une SCI et la domiciliation d'une SASU sur le blog Captain Contrat.

 

Chef d’entreprise propriétaire, et chef d’entreprise locataire

Lorsque le domicile est affecté à une activité professionnelle et que le chef d’entreprise en est le propriétaire, il est important de faire la distinction entre ces deux entités (personne physique et personne morale). Mais que ce soit un domicile ou un entrepôt, l’usage de ces lieux par l’entreprise alors que le dirigeant en est le propriétaire est susceptible d’amener le paiement d’un loyer. Ainsi le gérant de SARL propriétaire des locaux met en location à l’entreprise une partie de ses biens. La démarcation nette entre la personne morale et la personne physique permet alors de parler de loyer payé à soi-même. L’entreprise passe ce loyer dans ses charges de fonctionnement. Cependant, il ne faut pas oublier que le chef d’entreprise est alors imposé sur ce revenu généré.

 

La domiciliation collective, une alternative intéressante

 

Qu’ils soient des centres d’affaires, des espaces de coworking ou des pépinières, chacun propose la plupart du temps des services de domiciliation. C’est une manière pour l’entreprise de se rendre indépendant des déménagements possibles de la personne physique du dirigeant. Les changements d’adresse entrainent en effet des frais supplémentaires, et disposer d’une domiciliation dans un autre espace que le domicile permet de les éviter. Les sociétés de domiciliation proposent alors une forme de loyer contre lequel vous pouvez fournir une adresse aux services administratifs. En échange, elles se chargent également de faire suivre votre courrier à la manière d’une boîte postale. Le contrat de domiciliation est alors obligatoirement rédigé sous forme écrite et vaut pour une période de 3 mois renouvelables tacitement. Veillez impérativement à ce que la société par laquelle vous passez soit elle-même bien enregistrée en tant qu’entreprise de domiciliation. Cela signifie que plusieurs entreprises disposeront donc de la même domiciliation.

 

Se domicilier dans des locaux professionnels

 

Bien entendu, il vous est entièrement permis de procéder à la déclaration de la domiciliation de votre entreprise dans ses propres locaux. Ce sera par exemple une usine, un atelier, ou des bureaux. Cette option n’est pas celle préférée dans les premières années qui font suite à la création de la structure en raison de son coût. Mais il s’agit d’une option intéressante pour une société bien développée qui souhaite optimiser son patrimoine.
La domiciliation d’une société est une étape obligatoire par laquelle doivent passer tous les entrepreneurs. Bien que le choix de l’adresse du domicile du chef d’entreprise paraisse être la solution la plus adéquate au début, ce n’est pas forcément la plus avantageuse selon la taille de l’activité et ses objectifs de croissance. De la même manière, cette méthode est contraignante, car les choix personnels du dirigeant influenceront l’entreprise notamment en cas de déménagement .
 

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Sabrina Ait El Hadi
Écrit par Sabrina Ait El Hadi
Diplômée d'un Master II Juriste d'Affaires et spécialisée en droit des entreprises, Sabrina est juriste au sein de Captain Contrat depuis 2018.
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