Approbation des comptes dans une EURL : quelle procédure ?

Le dirigeant d’une entreprise à responsabilité limitée (SARL / EURL), ou par actions (SAS / SASU), doit faire face à certaines exigences prévues par la loi en vigueur telle que l'approbation et le dépôt des comptes annuels.

L'EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) est donc soumise à cette obligation d'approbation et de dépôt des comptes annuels. 

Prévue, en effet, par le Code de commerce et appuyée par la loi DUTREIL II — loi n° 2005-882 du 2 août 2005 en faveur des petites et moyennes entreprises — l’approbation des comptes est une mesure permettant à l’associé de rendre définitifs les comptes de son entreprise et permet aux tiers d'obtenir les informations qui y figurent. C’est une étape obligatoire qui se tient au sein de l’entreprise, une fois par an, dans les six mois suivants la clôture des comptes (ou par voie électronique dans les sept mois). 

La procédure doit suivre un formalisme précis : l'approbation des comptes en Assemblée Générale dans un premier temps, puis le dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce. Dans le présent article, vous découvrirez comment se fait l’approbation des comptes dans le cas d’une EURL, les documents dont il faut disposer ainsi que la procédure à suivre dans le cadre du dépôt au greffe.

Approbation des comptes d’une EURL : les spécificités de la procédure

L’EURL est une SARL — Société à Responsabilité Limitée — avec un associé unique. La gérance de cette société peut se faire par l'associé unique ou par un tiers désigné. La procédure d'approbation des comptes sera différente selon ces deux cas de figure.

Lorsque le gérant est un tiers

Parmi les différentes missions du gérant, il lui appartient également d'établir le rapport de gestion, l'inventaire et les comptes annuels de l'entreprise. Ces documents doivent être soumis aux associés en assemblée dans un délai de 6 mois à compter de la fin de l'exercice social (Art. L.223-26 du Code de commerce).

Pour la majorité des entreprises, cet exercice social prend fin le 31 décembre de chaque année. 

Le gérant doit donc convoquer l’associé unique dans le délai des six mois suivants la clôture de l’exercice. La convocation doit être adressée au moins 15 jours à l’avance.

Cette convocation peut être adressée par lettre recommandée accompagnée des documents suivants :

• les comptes annuels
• le rapport spécial mentionnant toutes les conventions intervenues entre la société, le gérant et l’associé
• le projet des résolutions sur lequel l’associé aura à se prononcer
• le rapport de gestion et le rapport du commissaire aux comptes, le cas échéant.

Au cours de la séance d’approbation, l’associé approuve les comptes annuels, prévoit l’affectation du résultat (bénéfice ou perte), répond à toute autre question prévue à l’ordre du jour. Un procès-verbal d’approbation est produit à la fin de la séance. Il y est mentionné toutes les décisions de l’associé relatives à l’approbation des comptes et l’affectation du résultat.

Lorsque le gérant est aussi l'associé unique

La loi DUTREIL II simplifie la procédure d’approbation des comptes pour l’EURL dont le gérant est l’associé unique. En effet, l’article 34 de ladite loi prévoit que « lorsque l’associé unique est seul gérant de la société, le dépôt au registre du commerce et des sociétés, dans le même délai (six mois suivants la clôture de l’exercice) du rapport de gestion, de l’inventaire et des comptes annuels, dûment signés, vaut approbation des comptes ». Il n’y a donc ici ni assemblée générale d’approbation, ni procès-verbal. Par ailleurs, il n’est plus désormais nécessaire pour une EURL de déposer le rapport de gestion.

Procédure à suivre pour le dépôt au greffe

Après l’approbation des comptes, le gérant doit obligatoirement les déposer au greffe du tribunal du ressort de l’entreprise. Il peut le faire en se déplaçant directement au greffe ou par voie électronique. C’est l’article L.232-22 du Code de commerce qui définit la procédure de dépôt.
En effet, pour le dépôt physique au greffe, le gérant dispose d’un délai d’un mois suivant l’assemblée d’approbation des comptes.

Il adresse donc au greffe, les documents suivants en double exemplaire :

• les comptes annuels approuvés par l’associé
• le cas échéant, les comptes consolidés,
• la décision d’affectation du résultat
• le cas échéant, les rapports du commissaire aux comptes sur les différents comptes

Un chèque représentant les frais de dépôt doit être joint au dossier. Le montant varie selon la nature des comptes à déposer (compte clôturé par correspondance, au guichet, dernier exercice, exercices précédents, etc.)

Pour le dépôt par voie électronique, la loi donne un délai de deux mois au gérant suivant l'approbation des comptes. Ce dépôt peut se faire sur le site d'Infogreffe.

Retenez que la présente procédure est valable seulement pour le cas de l’EURL dont le gérant n’est pas l’associé, mais un tiers.

Précisons par ailleurs que la loi donne la possibilité de demander un délai supplémentaire pour le dépôt des comptes annuels. Cela se fait par requête adressée au Président du Tribunal de Commerce.

Quels risques en cas de non-dépôt de comptes ?

Comme nous l’avons déjà précisé, le dépôt des comptes et une obligation pour les EURL.

À défaut, en cas d'absence de dépôt dans les délais imposés, le président du tribunal pourra imposer au gérant négligeant une injonction de faire sous astreinte (Art. L.611-2 du Code de commerce). 

Par ailleurs, la loi prévoit une sanction pénale (paiement d’une amende de 1500 euros et de 3000 euros en cas de récidive) et des sanctions civiles peuvent même être appliquées dans certains cas. Aussi, le gérant peut engager sa responsabilité lorsque les comptes ne sont pas déposés.

Pour conclure, il faut retenir que l’approbation des comptes est une étape obligatoire pour une EURL. Elle doit précéder le dépôt des comptes au greffe qui est lui-même obligatoire sous peine de sanction. La loi donne jusqu’à six mois après la clôture d’un exercice, pour approuver les comptes. Le dépôt au greffe doit ensuite se faire dans un délai d’un mois. Mais si le gérant choisit l’option de faire ledit dépôt par voie électronique, la loi lui donne jusqu’à deux mois après approbation des comptes. En revanche, dans le cas où le gérant est aussi l’associé unique, le dépôt s'effectuera en une seule procédure, et ce, dans le délai de six mois suivant la clôture des comptes.