La procédure de dépôt des comptes annuels

En résumé

• Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale qui impose aux sociétés commerciales de transmettre chaque année leurs comptes au greffe du tribunal de commerce.
• Le dépôt des comptes doit intervenir dans un délai de 2 mois suivant l'approbation des comptes par les associés.
• Il est possible de déposer ses comptes directement en ligne sur le guichet unique. 

Qu’est-ce que le dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale qui impose aux sociétés commerciales, de transmettre chaque année leurs comptes au greffe du tribunal de commerce.

Concrètement, cette formalité consiste à déposer les documents comptables établis à la clôture de l'exercice, comme le bilan comptable et le compte de résultat accompagnés de la décision d’approbation des comptes. 

Le dépôt des comptes annuels poursuit un double objectif : assurer la transparence de la vie économique et permettre aux tiers (administrations, partenaires financiers, fournisseurs) d’apprécier la situation financière de la société.

Il constitue également un élément clé de conformité juridique, dont le non-respect peut entraîner des sanctions à l’encontre du dirigeant.

Quelles sont les sociétés concernées par le dépôt des comptes annuels ?

Les sociétés suivantes doivent obligatoirement déposer leurs comptes annuels :

• Les SARL et les EURL ;
• Les sociétés par actions (SAS, SA, SASU etc) ;
• Les SNC ;
• sociétés d’exercice libéral 
• Les sociétés commerciales dont le siège est à l’étranger et dont une succursale est présente en France ;

En revanche, les entrepreneurs individuels ne sont pas tenus de déposer leurs comptes annuels.

Quand procéder au dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels doit être effectué après l’approbation des comptes et dans des délais strictement encadrés par la loi.

En pratique, les comptes annuels doivent d’abord être approuvés dans un délai de six mois suivant la clôture de l’exercice.

Une fois cette approbation réalisée, le dépôt au greffe du tribunal de commerce doit intervenir :

• dans le mois qui suit l’approbation des comptes, lorsque le dépôt est effectué par courrier ou directement au greffe ;

• dans les deux mois suivant l’approbation, lorsque le dépôt est réalisé en ligne via le guichet unique.

Le respect de ces délais est essentiel. En cas de retard ou d’absence de dépôt, le dirigeant s’expose à des sanctions financières et à une injonction du tribunal de commerce l’obligeant à régulariser la situation.

Comment faire son dépôt des comptes annuels ?

Étape 1 : faire l’approbation des comptes

Avant tout dépôt, les comptes annuels doivent être approuvés par l’organe compétent. Cette première étape consiste à valider officiellement les comptes annuels établis à la clôture de l’exercice social, afin de constater le résultat de la société et d’autoriser leur dépôt auprès du greffe.

Dans une société unipersonnelle (EURL, SASU), cette approbation prend la forme d’une décision de l’associé unique, consignée dans un procès-verbal.

Dans les autres sociétés (SAS, SARL, etc), les comptes sont approuvés lors de l’assemblée générale annuelle.

Cette étape est indispensable : aucun dépôt ne peut être réalisé sans décision formelle d’approbation des comptes.

Étape 2 : préparer les documents obligatoires

Une fois les comptes approuvés, la société doit rassembler l’ensemble des pièces requises, notamment :

• le bilan, le compte de résultat et, le cas échéant, les annexes ; l
• le procès-verbal d’approbation des comptes et d’affectation du résultat ;
• le rapport du commissaire aux comptes, si la société en est dotée ;
• la déclaration de confidentialité, lorsque la société souhaite limiter la publication de ses comptes.

Étape 3 : déposer le dossier sur le guichet unique

Une fois les documents préparés, le gérant doit déposer le dossier en ligne via le guichet unique des formalités des entreprises. Concrètement, il faut suivre les étapes suivantes :

• Accéder au service : rendez-vous sur la plateforme du Guichet unique des formalités des entreprises (formalites.entreprises.gouv.fr) ou sur le site e-procédures de l’INPI pour déposer vos comptes annuels en ligne.

• S’identifier : connectez-vous avec un compte sécurisé (compte INPI ou FranceConnect) pour accéder à la formalité de dépôt. 

• Choisir la formalité : sélectionnez le module « Dépôt des comptes annuels » dans la rubrique dédiée aux entreprises.

• Préciser le type de dépôt : indiquez si le dépôt concerne des comptes sociaux (comptes annuels classiques) ou fait l’objet d’un dépôt rectificatif (correction d’un précédent dépôt). 

• Téléverser les pièces : joignez les documents au format PDF (bilan, compte de résultat, annexes le cas échéant, procès-verbal d’approbation, déclaration de confidentialité si applicable). Veillez à respecter les limites de taille des fichiers.

• Signer la déclaration : datez et signez la déclaration de dépôt après avoir vérifié l’exactitude des informations.
  
  
• Payer la formalité : vous devez ensuite payer 44,62 € pour valider la procédure
  
  

Le guichet unique se charge ensuite de transmettre automatiquement le dossier au greffe du tribunal de commerce compétent pour enregistrement.

Quel est le coût du dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels coûte 44,62 €.

Les tarifs pratiqués par le greffe comprennent les émoluments du greffe, la publication au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) ainsi que la transmission des informations à l’INPI (Institution nationale de la propriété intellectuelle).

Peut-on demander la confidentialité des comptes ?

Certaines sociétés peuvent limiter la publication de leurs comptes annuels en bénéficiant de dispositifs de confidentialité prévus par la loi.

Les microentreprises et les petites entreprises, au sens des seuils définis par le Code de commerce, peuvent demander que tout ou partie de leurs comptes ne soient pas rendus publics lors du dépôt au greffe. Cette option permet de préserver la confidentialité des informations financières vis-à-vis des tiers (clients, concurrents, partenaires).

Concrètement, la société doit joindre au dépôt des comptes une déclaration de confidentialité. La demande de confidentialité doit être effectuée chaque année, au moment du dépôt des comptes, faute de quoi les documents deviennent librement consultables.

Quels sont les risques et les sanctions en cas de retard de dépôt de comptes annuels ?

En cas de retard de dépôt des comptes, la société sera relancée régulièrement par des lettres de la part des greffes du tribunal de commerce. Le président du tribunal sera ensuite avisé, et met en place une procédure d’injonction de dépôt des comptes sociaux sous astreintes (article L. 232-24 du Code de commerce) : pour chaque jour de retard, une somme devra être payée au Trésor public. Après un délais d’un mois, une enquête peut être lancée.

La société en défaut peut également être pénalisée par une amende de 1 500 € à 3 000 €.