Changement de dénomination sociale : impact et fonctionnement

Lorsque les activités de votre entreprise évoluent, il peut s’avérer opportun de changer la dénomination sociale de cette dernière. Ce changement n’est pas anodin et doit être mûrement réfléchi. Dans cet article, nous allons vous éclairer sur les impacts du changement de dénomination sociale de votre société, ainsi que sur les démarches à entreprendre.

Pourquoi changer de dénomination sociale ?

Avant de prendre la décision de changer de dénomination sociale, il est important d’analyser les conséquences de cette démarche.

Tout d’abord, la dénomination sociale correspond au nom de la personne morale qu’est la société commerciale que vous avez créée. La dénomination sociale, le nom légal de la société, ne doit pas être confondue avec la dénomination commerciale, c’est-à-dire le nom commercial de l’entreprise utilisé avec les tiers et notamment les clients. La dénomination sociale figure dans les statuts et est à mentionner lors de l’immatriculation au registre des commerces et des sociétés (RCS). Contrairement à la raison sociale (l’équivalent de la dénomination sociale pour les sociétés civiles), la dénomination sociale est librement choisie. Elle peut également être cessible à une autre société.

La décision de ce changement peut intervenir pour diverses raisons.

• Votre entreprise fusionne avec une autre entreprise : il peut être pertinent de refléter cette fusion avec une dénomination sociale correspondant par exemple à la réalité des deux entreprises.
• Votre entreprise a changé d’objet social : la dénomination sociale de départ n’est donc plus pertinente.
• Vous vous êtes aperçu que votre dénomination sociale était trop proche de celle d’un concurrent : cela peut poser de nombreux problèmes en particulier si la société concurrente avait déposé sa dénomination sociale avant vous.
• La dénomination sociale de votre entreprise n’est plus assez pertinente : votre activité a évolué, ou les pratiques de votre activité ont changé et la dénomination sociale actuelle est devenue obsolète.

La dénomination apparaît au sein de nombreux documents importants de la société : les statuts, les bilans, les devis et factures, les bulletins de salaire, les correspondances, etc. Un changement de dénomination sociale signifie donc un changement de tous ces documents.

Ainsi, la modification de dénomination sociale pourra avoir un impact sur votre clientèle. Il est important de vérifier cet impact potentiel avant de vous lancer dans la procédure.

Il vous faudra également vérifier que la nouvelle dénomination sociale n’est pas déjà utilisée par une autre entreprise, en particulier une entreprise exerçant une activité proche de la vôtre au risque d'engager des poursuites pour concurrence déloyale/contrefaçon.

Enfin, une recherche au sein de la base de données de l’INPI pour le dépôt de marque sera nécessaire. On parle également de recherche d'antériorité. Par ailleurs, une recherche similaire devra être effectuée pour un nom de domaine si vous avez un site internet.

Les conséquences du changement de dénomination sociale selon la forme juridique

Le changement de dénomination sociale n’a pas les mêmes conséquences en termes de prise de décision, selon la forme juridique de la société.

Pour les Sociétés anonymes (SA), ce sont les actionnaires qui décident du changement de dénomination sociale, lors d’une assemblée générale extraordinaire. Les actionnaires sont convoqués en assemblée par l’organe compétent prévu au sein des statuts.

Pour les Sociétés à responsabilité limitée (SARL), le changement de dénomination sociale est décidé par les associés, réunis en assemblée générale extraordinaire. C’est au gérant de convoquer les associés à cette assemblée. Pour les Entreprises unilatérales à responsabilité limitée (EURL) (SARL unipersonnelle), il s’agit du même principe, mais l’associé étant unique, la décision est prise par lui seul.

Enfin pour les Sociétés par action simplifiée (SAS), le changement de dénomination sociale doit avoir été prévu au sein des statuts. Sera donc compétent, l’organe qui a été choisi pour cette modification. Cela peut être les associés collectivement, mais ce n’est pas automatique. Pour la Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU), c’est à l’associé unique de prendre cette décision.

Les formalités à accomplir pour effectuer le changement de dénomination sociale

Un acte constatant la décision de modification de la dénomination sociale est nécessaire pour démarrer le processus. Cet acte dépend de votre forme de société et donc de l’organe compétent. Il s’agit dans la plupart des cas du procès-verbal d’assemblée, mais cela peut également être le procès-verbal de la décision de l’associé unique. Cet acte comporte : l’ancienne dénomination sociale, la décision de changement de dénomination, et la mise à jour des statuts.

Une fois cet acte pris, il est nécessaire de publier un avis de modification dans un journal des annonces légales du département du lieu du siège social de votre entreprise. Cette formalité est payante, et l’avis doit comporter les informations suivantes :

• L’ancienne dénomination sociale
• La nouvelle dénomination sociale
• La forme juridique de l’entreprise
• L’adresse du siège social
• Le numéro d’identification de la société
• La mention complète RCS
• Le montant du capital social
• L’organe responsable de la décision de changement, et la date de l’assemblée générale extraordinaire
• Une précision concernant les modifications intervenues

Il faudra par la suite modifier les statuts, comme prévu lors de l’assemblée générale extraordinaire, en mettant à jour les informations changées.

Concernant l’administration, un dossier de modification devra être déposé auprès de votre centre de formalités des entreprises (CFE). Pour constituer ce dossier, il faut compléter le formulaire M2, à remplir selon l’objet de votre demande. N’oubliez pas de préciser l’ancienne dénomination sociale, la date du changement, et la nouvelle dénomination.

Une fois le formulaire rempli, vous pouvez constituer le dossier de modification comportant :

• Le formulaire M2 dûment complété en trois exemplaires
• Un exemplaire certifié par le représentant légal de l’entreprise de l’acte décidant du changement de dénomination sociale
• Un exemplaire des nouveaux statuts, également certifié par le représentant légal de l’entreprise
• L’attestation de parution de l’avis de modification au sein d’un journal d’annonces légales

Cette formalité est payante, et coûte environ 200 euros.

Les formalités suivant le changement de dénomination sociale

Une fois que vous avez réalisé toutes les formalités liées au changement de dénomination sociale, il ne faut pas oublier les modifications non juridiques liées au fonctionnement de votre société.

Notamment, il vous faudra éventuellement :

• Changer votre logo, modifier vos documents commerciaux (conditions générales de vente, bons de commande, devis, factures, bulletins de salaire, etc.)
• Modifier votre site internet : nom de domaine, mentions de la dénomination sociale sur le site internet, conditions générales d’utilisation
• Effectuer une inscription au registre de marque, auprès de l’INPI pour protéger votre nouvelle dénomination sociale
• Signaler votre nouvelle dénomination sociale à vos partenaires commerciaux, à vos clients, aux différentes institutions à la poste

Cette liste n’est pas exhaustive et peut varier selon votre entreprise et votre activité. Un professionnel de Captain Contrat peut vous accompagner lors de cette étape importante afin d’effectuer toutes les formalités nécessaires.