Conditions générales de location : quelle importance ?

Location de véhicule, location de salle ou de matériel d’entreprise… équivalentes aux conditions générales de vente, les conditions générales de location déterminent le cadre dans lequel les produits ou les services seront loués, pour une entreprise dont l’activité est la location. Disponibles avant la transaction, elles informent le potentiel locataire des conditions dans lesquelles il pourra louer le produit, et encadre la responsabilité de chacune des parties.  

1. Les conditions générales de location

Conditions générales de vente, d’achat, d’abonnement, de transport, d’utilisation ou de location… les conditions générales sont les clauses posées par un professionnel pour encadrer son offre. Elles sont préalables à tout contrat, et sont destinées à tout client potentiel, intéressé par l’offre. On les trouve le plus souvent dans les mentions légales des sites Internet, sur les documents administratifs, les devis, les bons de commandes…

Leur rédaction reste facultative, mais si elles existent et sont effectivement constituées, elles doivent obligatoirement être communiquées, et facilement accessibles, disponible directement ou sur demande. Location aux particuliers, ou location aux professionnels, ces obligations peuvent varier.

Contrairement aux CGV, les conditions générales de location – CGL- concernent la location, soit la remise d’un bien en échange d’une rémunération régulière, soit un loyer. Cette différence est essentielle dans la rédaction du contenu des conditions.

Conditions générales de location et contrat de location

Comme les conditions générales de vente, d’achat, d’utilisation, etc., les conditions générales de location sont des conditions générales de contrat, mais non un contrat en tant que tel. Elles sont rédigées en amont de tout contrat, dans la mesure où elles sont applicables au plus grand nombre, soit à tous les locataires potentiels. Il est imposé d’office. Le contrat de location va quant à lui s’attacher aux conditions particulières, soit spécifique au type de location et au locataire.

Pour qu’elles aient une valeur contractuelle, les conditions générales de location doivent être bien présentes dans le contrat de location. Elles sont conjointes aux conditions particulières dont les clauses encadrent la location de manière spécifique, en fonction du produit loué et du locataire.

De l’intérêt des conditions générales de location

Les conditions générales de location permettent d’informer le futur contractant sur ce qu’il peut ou non attendre de la location. Claires et explicites, elles limitent d’éventuels conflit, et les responsabilités du fournisseur comme du locataire sont posée en amont de toute négociation.

Equivalentes aux conditions générales de vente – CGV- appliquées à une activité de vente, elles sont négociables, et servent de base aux clauses spécifiques, tout en protégeant chacune des parties. Facultatives leur importance reste majeure !

2. Le contenu des conditions générales de location

Comme celui des CGV, le contenu des conditions générales de location doit respecter un certain formalisme, et doit être adapté à l’activité de l’entreprise. Les conditions générales de location n’ont pas le même objet que les conditions générales de vente, et ne saurait être recopiées sans aucune personnalisation. Ses mentions ne sont pas les mêmes, les conditions générales de location ne sauraient pas par exemple comporter une clause de transfert de propriété.

De plus, le régime juridique de la location fait appel à plusieurs types possibles, comme de la location de salle, de véhicule, de matériel professionnel et matériel d’entreprise… les conditions générales doivent alors être adaptées pour sécuriser au maximum l’activité.

Les clauses indispensables

L’objet auquel s’applique les conditions de location doit être précisé dans les clauses de délivrance du matériel, soit le produit disponible, mis en location, ainsi que le nom et les identifiants sociaux du fournisseur.

Les conditions générales précisent également la durée de location. Celle-ci est définit soit en longue durée, soit en courte durée, même si rien ne définit légalement les durées comme telles. Location longue durée – LLD- ou Location courte durée – LCD-, tout dépend du secteur d’activité.

La durée d’utilisation peut se distinguer de la durée de location, et de la fréquence : le coût et les conditions de maintenance ou d’entretien peuvent dépendre des périodes et fréquences d’utilisation. Dans le secteur du bâtiment, l’entretien d’une machine en location peut dépendre d’une utilisation hivernale ou estivale, en plein soleil ou sous la pluie… Les conditions générales peuvent aussi limiter la durée d’utilisation au sein de la durée de location, plus large.

Suivant l’objet loué, les conditions générales définissent souvent les conditions d’utilisation. Par exemple, pour un véhicule en location, les limitations à un nombre de passager ou l’interdiction d’un conducteur autre que le signataire du contrat… Les conditions d’utilisation permettent de se protéger en cas de préjudices subis en raison d’une utilisation anormale ou inappropriée de l’objet loué.

Les véhicules de locations sont souvent soumis, entre autres, à une limitation d’utilisation au sein d’un territoire : le lieu d’utilisation est un élément important à insérer dans ses conditions de location.

Les conditions générales de location peuvent aussi prévoir des clauses de réception et de restitution, soit des modalités par lesquelles le matériel loué sera réceptionné par le locataire, ainsi que la restitution.

S’il y a lieu ou pour du long terme notamment, les clauses d’entretien et de maintenance délimitent les responsabilités du fournisseur comme du client vis-à-vis du matériel. Plein de carburant ou nettoyage pour une voiture, remplacement des cartouches pour un photocopieur… il est important que chacun connaisse sa responsabilité vis-à-vis du matériel au cours de la location.

Les conditions de règlement de la location peuvent être prévues, ainsi que les pénalités en cas de retard de paiement.

Enfin, les clauses des plus importantes des conditions générales de location sont les clauses de responsabilité et de transfert de risques : elles délimitent la responsabilité de chacune des parties, loueur comme fournisseur.

Sur-mesure, la condition d’originalité

Reproduire les conditions générales de location peut s’avérer inadapté, et donner lieu à quelques incohérences… et s’avère surtout interdit ! Faire un copier-coller de conditions générales peut être pénalisé car assimilé à du parasitisme économique, dans la mesure où il profite d’un investissement humain ou financier fait par une autre entreprise.

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