Approbation des comptes 2023 : qui peut réclamer la confidentialité des comptes ?

Parmi les différentes obligations comptables qui constituent la vie juridique d’une entreprise, l'entrepreneur doit approuver et déposer ses comptes annuels. Elle permet aux associés d’une entreprise de valider les comptes annuels – bilan, compte de résultat et annexes – établis lors de la clôture des périodes de compte. Cette activité est suivie d’un dépôt des comptes auprès du greffe du tribunal de commerce. Alors que ce dépôt est en principe censé rendre les  comptes accessibles au public dans un souci de transparence, les micro-entreprises et les TPE peuvent quant à elles demander une confidentialité de leurs comptes. Quel est l’intérêt de cette demande ? Comment se fait-elle ? 

L’obligation de dépôt des comptes

Le dépôt de comptes est une démarche obligatoire pour certaines sociétés – sociétés par actions telles que les SAS , les SASU, SA, etc, ainsi que les sociétés à responsabilité limitée pluripersonnelles (SARL) et unipersonnelle (EURL), sociétés d’exercice libéral (SELAFA, SELAS, SELCA, SELARL), certaines sociétés de personnes, certaines sociétés commerciales et certaines sociétés coopératives agricoles –.

Comme nous soulignions dans notre introduction, cette démarche est précédée d’une approbation des comptes par les associés de l’entreprise.
L’approbation se fait lors d’une assemblée générale. Celle-ci doit être organisée au plus tard, six mois après la clôture de l’exercice social. Le gérant ou le président de l’entreprise envoie divers documents tels que les comptes annuels – ainsi que les pièces justificatrices – aux associés avant de les convoquer à l’assemblée au moins 15 jours avant sa tenue par lettre recommandée. Au cours de l’assemblée générale, le dirigeant d’entreprise soumet son rapport – et celui du commissaire aux comptes, le cas échéant – et les associés procèdent à l’approbation. C’est donc suite à cette approbation que le dirigeant d’entreprise accomplit la démarche de dépôt auprès du greffe.

Le défaut de dépôt des comptes est puni par la loi. En effet, l’entreprise qui n’effectue pas le dépôt de ses comptes peut d’abord être relancée dans les mois suivants la date où le dépôt aurait dû être effectué. Le président du tribunal de commerce a également la possibilité d’adresser aux dirigeants de l’entreprise une injonction de déposer les comptes. Lorsqu’ils ne se mettent toujours pas en règle, ils peuvent être contraints de payer une amende de 1 500 euros. Cette amende peut être portée à 3 000 euros pour les cas de récidive.

Dépôt de compte et options de confidentialité

Le dépôt de comptes annuel vise à garantir la transparence dans la gestion des entreprises. Les comptes déposés font l’objet d’une publication au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc).

Mais certaines entreprises ont désormais la possibilité de demander à ce que leurs comptes annuels ne soient pas publiés. Dans ce cas, seules les administrations, la Banque de France ou les autorités judiciaires ont accès aux comptes concernés.

Les micro-entreprises peuvent demander la confidentialité des comptes et donc n’avoir aucune information financière publiée les concernant.
Les TPE (très petites entreprises) peuvent également bénéficier de cette confidentialité pour leurs comptes déposés à partir du 7 août 2016. En ce qui les concerne, la confidentialité ne porte que sur le compte de résultat. L'actif et le passif restent accessibles aux publics.  

Pour bénéficier de la confidentialité, la micro-entreprise doit remplir au moins deux des critères ci-après :

• avoir un total de bilan inférieur à 350 000 euros ;
• avoir un chiffre d'affaires net inférieur à 700 000 euros ;
• employer moins de 10 salariés.

Les TPE (très petite entreprise) pourront rendre leur compte de résultat confidentiel à condition de remplir deux des critères suivants :

• un total de bilan de 4 millions d’euros ;
• un chiffre d’affaires net inférieur à 8 millions d’euros ;
• employer moins de 50 salariés.

Une entreprise qui désire demander la confidentialité de ses comptes doit joindre une demande au moment de leur dépôt. Il s'agit d'une déclaration spécifique dite déclaration de confidentialité des comptes annuels. Il s’agit du dispositif utilisable en application de l’article L232-25 du code de commerce.
Pour résumer, nous notons que le dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal est obligatoire après son approbation par l’assemblée générale. Lorsque les comptes sont déposés, le greffe procède à leur publication afin de les rendre accessibles au public. Mais les micro-entreprises et les TPE peuvent, sous certaines conditions, demander une confidentialité de leurs comptes ; en joignant à ces derniers une déclaration de confidentialité. Dans ce cas, le public n’y a plus accès. Seules les administrations et la banque de France peuvent consulter les comptes.