Approbation des comptes dans une SARL : comment ça se passe ?

Diriger une SARL implique plusieurs obligations comptables. Parmi ces démarches et rituels, l’approbation des comptes est de loin l'obligation la plus importante car c’est le jalon qui va témoigner de la bonne santé financière de votre société auprès de vos partenaires, de votre banque, de votre fournisseurs et (dans certains cas) peut-être même de vos clients.

Dans le cas d'une SARL, c'est une obligation à ne pas prendre à la légère, car les moyens comptables (commissaire aux comptes) ne sont pas les mêmes que dans les grandes sociétés par actions.

Cette fiche pratique est là pour vous aider à vous repérer en répondant à vos questions les plus fréquentes.

En quoi consiste l'approbation de compte exactement ?

L’approbation des comptes est une décision prise par l’assemblée générale des associés d’une SARL réunie annuellement. Elle a pour effet la clôture irréversible des comptes qui ne peuvent plus être modifiés.

L’intérêt d’approuver les comptes d’une société est de pouvoir décider de l’affectation des résultats, ce qui entraînera des conséquences fiscales pour les associés (ex : impôt sur le revenu si distribution des dividendes).

Quelles sont les règles à respecter pour organiser l’Assemblée générale d’une SARL ?

Comment préparer l’AG annuelle ?

Etablissement des documents sociaux

Lors de la clôture de chaque exercice, le gérant doit établir différents documents :

• Un inventaire ;
• Les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ;
• Le rapport de gestion.

ATTENTION : Si il y a défaut d’établissement des documents sociaux, le gérant encourt une amende de 9000 euros.

Communication préalable des documents sociaux

Le gérant a l’obligation de communiquer aux associés les documents sociaux ainsi que le texte des résolutions proposées et le rapport du commissaire aux comptes (s’il en existe un).

Il doit envoyer tous ces documents (à l’exception de l’inventaire qui demeure à la disposition des associés avant l’assemblée) à chaque associé au minimum 15 jours avant la date de réunion.

Si le gérant ne remplit pas son obligation de communication, chaque associé peut demander en référé devant le tribunal de commerce :

• Soit de prononcer une injonction de communication sous astreinte ;
• Soit de désigner un mandataire pour remplir cette mission.

A compter de la communication des documents sociaux, les associés peuvent établir une liste de questions auxquelles le gérant devra répondre durant la tenue de l’assemblée générale.

Comment se déroule l’approbation des comptes en AG ?

Convocation des associés à l’assemblée ordinaire annuelle

L’approbation annuelle des comptes relève de la compétence de l’assemblée générale ordinaire des associés de la SARL. L’AG doit être réunie une fois par an, dans un délai de six mois suivant la clôture de chaque exercice comptable. En pratique, une SARL clôture son exercice comptable tous les 31 décembre. Ainsi l’assemblée ordinaire doit être convoquée au plus tard le 30 juin de l’année suivante.

Pour que l’AG ait lieu, il faut que le gérant convoque chaque associé par lettre recommandée quinze jours au moins avant la date de la réunion, lettre le plus souvent accompagnée des documents sociaux.

ATTENTION : si l’assemblée n’est pas réunie dans le délai légal, le gérant engage sa responsabilité et risque alors jusqu’à 6 mois d’emprisonnement et/ou 9000 euros d’amende. En revanche, l’assemblée qui a lieu en dehors du délai imparti demeure valable.

Il faut également savoir que le gérant d’une SARL peut demander une prolongation de délai pour la tenue de l’AG au président du tribunal de commerce dont dépend sa société. La requête doit être envoyée dans les six mois suivant la clôture de l’exercice social.

Décision collective ordinaire

Durant la tenue de l’assemblée générale ordinaire, les associés sont amenés à se prononcer sur :

• L’approbation, le rejet ou le redressement des comptes ;
• La distribution éventuelle des dividendes et des conditions de leur mise en paiement.

Une telle assemblée ne doit pas être exclusivement dédiée à l’approbation des comptes. Il est possible de prendre tout type de décision relevant de la compétence de l’assemblée générale ordinaire : étendue des pouvoirs du gérant, ratification des conventions passées entre la société et un associé…

ATTENTION : La procédure d'approbation des comptes en EURL lorsque l’associé unique est aussi gérant de l’entreprise est particulière. Dans ce cas aucune assemblée n’est possible : le dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce vaut donc approbation des comptes.

Pour ne pas se tromper dans la rédaction du procès-verbal d’assemblée, ou pour toute autre formalité propre à l’approbation des comptes, il est recommandé de faire appel à une aide juridique pour ne pas se tromper.

Quelles sont les formalités de dépôt des comptes pour une SARL ?

Une fois la décision d’approbation prise, le gérant a un délai d’un mois pour déposer les comptes au greffe du tribunal de commerce. Lorsque les comptes n’ont pas été approuvés par l’assemblée générale, une copie de la délibération doit également être déposée dans un délai d’un mois. Si le dépôt se fait en ligne, le délai est porté à 2 mois.

Il est possible de déposer ses comptes annuels en se rendant directement au greffe du tribunal de commerce, par courrier, ou par internet (sur le site www.infogreffe.fr)

Voici la liste des pièces devant faire l’objet d’un dépôt de comptes d'une SARL :

• Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) ;
• Rapport de gestion ;
• Proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée ;
• Résolution votée d’affectation du résultat ;
• Rapport du commissaire aux comptes (s’il en existe un dans la SARL) ;
• Les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe (le cas échant)

Après leur dépôt, les comptes sont publiés au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc) par le greffe lui-même.

Pour que le dépôt soit valable, il doit être réalisé en deux exemplaires datés et certifiés conformes par le représentant légal de la société.

ATTENTION : Dans une EURL dirigée par une personne physique, associé unique, en qualité de gérant, ce dernier est dispensé de déposer le rapport de gestion au tribunal. Il doit cependant être tenu à la disposition de toute personne intéressée qui en ferait la demande.

Le dépôt de comptes annuels est-il obligatoire ?

Cette formalité est obligatoire aux yeux de l’administration fiscale. A défaut du dépôt des comptes annuels dans le délai légal, ce manquement est sanctionné par une amende de 1500 euros au plus, portée à 3000 euros en cas de récidive. Le gérant risque également d’engager sa responsabilité s’il ne dépose pas les comptes.

Si vous êtes confrontés à des difficultés de gestion retardant le dépôt de vos comptes, il est possible de demander un délai supplémentaire auprès du président du tribunal de commerce.

L’approbation des comptes est une obligation qu’il ne faut pas prendre à la légère, il ne faut donc pas hésiter à engager un commissaire aux comptes (qui supportera la responsabilité du dépôt le cas échéant) si la situation financière de votre société le permet, ou sinon de faire appel à une aide juridique.