Transfert de siège social d'une EURL : comment faire ?

L'essentiel de l'article

Pour officialiser le changement d'adresse d'une EURL, il faut suivre 4 étapes : prendre la décision de transférer le siège social, modifier les statuts de l'EURL, publier un avis dans un journal et déposer un dossier sur le guichet unique. 

Étape 1 : décider du changement d'adresse de l’EURL 

La première étape à réaliser pour changer l'adresse d'une EURL consiste à prendre la décision de transférer le siège social.

Puisque l'EURL est une société avec un seul associé, il n'est pas nécessaire de convoquer une assemblée générale pour prendre cette décision. 

Ainsi, il suffit que le gérant associé unique établisse un procès-verbal de sa propre décision. Ce PV doit obligatoirement être répertorié dans le registre des décisions de l'associé unique. Une copie de ce procès-verbal devra être communiquée dans le dossier de modification pour officialiser le transfert du siège social. 

Cas particulier : l'EURL domiciliée au domicile personnel du gérant

C'est une situation très courante lors de la création d'une EURL : le gérant choisit son domicile personnel comme siège social, pour limiter les coûts de démarrage. Si vous êtes dans ce cas, le transfert de siège obéit aux mêmes règles générales, mais avec quelques contraintes spécifiques à connaître.

Si le gérant est locataire, il doit vérifier que son bail ne contient pas de clause interdisant l'exercice d'une activité professionnelle. En cas de silence du contrat, la domiciliation est possible, mais uniquement pour une durée maximale de 5 ans à compter de l'immatriculation de la société (article L. 123-11-1 du Code de commerce). Passé ce délai, l'EURL doit obligatoirement trouver un nouveau siège.

Si le gérant est propriétaire, la domiciliation est libre, sauf disposition contraire du règlement de copropriété ou d'un arrêté municipal.

Dans les deux cas, le transfert vers un local professionnel (bail commercial, domiciliation en pépinière ou en centre d'affaires) implique de fournir un justificatif de jouissance des nouveaux locaux dans le dossier déposé au Guichet unique.

Étape 2 : la modification des statuts de l'EURL

Le changement d'adresse de siège social est une modification statutaire. Il est donc nécessaire de modifier les statuts en remplaçant la clause relative au siège social par la nouvelle adresse de la société. 

Le gérant associé unique doit signer ce nouvel exemplaire des statuts et le certifier conforme pour enregistrer la modification au greffe du tribunal de commerce. 

Étape 3 : publier un avis dans un journal d'annonces légales

La troisième étape consiste à publier un avis dans un journal d'annonces légales. Cette étape obligatoire permet d'avertir les tiers (partenaires commerciaux, clients, concurrents, etc) du changement d'adresse de la société. Si l'EURL déménage dans un autre département, il faut publier deux annonces légales.

Publicité du transfert de siège social dans le même département

Si l'EURL déménage dans le même département, un seul avis de publicité doit être publié. L’avis doit contenir les informations suivantes :

• La mention du transfert de siège ;
• La dénomination sociale (accompagnée du sigle de la société, le cas échéant) ;
• La forme sociale (EURL) ;
• Le montant du capital social ;
• Le numéro unique d’identification de l’entreprise (SIREN) ;
• La mention « RCS suivie du nom de la ville dans laquelle se trouve le greffe duquel dépend la société ;

Publicité du transfert de siège social pour un autre département

Si le siège de la société est transféré dans un autre département, deux avis de publication doivent être publiés : le premier dans un journal du département d’origine et le deuxième dans le département de destination. Dans cette situation, l’avis doit contenir :

• La mention du transfert de siège ;
• La dénomination sociale (accompagnée du sigle de la société, le cas échéant) ;
• La forme sociale (EURL) ;
• Le montant du capital social ;
• Le numéro unique d’identification de l’entreprise (SIREN) ;
• La mention « RCS suivie du nom de la ville dans laquelle se trouve le greffe duquel dépend la société ;
• La mention du registre du commerce et des sociétés dans lequel la société sera immatriculée du fait de son transfert de siège social ;

Étape 4 : le dépôt du dossier de modification sur le Guichet unique

Le dossier doit être déposé sur le Guichet unique des formalités des entreprises (formalites.entreprises.gouv.fr) dans un délai d'un mois à compter de la date du procès-verbal de décision — et non à partir de la publication de l'annonce légale, comme on pourrait le croire. C'est une confusion fréquente qui peut entraîner un dépôt tardif et des complications avec le greffe.

 Le dossier contiendra les documents suivants :

• Un exemplaire certifié conforme et daté des statuts mis à jour ;
• Un exemplaire de l’acte formalisant la décision de transférer le siège social (procès-verbal de décision de l'associé unique) ;
• L’attestation de parution de l'avis dans un support d'annonces légales
• Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (titre de propriété, contrat de bail, factures d'électricité, etc).

Dans le cas d’un transfert de siège dans le ressort d’un autre tribunal, la liste des sièges successifs de la société depuis son immatriculation sera exigée. Elle devra être signée par le représentant légal de l’EURL.

Le mot de l’expert

Bilal Selhaoui, juriste formaliste chez Captain Contrat.

Lorsque l'EURL déménage, il est important de suivre à la lettre les différentes étapes pour officialiser le transfert de siège. Dans le cas contraire, la société risque une radiation d'office. 

Étape 5 : mettre à jour l'adresse sur les documents de la société

Une fois le transfert validé par le greffe et le nouveau Kbis obtenu, la mise à jour de l'adresse ne se limite pas aux documents internes. Voici l'ensemble des démarches à effectuer, par ordre de priorité :

• Administration fiscale : Prévenez votre Service des Impôts des Entreprises (SIE) du changement d'adresse, via votre espace professionnel sur impots.gouv.fr. En cas de changement de département, vous serez rattaché à un nouveau SIE.

• URSSAF : Si votre activité implique des cotisations sociales (gérant assimilé salarié ou cotisant TNS), informez l'URSSAF ou la SSI (Sécurité Sociale des Indépendants) de votre nouvelle adresse d'établissement.

• Votre banque professionnelle : Le compte bancaire professionnel doit être mis à jour avec la nouvelle adresse du siège. Certains établissements exigent la présentation du nouveau Kbis pour procéder à la modification.

• Vos contrats en cours : Vérifiez si vos contrats fournisseurs, assurances, ou contrats de prestation contiennent une clause de notification de changement d'adresse. L'absence de notification peut, dans certains cas, être invoquée par le cocontractant.

• Les documents commerciaux et légaux : Mettez à jour systématiquement : factures et devis, bons de commande et de livraison, conditions générales de vente (CGV), mentions légales du site internet, signatures d'e-mail, et tout support de communication (plaquettes, cartes de visite, réseaux sociaux professionnels).

Transfert de siège social de l’EURL : combien ça coûte ?

Le coût du transfert de siège de l’EURL comprend plusieurs postes de dépenses.

• Le prix de la publication dans un journal d’annonces légales : Le tarif hors taxes (HT) de cette publication est fixé à 108 euros. En cas de transfert dans un autre département, il faut publier deux annonces légales. Le coût s'élève alors à 216 euros HT ;

• Les frais de greffe :
  • Même ressort (département) : environ 80 €.
  • Ressort différent : environ 130 €.

En résumé

• Le transfert de siège social d'une EURL suit 5 étapes : rédiger un PV de décision, modifier les statuts, publier une annonce légale, déposer le dossier au Guichet unique dans le mois suivant le PV, puis mettre à jour tous les interlocuteurs.
• Si l'EURL était domiciliée au domicile du gérant locataire depuis plus de 5 ans, le transfert peut être une obligation légale, pas seulement un choix.
• Le délai d'un mois court à partir du PV, pas de la publication de l'annonce.
• La mise à jour ne concerne pas seulement les documents internes : URSSAF, banque, fournisseurs et administration fiscale doivent également être informés.
• Le coût total se situe entre 200 et 350 € HT selon le département.